Agenda: Aufbau, Vorlage & Tipps für das Tagesprogramm

Was ist eine Agenda?

Die Agenda ist eine Übersicht für den Inhalt und die wichtigsten Themen eines Meetings, einer Tagung oder Veranstaltung. In kurzen Stichpunkten werden die zentralen Aspekte der Besprechung aufgelistet, um den Teilnehmern einen Überblick zu bieten und diese vorab über die Tagesordnungspunkte zu informieren.

Alle Inhalte werden chronologisch abgebildet und können in Zeitabschnitte eingeteilt werden. Falls nötig, kann als Anhang zur Agenda zusätzliches Material an die Teilnehmer weitergeleitet werden.

Aufbau: Was steht in der Agenda?

Der genaue Aufbau einer Agenda orientiert sich immer am Event, für das sie erstellt wird. Mal umfasst die Agenda nur wenige Punkte, bei einer Veranstaltung über mehrere Tage kann es ein umfangreiches Dokument sein. Trotzdem können Sie sich bei der Erstellung an einem typischen Aufbau orientieren:

1. Thema der Besprechung

Im Kopfteil der Agenda steht das übergeordnete Thema der Besprechung oder Veranstaltung. Das kann ein Projekt, eine Fragestellung oder ein anderer Sachverhalt sein, der gemeinsam erörtert wird.

2. Organisatorische Informationen

Zum Aufbau gehört ein kurzer Abschnitt mit den organisatorischen Informationen: Wann genau findet das Treffen statt? Und an welchem Ort? Häufig ist das ein Konferenzraum, bei großen Unternehmen kann es auch ein anderes Gebäude sein.

3. Teilnehmer

In der Agenda werden alle Teilnehmer genannt, die zum Meeting eingeladen werden. Das dient der Information und hilft bei der Vorbereitung. Jeder Anwesende weiß, wer noch mit am Tisch sitzt und kann sich Fragen oder Vorschläge zum Thema überlegen.

4. Tagesordnungspunkte

Wichtigster Teil der Agenda ist die Auflistung der einzelnen Tagesordnungspunkte. Listen Sie dafür alle Punkte, Fragen, Entscheidungen, Aufgaben und Themen auf, die im Meeting besprochen werden.

5. Zeiträume

Idealerweise nennen Sie in der Agenda die Zeiträume für die einzelnen Aspekte auf. So wissen die Teilnehmer, worauf der Fokus liegt und worauf sie ihre Aufmerksamkeit besonders richten sollten.

6. Verantwortliche

Schon in der Agenda sollten Sie die jeweils zuständigen Mitarbeiter für die einzelnen Tagesordnungspunkte benennen. Das können Team- und Projektleiter sein, ebenso Mitarbeiter, die für bestimmte Aufgaben zuständig sind.

Vorlage: Beispiel für eine Agenda

Wie kann eine gute Tagesordnung in der Praxis aussehen? Unsere Vorlage dient als anschauliches Beispiel:

Die Vorlage für eine Agenda können Sie sich als Beispiel kostenlos herunterladen. Dazu einfach auf den Button klicken:

Download: Agenda Vorlage (Word)

Kategorien für Agendapunkte

Für bessere Übersicht und leichteres Verständnis sollten Sie die Agendapunkte in verschiedene Kategorien einteilen. Abhängig vom genauen Inhalt des Treffens empfehlen sich drei Arten von Tagesordnungspunkten:

1. Information der Teilnehmer

In diesem Teil der Besprechung erhalten die Teilnehmer Informationen zu einem vorher festgelegten Thema. Das kann beispielsweise ein anstehendes Projekt sein, aber auch eine neue Richtlinie, die eingehalten werden muss. Bei der Planung sollten mögliche Rückfragen bei Unklarheiten berücksichtigt werden.

2. Diskussion unter den Teilnehmern

Bei Fragen oder Problemen wird eine Diskussion der Teilnehmer geplant. Die Anwesenden erörtern gemeinsam mögliche Lösungswege, tauschen Argumente aus und suchen nach der bestmöglichen Antwort. Diese Agendapunkte sind für die Vorbereitung wichtig, weil Ideen gesammelt werden können.

3. Entscheidung durch die Teilnehmer

Hier werden endgültige Entscheidungen und Beschlüsse durch die Teilnehmer erwartet. Das kann zum Beispiel das weitere Vorgehen in einem Projekt oder die anstehende Marketingkampagne umfassen. Oft stehen die Entscheidungen hinter einem der Agendapunkte.

Vorteile: Darum brauchen Meetings eine Agenda

Die positiven Effekte einer Agenda werden oft unterschätzt. Viele Vorgesetzte und Teamleiter wollen sich die zusätzliche Arbeit sparen und laden ohne Ablaufplan zu Besprechungen ein. Ein Fehler! Ohne Agenda verzichten Sie auf zahlreiche Vorteile:

• Leichtere Vorbereitung

  Jeder Arbeitnehmer saß wohl schon einmal unvorbereitet im Meeting. Durch eine Agenda erleichtern Sie den Teilnehmern die Vorbereitung. Jeder weiß genau, worum es geht und welche wichtigen Themen auf der Tagesordnung stehen. Es gibt keine Ausreden mehr, warum ein Kollege sich nicht im Vorfeld Gedanken gemacht hat.

• Mehr Effizienz

  Viele Meetings sind reine Zeitverschwendung. Eine gute Agenda kann die Effizienz steigern. Nicht nur die Themen sind klar, sondern auch die einzelnen Zeitfenster. Die gesamte Besprechung erhält eine klare Struktur. Es werden nur vorher definierte Aspekte in festgelegten Zeiten besprochen.

• Klare Ziele

  In manchen Meetings fragt man sich: Was machen wir hier eigentlich? Durch die Agenda sind die Ziele des Treffens klar. Jeder kann auf dem Dokument einsehen, welche Entscheidungen getroffen werden, welche Fragen diskutiert werden und worüber das Team informiert werden soll.

• Größere Wertschätzung

  Die Erstellung eines Ablaufplans ist ein Zeichen der Wertschätzung von Führungskräften. Vorgesetzte wollen Mitarbeitern die Arbeit erleichtern und den Weg für effiziente Besprechungen ebnen.

• Bessere Ergebnisse

  Insgesamt sorgt die Besprechungsagenda für bessere Ergebnisse. Vorbereitete und motivierte Teilnehmer bringen durchdachte Ideen mit, können Fragen gut informiert diskutieren und fundierte Entscheidungen treffen.

Tipps für die perfekte Agenda

Sie wollen eine Übersicht zur Tagesordnung erstellen, um die nächste Besprechung zu optimieren? Dann helfen diese Tipps für eine perfekte Agenda:

• Frühzeitige Erstellung
  Teilnehmer müssen das Dokument rechtzeitig erhalten. Nur so können sie den Ablauf anschauen und sich wirklich auf das Meeting vorbereiten. 5 Minuten vor Beginn hilft auch der beste Tagesplan nicht mehr.
• Übersichtliche Gestaltung
  Die wichtigsten Inhalte, Themen und Entscheidungen sollten auf einen Blick erkennbar sein. Gestalten Sie das Programm übersichtlich und klar strukturiert.
• Kategorisierte Tagesordnungspunkte
  Nutzen Sie die oben genannten Kategorien für verschiedene Tagesordnungspunkte. Das hilft bei der Vorbereitung: Wo müssen Teilnehmer mitentscheiden? Wann wird in der Gruppe diskutiert?
• Sinnvolle Reihenfolge
  Die einzelnen Punkte müssen in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden. In der Übersicht kann nicht erst eine wichtige Entscheidung anstehen, bevor vom Teamleiter darüber informiert wird.
• Eindeutige Stichpunkte
  Formulierungen in der Auflistung sind kurz, sollten eindeutig und klar verständlich sein. Jeder Leser sollte sofort wissen, worum es geht. Die Stichpunkte sollen Fragen beantworten, nicht weitere aufwerfen.
• Genügend Zeit
  Oft wird die benötigte Zeit für einzelne Diskussionspunkte oder Entscheidungen unterschätzt. „Das machen wir in ein paar Minuten…“ In der Praxis dauert es meist länger. Planen Sie deshalb genügend Zeit ein.
• Zusätzliche Informationen
  Benötigen die Teilnehmer für das Treffen weitere Informationen oder Dokumente, sollten diese gemeinsam mit der Tagesordnung verschickt werden – digital oder klassisch in Papier. So haben alle Anwesenden die notwendigen Unterlagen.

Abschließender Tipp: Das ganze bringt nur etwas, wenn Sie sich bei der Durchführung an die Agenda halten. Der Moderator im Meeting muss den vorher festgelegten Ablauf immer im Blick haben und dafür sorgen, dass nicht von den Themen oder dem Zeitrahmen abgewichen wird.

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