Quiet Hiring: Erklärung, Vor- + Nachteile, Chancen

Was ist Quiet Hiring? Einfach erklärt

Quiet Hiring ist die Zuteilung neuer Rollen, Aufgaben und Verantwortungen für Mitarbeiter. Das Phänomen wird als Quiet Hiring (stille Einstellung) bezeichnet, da keine weiteren Mitarbeiter in Vollzeit angestellt werden, aber trotzdem neue Kompetenzen im Team aufgebaut werden sollen. Es entsteht der Effekt von neuem Personal, ohne tatsächlich zusätzliche Arbeitnehmer zu beschäftigen. Stattdessen übernehmen bereits vorhandene Arbeitnehmer neue Positionen oder Verantwortungen und bauen die benötigten Fähigkeiten auf.

Im Kern steht neben den Neubesetzungen die interne Weiterbildung und Prioritätensetzung. Der Fokus wird auf die wichtigsten und für das Unternehmen gewinnbringendsten Bereiche gelegt, um den größten Erfolg zu erzielen.

Gründe für das Quiet Hiring

Eine Frage, die sich beim Quiet Hiring stellt: Warum ist es überhaupt notwendig? Muss eine Stelle neu besetzt werden oder braucht es eine zusätzliche Qualifikation im Unternehmen, suchen Arbeitgeber typischerweise nach einer passenden Neubesetzung auf dem Arbeitsmarkt. Das Problem: In vielen Bereichen zeigt sich ein Fachkräftemangel. Es fehlt schlicht an passendem Personal mit den notwendigen Kompetenzen und Erfahrungen.

Weitere Gründe für Quiet Hiring ist der Zeitdruck. Wird eine Position kurzfristig frei, muss diese schnell neubesetzt werden. Es bleibt keine Zeit für ein monatelanges Bewerbungsverfahren mit mehreren Auswahlstufen. Quiet Hiring bietet eine schnelle, interne Lösung. Zuletzt ist es immer auch eine Frage des Geldes. Unternehmen geben oft kein weiteres Budget für Personal frei, sehen sich aber neuen und wachsenden Herausforderungen gegenüber. Um diese zu meistern, muss dann mit den vorhandenen Mitarbeitern gearbeitet werden — etwa dadurch, dass diese neue und zusätzliche Aufgabenbereiche übernehmen.

Quiet Hiring stößt auf Ablehnung bei Mitarbeitern

Für viele Unternehmen ist Quiet Hiring nicht nur ein neuer Trend, sondern bereits fest im Personalwesen angekommen. Angestellte stehen dem Konzept jedoch skeptisch und oft sogar mit Ablehnung gegenüber. Das häufigste Problem: Mitarbeiter wollen gar nicht intern auf eine neue Position versetzt werden oder fühlen sich für die übertragenen Aufgaben schlecht vorbereitet und unterqualifiziert. Nur weil der Chef sagt, dass ab dem nächsten Monat ein neuer Aufgabenbereich hinzukommt, heißt es noch lange nicht, dass Mitarbeiter dies auch übernehmen können und wollen.

Ein weiterer Punkt, der auf große Ablehnung stößt: Arbeitnehmer befürchten, dass sie ausgenutzt werden. Sie sollen mehr leisten, größere Verantwortung tragen, neue Projekte übernehmen, zusätzliche Qualifikationen erwerben – ohne dafür entsprechend entlohnt oder bei anderen Aufgaben entlastet zu werden. Motto: „Das musst du jetzt alles zusätzlich übernehmen. Alles andere bleibt aber so, wie es war.“ Falsch umgesetzt drohen so schlimmstensfalls Überarbeitung, Frust oder Kündigungen.

Vor- und Nachteile von Quiet Hiring

Der neue Trend erfreut sich großer Beliebtheit, teilweise vielleicht auch aus der Notwendigkeit heraus. Die Vorteile sind dabei durchaus nennenswert, allerdings sollten mögliche Nachteile nicht verschwiegen werden:

Vorteile

• Kosten können geringer sein
  Personalsuche und Einstellungsverfahren können teuer sein. Setzen Unternehmen auf bereits vorhandenes Personal, fallen keine oder nur geringere Kosten an. Die Neubesetzung und Weiterbildung eines Angestellten ist günstiger als die Suche und Beschäftigung eines neuen Vollzeit-Mitarbeiters. Allerdings steigt das Gehalt der Mitarbeiter, die mehr Verantwortung und Projekte übernehmen.
• Besetzungen sind schneller
  Bis ein passender Kandidat gefunden, eingestellt und einsatzbereit ist, können Monate vergehen. Allein die laufende Kündigungsfrist kann ein Grund dafür sein. Quiet Hiring kann schneller reagieren.
• Entwicklung für Mitarbeiter
  Nicht nur Unternehmen profitieren. Mitarbeiter können sich durch die leise Einstellung schnell weiterentwickeln, neue Kompetenzen aufbauen und sich zum wichtigen Leistungsträger im Team aufschwingen. Wer hier punktet, kann große Karrieresprünge machen.

Nachteile

• Widerstand muss überwunden werden
  Gerade zu Beginn müssen Arbeitgeber die Skepsis ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und überwinden. Nur wenn Arbeitnehmer den Prozess verstehen und ihm offen gegenüber stehen, kann er erfolgreich sein. Sonst ist das Scheitern nur eine Frage der Zeit.
• Qualifikation muss gewährleistet sein
  Quiet Hiring funktioniert nur, wenn die nötigen Qualifikationen bereits vorhanden sind oder im Vorfeld durch Weiterbildungen oder Trainings erworben werden. Mitarbeiter sollten nicht einfach ins kalte Wasser geworfen werden.
• Quiet Hiring nur begrenzt möglich
  Stille Einstellungen können neue Fähigkeiten ins Team bringen oder helfen dabei, ein wichtiges Projekt zu stemmen, ohne neue Mitarbeiter einzustellen. Die Maßnahmen sind aber begrenzt. Wächst das Unternehmen oder werden komplett neue Qualifikationsbereiche benötigt, hilft Quiet Hiring nicht weiter. Ein Produktionsmitarbeiter kann nicht plötzlich die Buchhaltung übernehmen.

Voraussetzungen für Quiet Hiring

Die erste Voraussetzung sind die Qualifikationen selbst. Nur wenn diese vorhanden sind, durch eine Weiterbildung oder nötige Einarbeitung erworben werden können, kann Quiet Hiring klappen. Ist das nicht möglich, können zunächst externe Dienstleister oder Freelancer genutzt werden, bis die Kompetenz intern aufgebaut wurde. Es gibt jedoch weitere Voraussetzungen, wenn Quiet Hiring erfolgreich sein soll.

Transparente Kommunikation

Ein essenzieller Bereich für das Quiet Hiring ist eine offene Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter. Es darf zu keinem Zeitpunkt das Gefühl aufkommen, es würde einfach nur zusätzliche Arbeit verteilt werden. Spätestens dann gehen Arbeitnehmer auf die Barrikaden. Um das zu verhindern, braucht es transparente Kommunikation über die Situation. Mitarbeiter müssen wissen, was auf sie zukommt, welche Erwartungen damit verbunden sind und welche Auswirkungen die Veränderungen haben.

Sicherer Arbeitsplatz

Für jeden Angestellten ein wichtiger Bereich: Das Quiet Hiring darf den Arbeitsplatz nicht gefährden. Die Jobsicherheit muss gewährleistet sein, auch wenn sich Aufgaben ändern. „Du wirst in einem völlig neuen Bereich eingesetzt, in dem du dich noch nicht auskennst — wenn es nicht klappt, kommt die Kündigung…“ Da zieht kein Mitarbeiter mit.

Weiterer Karriereplan

Zu den Voraussetzungen zählt auch der Gedanke an die berufliche Zukunft. Wie geht es für Mitarbeiter nach dem Quiet Hiring weiter? Es muss klar sein, ob es eine kurzfristige Lösung für den Übergang ist oder die berufliche Veränderung langfristige Auswirkungen hat. Idealerweise entsteht daraus ein Karriereplan für die weitere Entwicklung. Das kann eine große Motivation sein und zeigen, welche Türen geöffnet werden können.

Eigene Entscheidung

Im Idealfall werden Mitarbeiter in die Entscheidung einbezogen. Haben Mitarbeiter die Wahl und entscheiden sich gezielt dafür, sind sie im neuen Einsatzbereich engagierter und letztlich auch erfolgreicher. Wer hingegen in eine Rolle hineingezwängt wird, die er von Anfang an nicht wollte, wird weniger Erfolg haben und zudem unglücklich im Job.

Schriftliche Abmachung

Eine absolute Notwendigkeit, auf die Mitarbeiter bestehen sollten: Alle Veränderungen müssen schriftlich festgehalten und vertraglich vereinbart werden. Dazu zählen die neuen Aufgaben, bei einem internen Stellenwechsel die neue Position, vor allem aber auch die damit verbundenen neuen Bedingungen. Welche Gehaltserhöhung ist mit dem Schritt verbunden? Ist die Umstellung zeitlich begrenzt oder dauerhaft? Welche Erwartungen sind an die neue Position geknüpft? Schriftliche Vereinbarungen verhindern Unsicherheiten und Streitigkeiten.

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