Meetingitis: 9 elementare Tipps gegen die Büro-Krankheit

Sind Meetings unnötig?

Die generelle Bedeutung von Meetings ist unbestritten: Schriftliche Kommunikation birgt Missverständnisse und greift oft zu kurz. Gelungene Besprechungen vor Ort oder ein Telemeeting fördern den verständlichen Informationsaustausch und stellen sicher, dass jeder seine Rolle kennt. Das trägt zu einer besseren Beziehung untereinander bei.

Meetingitis hingegen ist die scherzhafte und bisweilen verzweifelte Bezeichnung für eine übermäßige Neigung, unnötige Sitzungen zu halten. Unnötig deshalb, weil weder der ordnungsgemäße Informationsaustausch gelingt, noch die Koordinierung der Mitarbeiter.

Die Auswirkungen von Meetingitis

Gehören Sie auch zu den Rittern der Schwafelrunde? Meetings sind in der Welt des Managements ein sakrosankter Begriff, dem die Attribute positiv, populär, produktiv anhaften. Manche Menschen verbringen gar die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Konferenzen. Einer Studie zufolge kommen französische Führungskräfte auf insgesamt 16 Jahre, die sie in Meetings verbringen. Die amerikanischen Autoren Robert Kriegel und David Brandt kommen in ihrem Buch „Das letzte Muh der heiligen Kuh“ zu dem Ergebnis, dass Manager 40 bis 60 Prozent ihrer Zeit in Besprechungen absitzen. Beides klare Zeichen für Meetingitis.

Die eigentliche Arbeit bleibt so liegen. Und was kaum einer zugibt: Nicht selten avancieren die Zusammenkünfte zu Marktplätzen der Eitelkeiten. Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet, wissen nicht was auf der Agenda steht oder was genau sie jetzt gleich erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab. Das langweilt, nervt, frustriert. Unser Beileid! Wahrscheinlich geht es Ihnen dabei, wie vielen anderen, die insgeheim Folgendes denken…

9 Tipps für gelungene Meetings

Damit Besprechungen nicht zur Meetingitis mutieren, müssen Sie Zeitverschwendung vermeiden. Ein erster Schritt ist, das Problem zu erkennen und sich zu verdeutlichen, dass Meetingitis das Unternehmen viel Geld kostet. Als derjenige, der die Sitzung einberuft oder moderiert, sollten Sie auf folgende Dinge achten:

1. Fordern Sie Pünktlichkeit ein

Meetingitis ist unter anderem das Resultat von Unpünktlichkeit: Die Teilnehmer konnten nicht alle Themen zu Ende besprechen, andere Termine schließen an das ursprüngliche Meeting an, also wird vertagt. Oberstes Ziel ist der pünktliche Beginn eines Meetings ohne Rücksichtnahme auf zu spät kommende Teilnehmer – das gilt auch für Vorgesetzte. Das erhöht den Druck, beim nächsten Mal zeitig zu erscheinen.

2. Halten Sie die Zeit ein

So wie Sie Pünktlichkeit von allen Teilnehmern erwarten, sollten diese davon ausgehen können, dass das Meeting tatsächlich nur die anberaumte Zeit in Anspruch nimmt. Das zeigt, dass man ihre Zeitplanung und Aufgaben ernst nimmt. Damit Sie Ihre Zeitvorgaben gelungen umsetzen, sollten Sie Zeitpuffer und Pausen mit einplanen. Falls Kommentare auszuufern drohen, sollten Sie diese unterbrechen und auf den Punkt zurückkommen.

3. Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl

Ein Grund, warum Meetings ausufern, ist die viel zu hohe Teilnehmerzahl. Ob 15 bis 20 Teilnehmer ein Problem erörtern oder fünf, macht einen enormen Unterschied. Die ideale Teilnehmerzahl können Sie sich ganz leicht mit der Zwei-Pizza-Regel merken: Laden Sie nie mehr Teilnehmer zum Meeting ein, als Sie mit zwei Pizzas satt bekommen könnten. Und das sind im Regelfall keine 20, sondern vielleicht maximal acht Leute.

4. Wählen Sie die Teilnehmer mit Bedacht

Die Zahl der Teilnehmer lässt sich bereits reduzieren, wenn Sie sich auf die wirklich wichtigen Personen konzentrieren. Entscheidend ist hier nicht nur ihre Position, sondern auch ihre Persönlichkeit: Hat dieser Teilnehmer etwas Sinnvolles beizutragen? Oder handelt es sich dabei um einen notorischen Bedenkenträger, der den Ablauf eher stört als voranbringt? Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer Problemlösungskompetenz besitzen.

5. Bereiten Sie das Thema vor

Ein typisches Symptom von Meetingitis sind Teilnehmer, die sich keine Gedanken zu den Tagesordnungspunkten gemacht haben. Vorab sollte eine Agenda mit der Reihenfolge der Themen existieren, die auf dem Meeting erörtert werden sollen. Diese Liste sollte frühzeitig allen Teilnehmern vorliegen, damit diese sich vorbereiten können. Ist dennoch keiner vorbereitet, können Sie das Treffen abbrechen statt die Zeit zu verschwenden.

6. Gestalten Sie das Meeting interessant

Laufen die Teilnehmer Gefahr vor lauter Langeweile einzuschlafen, dürfte wenig Produktives dabei herumkommen. Eine kreativ gestaltete Gesprächskultur, bei der der Ablauf mal anders ist, sichert Ihnen hingegen die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Das kann beispielsweise mithilfe der Provokationstechnik geschehen. Oder Sie stellen ungewöhnliche Fragen, die die Teilnehmer zum Interagieren anregen, zum Beispiel:

• Wenn Sie plötzlich Experte auf einem Gebiet sein könnten – welches wäre das?
• Was sind Ihre Erwartungen an den heutigen Tag?
• Hätten Sie gerne die Fähigkeit unsichtbar zu sein oder fliegen zu können? Bitte begründen Sie Ihre Wahl.
• Nennen Sie etwas, das Sie letzte Woche gelernt haben.

Ein Abweichen von der Routine wäre übrigens auch die Wahl einer anderen Location: Vielleicht wählen Sie im Sommer statt des üblichen Konferenzraums ein Meeting im Freien.

7. Halten Sie eine Stehkonferenz

Eine weitere Möglichkeit, Meetingitis einzudämmen: Sie gestalten es grundsätzlich als Stehkonferenz. Meetings im Sitzen mit Kaffee und Keksen laden fast schon dazu ein, zum Kaffeekränzchen zu geraten. Eine Stehkonferenz ist hingegen deutlich dynamischer. Langes Stehen fällt den meisten schwer, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass sie sich kurz fassen. Ein weiterer Vorteil: Auf einer Stehkonferenz können sich die introvertierten Kollegen schlechter verstecken. Deren Rückmeldungen müssen aber nicht weniger wertvoll sein.

8. Schaffen Sie eine offene Atmosphäre

Die Meetingteilnehmer müssen das Gefühl haben, frei sprechen zu können. Ein Meeting, bei dem von vornherein das Ergebnis feststeht, weil manche sich nicht trauen, Kritik zu üben, führt selten zum gewünschten Ziel. Dafür ist es wichtig, ein Klima der Wertschätzung und Offenheit zu schaffen. Das gelingt, indem beispielsweise ungewöhnliche Vorschläge ebenfalls Gehör finden. So kann sich eine lebendige Diskussion über Vor- und Nachteile entwickeln.

9. Dokumentieren Sie die Ergebnisse

Nichts ist frustrierender, als wenn das Meeting ohne Ergebnisse verläuft. Die Teilnehmer müssen Entscheidungen treffen und diese müssen dokumentiert werden. Dazu sollten Sie direkt zu Beginn einen Protokollanten ernennen. Und das Protokoll sollte zeitnah vorliegen. So können die Teilnehmer noch mögliche Ergänzungen zum Meeting aus dem Gedächtnis abrufen. Das funktioniert umso besser, je näher das Meeting sich an der zuvor formulierten Agenda orientiert. Ein weiterer Pluspunkt ist, wenn der Protokollant mit 10-Finger-System tippen kann. Eine Vorlage für ein Ergebnisprotokoll finden Sie HIER.

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