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Online Bewerbung erstellen: Muster für PDF & Anschreiben

Die Online Bewerbung ist heute Standard. Dazu reichen schon wenige Klicks – und Anschreiben und Lebenslauf landen als PDF beim Personaler und Traumjob. Der Bewerbungsprozess wird dadurch beschleunigt, die Kosten sinken. Zudem sparen Bewerber bei der Online-Bewerbung Zeit. Aber genau darin lauern Gefahren: Die Webformulare verführen zu Flüchtigkeitsfehlern. Wir zeigen, wie Sie die perfekte Online Bewerbung erstellen und Ihre Bewerbungschancen deutlich steigern…



Online Bewerbung erstellen: Muster für PDF & Anschreiben

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Was ist eine Online Bewerbung?

Beide Begriffe – E-Mail Bewerbung und Online Bewerbung – werden oft synonym verwendet. Zwar handelt es sich dabei um Varianten der digitalen Bewerbung, es gibt aber Unterschiede:

E-Mail-Bewerbung Online Bewerbung
Die E-Mail-Bewerbung ist der klassischen Bewerbung ähnlich. Dabei fassen Sie die Dokumente in einem PDF zusammen und versenden sie als Anlage zur E-Mail. Bei der Online Bewerbung füllen Bewerber ein Online-Formular auf der Website des Unternehmens aus. Unterlagen können teils als PDF hochgeladen werden.

Das Wichtigste bei der Online Bewerbung ist: Füllen Sie stets ALLE Formularfelder aus – auch die Freitext-Felder. Andernfalls gilt die Bewerbung als unvollständig. Formulieren Sie in angemessener Sprache – kein Jargon, keine Abkürzungen, und achten Sie darauf, alle in der Stellenausschreibung genannten Anforderungen zu erfüllen.

Für jede Bewerbung gilt…

Formulieren Sie jeden Text sorgfältig, mit korrekter Rechtschreibung und Grammatik. Achten Sie ebenso auf einen stimmigen Gesamteindruck: Layout und Design der Anhänge sollten wie aus einem Guss wirken, die Bewerbung sollte individuell zum Arbeitgeber formuliert werden. Massenmails haben keine Chance!


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Online Bewerbung erstellen: 15 Tipps zum Aufbau

Die meisten Arbeitgeber bevorzugen heute die Online-Bewerbung per E-Mail oder Webformular und Eingabemaske. Allerdings geben sich manche Bewerberinnen und Bewerber dabei weniger Mühe als bei der klassischen Bewerbungsmappe. Dabei verspielen Sie die Chance auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Wenn Sie sich mit einer Online Bewerbung per Webformular bewerben, müssen Sie ein paar Punkte beachten. Nicht alle Tools erlauben das flüssige Vor- und Zurückblättern. Verschaffen Sie sich daher zunächst einen Überblick, was verlangt wird, ausgefüllt und hochgeladen werden muss. Sollte das nicht möglich sein, können Sie sich auch zuerst anonym anmelden und von allen Feldern Screenshots machen, um diese später unter richtigem Namen korrekt auszufüllen.

Unsere Tipps wie Sie die perfekte Bewerbung online erstellen:

1. Persönliche Angaben

Jede Online Bewerbung beginnt mit Angaben zur Stelle, auf die Sie sich bewerben (Referenznummer nennen!) und Ihren persönlichen Daten: Vorname, Nachname, Adresse, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum und -ort. Manchmal auch der Familienstand. Füllen Sie alle Felder gewissenhaft aus. Ein Tippfehler oder Zahlendreher – und man kann Sie im Erfolgsfall nicht kontaktieren.

TIPP: Einheitliche Absender verwenden! Falls Sie eine private E-Mail-Adresse nutzen, achten Sie darauf, dass diese seriös ist. Optimal ist eine neutrale E-Mail-Adresse nach dem Muster: Vorname.Nachname@Provider.de. Namen und Adressen vom Typ „Stubsmaus77@gmx.de“ oder „mm.12345678@web.de“ sollten Sie vermeiden. Perfekt wirkt die Kombination mit einer eigenen Domain: Vorname@Nachname.de.

2. Freitext

Viele Online-Bewerbungformulare besitzen Freitextfelder. Hier wird eine Art Bewerbungsschreiben erwartet. Das können Sie im Textverarbeitungsprogramm (Word, Pages) vorbereiten und vorschreiben. Achten Sie aber auf mögliche Zeichenbegrenzungen. Im Zweifel müssen Sie kürzen.

Danach wird in der Online Bewerbung oft gefragt

Angaben zu Upload Dateien
• Ausbildung
• Studiengang
• Schwerpunkte, Note
• Sprachkenntnisse
• Sonstige Kenntnisse
• Werdegang
• Hobbys
• Berufliche Ziele
• Anschreiben
• Lebenslauf
• Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis
• Arbeitszeugnisse
• Referenzen
• Arbeitsproben
• Portfolio

Versuchen Sie gleichzeitig, Ihren Text durch kurze Absätze, Zeilenumbrüche und Spiegelstriche übersichtlich zu gliedern und ihm eine gut lesbare Struktur zu geben. Wichtig: Benutzen Sie für die Stelle erforderliche Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige. Das erhöht die Jobchancen.

Machen Sie Screenshots!

Machen Sie sich von jeder Webseite NACH dem Ausfüllen einen Screenshot und nutzen Sie die Ausdrucke zur Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch. Falls Rückfragen zu Ihren Angaben kommen, können Sie sich besser daran erinnern.

3. Sonderzeichen

Achtung bei Sonderzeichen: Das Euro-Symbol kann bei der Angabe von Gehaltsvorstellungen zu unfreiwilliger Verwirrung führen, wenn die Programmversion des Empfängers ein anderes Zeichen daraus macht. Besser gleich „EUR“ oder „Euro“ schreiben.

4. Vollständigkeit

Ihre Online Bewerbung muss vollständig sein. Bevor Sie diese abschicken, prüfen Sie immer, ob wirklich jedes Feld im Webformular ausgefüllt ist. Da bei der Online-Bewerbung meist sogenannte CV-Parser die Vorauswahl übernehmen, gibt es keine Hoffnung auf Gnade: Die Maschine arbeitet stumpf wie ein Algorithmus. Wer erforderliche Angaben auslässt, kassiert eine Absage.

TIPP: Achten Sie darauf, besondere Kenntnisse oder Sprachkenntnisse im Lebenslauf eindeutig zu benennen. Die Sprachniveaus von A1 bis C2 werden von der Bewerbungssoftware häufig als Führerscheinklassen fehlinterpretiert. Schreiben Sie daher besser „Grundkenntnisse“, „gute Kenntnisse“ oder „verhandlungssicher“.

5. Anhänge

Falls Sie gebeten werden, Ihren Lebenslauf oder eingescannte Zeugnisse hochzuladen, achten Sie darauf, die Online Bewerbung nicht zu überfrachten. Maximal drei Empfehlungsschreiben und ebenso viele Zeugnisse sind die Obergrenze. Diese werden aber nicht einzeln hochgeladen, sondern vorher in einem PDF zusammengefasst. So muss der Personaler weniger Dateien herunterladen beziehungsweise öffnen. Das Bewerbungsfoto gehört wiederum in den Lebenslauf.

Folgende Bewerbungsunterlagen sollten Sie als PDF vorbereiten und bereithalten:

ACHTUNG: Erstellen Sie für jede Online-Bewerbung aktuelle PDFs zum Upload. In jedem PDF stecken sogenannte Metadaten. Diese können peinliche Informationen enthalten. Zum Beispiel, wann und von wem das PDF erstellt wurde. Um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, empfehlen wir, diese Metadaten vorab zu editieren – zum Beispiel mit dem Gratis-Tool BeCyPDFMetaEdit.

6. Reihenfolge der Unterlagen

Die perfekte Reihenfolge der angehängten, digitalen Bewerbungsmappe entspricht der klassischen Bewerbungsmappe auf Papier – nur dass hier die Mappe entfällt:

Bewerbung Anlagen Reihenfolge Vollstaendige Unterlagen Muster

TIPP: Vergeben Sie „sprechende“ Datei-Namen. Schlechte Namen sind: „bewerbung.pdf“, „2020_09-01.pdf“, „Version_01.pdf“. Besser ist: „Bewerbung-Max-Muster.pdf“. Wahlweise können Sie auch den Jobtitel mit in den Dateinamen packen, Beispiel: „Bewerbung-Mia-Muster-Consultant.pdf“. So können die Dateien später besser zugeordnet werden.

7. Dateigröße

Die meisten Online-Formulare machen klare Vorgaben. Zum Beispiel: Maximal 1 MB pro Datei oder ein Maximum von insgesamt 5 MB. Benötigt Ihr Lebenslauf oder Anschreiben mehr Speicherplatz, müssen Sie enthaltene Bilder oder Scans komprimieren oder reduzieren. Zip-Dateien als Anhang sind aber tabu. Die kann nicht jeder Personaler öffnen!

8. Unterschrift

Sie wird oft vergessen, weil es bei der Online Bewerbung kein Dokument in Papierform gibt. Die Unterschrift darf aber auch in der Online Bewerbung nicht fehlen. Sie dokumentiert, dass alle gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen. Scannen Sie hierzu Ihre Unterschrift ein und fügen Sie diese beispielsweise am Ende des Anschreibens und des Lebenslaufs ein, bevor Sie die Dokumente auf der Plattform hochladen. Beispiel:

Online-Bewerbung Unterschrift Beispiel

9. Online-Profile

Rechnen Sie damit, dass sich Personaler auch im Internet ein Bild von Bewerbern machen. Bevor Sie die Online Bewerbung versenden, checken Sie bitte Ihre Online-Profile auf Linkedin, Xing, Instagram oder Facebook. Aktualisieren Sie die Accounts und präsentieren Sie sich dort professionell. Idealerweise mit einem einheitlichen Profilbild. In diesem kostenlosen PDF finden Sie weitere Tipps zum Online-Profil.

10. Überprüfung

Bevor Sie auf „Senden“ klicken, kontrollieren Sie bitte nochmal alle Angaben und Anhänge. Besonders Fehler im Lebenslauf kommen schlecht an. Formale Fehler und Schlampereien führen oft zur Bewerbungsabsage.

Planen Sie bei einer Online-Bewerbung genügend Zeit zum Korrekturlesen ein. Welche Fauxpas‘ Personaler besonders nerven, finden Sie in diesem kostenlosen PDF.

11. Spamfilter

Üblicherweise erhalten Sie vom Arbeitgeber eine Bestätigungsmail über den erfolgreichen Eingang Ihrer Online Bewerbung. Das ist ein wichtiger Hinweis, dass Sie zumindest bei der Auswahl dabei sind. Nach Abschluss folgt eine erneute Benachrichtigung – mit Zusage oder Absage. Kontrollieren Sie regelmäßig Ihren Spamfilter, falls diese Mails ausbleiben.

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Online Bewerbung – wie schreiben?

Ein Nachteil der Online Bewerbung ist: Jede Bewerbung sieht gleich aus. Schließlich werden alle über dasselbe Webformular erstellt und versendet. Mehr Individualität durch Design gelingt höchstens durch die hochgeladenen Bewerbungsunterlagen. Einen ausführlichen Ratgeber mit vielen Tipps dazu können Sie sich hier herunterladen.

Um sich positiv von der Masse abzuheben, geht bei der Online-Bewerbung nur der Umweg über die E-Mail-Bewerbung. Diese lohnt sich vor allem bei einer Initiativbewerbung. Hierbei sollten Sie vorab die Mail-Adresse eines Personalers oder Abteilungsleiters recherchieren (per Telefon oder Karriereseite) und die Initiativbewerbung per Mail direkt an diese Person adressieren. Initiativ-Mails an info@, kontakt@ oder support@ landen zu 99 Prozent im elektronischen Mülleimer!

Online Bewerbung Anschreiben: Vorlage & Text

Auch bei der Online-Bewerbung per Mail werden die klassischen Unterlagen in einem PDF zusammengefasst. Aber was schreibt man wenn man sich per E-Mail bewirbt?

Der Begleitsatz beziehungsweise das E-Mail Anschreiben zur Bewerbung besteht nur aus maximal 7 Zeilen Text. Eine Vorlage und Muster:

Sehr geehrte(r) Frau/Herr ___,

ich freue mich, Ihnen hiermit meine Bewerbung für Ihre Stelle als ___ zu übersenden. Warum ich die Anforderungen der Stelle perfekt erfülle und Ihnen einen einzigartigen Mehrwert biete, entnehmen Sie bitte meinen ausführlichen und angehängten Bewerbungsunterlagen.

Gerne stehe ich Ihnen für Rückfragen zur Verfügung und freue mich, Sie in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen und zu überzeugen.

Mit freundlichen Grüßen
Vera Vorlage

Beispielweg 1
98765 Musterstadt
Fon 0123 – 45 67 89
Mail v.vorlage@mail.de

ACHTUNG: Wird in der Stellenanzeige eine bestimmte Bewerbungsform verlangt, bewerben Sie sich bitte nur so! Alles andere kostet Sympathiepunkte oder gar die Chance auf den Job.

E-Mail-Bewerbung: Checkliste

Nutzen Sie für Ihre Bewerbung online gerne unsere kostenlose Checkliste zur E-Mail-Bewerbung:

E-Mail-Bewerbung Checkliste Aufbau Muster Bewerbung per E-Mail

  • Absender
    Nutzen Sie eine seriöse E-Mail-Adresse. Ideal ist ein Absender nach dem Muster: Vorname.Nachname@Eigene-URL.de.
  • Ansprechpartner
    Ermitteln Sie den richtigen Empfänger für die E-Mail-Bewerbung – per Stellenanzeige, Telefon oder auf der Karriereseite des Arbeitgebers. Am Telefon: Unbedingt buchstabieren lassen!
  • Blindcopy
    Schicken Sie sich im BCC-Feld der E-Mail eine sogenannte Blindcopy, um den korrekten Versand zu kontrollieren.
  • Betreff
    Formulieren Sie eine aussagekräftige und eindeutige Betreffzeile Der Betreff der E-Mail-Bewerbung sollte das Wort „Bewerbung“ enthalten sowie Jobtitel und falls vorhanden eine Referenznummer.
  • Format
    Verzichten Sie in der E-Mail auf HTML-Formatierungen. Diese werden nicht von allen E-Mail-Programmen korrekt dargestellt.
  • Anrede
    Nutzen Sie in der E-Mail eine möglichst persönliche Anrede. „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist nicht falsch, aber unpersönlich. Besser ist: „Sehr geehrte Frau Beispiel,“ – Komma am Ende nicht vergessen!
  • Einheitlichkeit
    Verwenden Sie in allen Bewerbungsunterlagen einheitliche Formulierungen. E-Mail Text, Anschreiben und PDF sollten wie aus einem Guss wirken.
  • Signatur
    Wiederholen Sie in der E-Mail-Signatur nochmal alle Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail und Weblinks). So kann man Sie bei Rückfragen schnell kontaktieren, ohne die Anhänge öffnen zu müssen.
  • Anlagen
    Hängen Sie der E-Mail nur ein einziges PDF an und geben Sie ihm einen „sprechenden“ Dateinamen. Beispiel: Bewerbung-Bea-Beispiel-Aushilfe.pdf. Schicken Sie unbedingt alle Dokumente mit, die in der Stellenausschreibung verlangt wurden.
  • Größe
    Achten Sie darauf, dass die E-Mail-Bewerbung nicht mehr als 5 MB übersteigt. Reduzieren Sie sonst Anlagen oder komprimieren Sie enthaltene Bilder.
  • Lesebestätigung
    Verzichten Sie auf eine Lese- oder Empfangsbestätigung. Zu aufdringlich! Dasselbe gilt für die Markierung der E-Mail als „wichtig“.

BONUS-TIPP: Wir empfehlen die Unterlagen der Bewerbung per E-Mail auszudrucken und zum Vorstellungsgespräch mitzubringen. Da Sie das Anschreiben jedes Mal individuell formulieren, dient der Ausdruck als Gedächtnisstütze.

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Bewerberdatenbank: Die Alternative zur Online-Bewerbung?

Statt sich online zu bewerben, können Sie sich überdies Personalern finden lassen – mittels Bewerberdatenbank. Dort registrieren sich Jobsuchende kostenlos und legen ein aussagekräftiges Bewerberprofil an oder laden Ihren Lebenslauf hoch. Arbeitgeber und Recruiter, die nach Mitarbeitern suchen, werden passende Kandidaten direkt ansprechen (Fachbegriff: Active Sourcing).

Bewerberdatenbanken sind vor allem in Branchen und Berufen interessant, in denen ein Fachkräftemangel herrscht. Überdies erhalten Kandidaten darüber Zugang zum verdeckten Stellenmarkt. Der ist nahezu doppelt so groß wie der offizielle Arbeitsmarkt und umfasst rund 66 Prozent der offenen Stellenangebote.

Lohnt sich eine Bewerbungshomepage?

Eine Bewerbungshomepage (auch: „Über-Mich-Seite“) bietet Ihnen mehr Gestaltungsfreiheit als die Formulare der Online Bewerbung. Zahlreiche Anbieter (zum Beispiel 1&1, T-Online oder Strato) haben hierfür günstige Baukasten-Systeme. Dabei kaufen Sie eine Domain (URL) und haben anschließend verschiedene Designs und Strukturen zur Auswahl, die Sie nur noch mit Inhalten füllen müssen. Die Kosten hierfür liegen bei rund 5 Euro pro Monat. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

Zusätzlicher Vorteil: Die Bewerbungshomepage lässt sich für unterschiedliche Bewerbungen nutzen. Dazu legen Sie einzelne Seiten an und versenden nur deren URL oder versehen sie mit einem Passwortschutz, sodass nur der Personaler die für ihn bestimmte Seite sehen kann. Inhalte der Bewerberhomepage können sein:

  • Vertiefende Informationen zu bisherigen beruflichen Projekten und Erfolgen
  • Arbeitsproben (zum Beispiel bei kreativen Berufen)
  • Details zum ehrenamtlichen Engagement
  • Gesammelte Referenzen und Testimonials
  • Bewerbungsvideos (siehe nächster Abschnitt)

Bewerbungsvideo für die Online Bewerbung?

Ein moderner Trend ist ein persönliches Bewerbungsvideo, in dem Sie Personaler direkt ansprechen und typische Vorstellungsgespräch Fragen beantworten. Erzählen Sie aber nur Relevantes. Alles, was nicht zur Stelle und Position passt, entfällt.

Einen Hinweis zum Video können Sie mit dieser Formulierung geben: „Wenn ich Ihr Interesse geweckt habe, finden Sie weitere Informationen über mich auf Youtube unter: LINK.“ Oder Sie bauen den Link per QR-Code ein. Im tabellarischen Lebenslauf könnte das zum Beispiel so aussehen:

Lebenslauf QR Code

Das Bewerbungsvideo ist zwar nur eine Ergänzung zur Online Bewerbung. Sie können sich damit aber deutlich von der Masse abheben und geben dem Personaler einen individuellen Bonus.

Keine Rückmeldung – was tun?

Was tun, wenn sich der Wunscharbeitgeber nicht meldet und Sie keine Antwort auf die Online Bewerbung erhalten (Fachbegriff: „Ghosting„)? Lassen Sie dem Arbeitgeber mindestens 2 Wochen Zeit, um die Online Bewerbungen zu sichten. Wer nach 2 Tagen anruft, drängelt bei der Jobsuche!

Nach 2-3 Wochen dürfen Sie freundlich und vorwurfsfrei nachfragen – am Telefon oder per E-Mail. Nennen Sie unbedingt den Grund Ihres Anrufs, zum Beispiel: „Ich bin mir bewusst, dass Sie viel Arbeit haben. Daher will ich Sie nicht lange aufhalten. Ich hatte mich vor 2 Wochen bei Ihnen auf die Stelle als ___, Kennziffer ___ beworben. Könnten Sie mir kurz etwas zum Zwischenstand des Bewerbungsverfahrens sagen?“

Faustregel: Je kleiner das Unternehmen, desto früher können Sie sich melden. In größeren Unternehmen und Konzernen ist der Bewerberandrang meist größer und braucht mehr Zeit. Teilweise bis zu 6 Wochen.


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