Online Bewerbung: Vorlagen + Aufbau mit Anschreiben

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Wie bewirbt man sich richtig online?

Die Online-Bewerbung ist in Deutschland heute der Standard, ebenso international. Mehr als jede zweite Stelle wird auf diesem Weg besetzt, die klassische Bewerbungsmappe in Papierform wird von Personalern nur noch selten verlangt.

Bei der digitalen Bewerbung online werden jedoch nochmal verschiedene Bewerbungsarten unterschieden:

Wichtige Formen der Online-Bewerbung

1. Bewerbung per Mail
2. Bewerbung per Online-Bewerbungsformular
3. Social-Media-Bewerbung (One-Click-Bewerbung)
4. Passive Bewerbung (z.B. über Bewerberdatenbanken)
5. Bewerbungshomepage

Die meistgenutzte Form ist die E-Mail-Bewerbung. Große Unternehmen und Konzerne setzen hingegen auf ihre Online-Formulare auf der Firmenhomepage. Für alle Bewerbungsformen gilt: Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung sowie sorgfältig erstellte und vollständige Unterlagen und Texte. Jede Bewerbung ist eine erste Arbeitsprobe!

Die Tipps und Empfehlungen zu den unterschiedlichen Varianten der Online Bewerbung gehen wir nun Schritt für Schritt durch…

1. Bewerbung per E-Mail

Die meisten Arbeitgeber wünschen sich heute eine „aussagekräftige Bewerbung per Mail“ in der Stellenanzeige. Hierbei werden zunächst alle üblichen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) erstellt und anschließend in einem PDF zusammengefügt und der E-Mail angehängt.

Für die Online-Bewerbungsmappe benötigen Sie in der Regel folgende Dokumente:

Kurzbewerbung:

• Bewerbungsschreiben (1 Seite)
• Lebenslauf (1-3 Seiten)

Für „vollständige“ Unterlagen zusätzlich:

• Deckblatt (optional)
• Arbeitszeugnisse (bis zu 3)
• Bildungsabschluss (Ausbildung, Studium)
• Referenzen (optional, 2-3)
• Zertifikate von Fortbildungen (bis zu 3)
• Arbeitsproben (falls verlangt)

Das PDF sollte einen Umfang von 5 MB nicht übersteigen und einen aussagekräftigen Dateinamen haben, z.B. „Bewerbung-Vorname-Nachname-Stelle.pdf“.

Was schreibt man in die E-Mail bei der Bewerbung?

„Bewerbung per Mail: Anschreiben im Anhang?“ – Viele Bewerber sind bei der Frage verunsichert. Wir empfehlen, das reguläre Bewerbungsanschreiben zusammen mit allen anderen Unterlagen im PDF einzufügen und nur einen kurzen Begleittext zu formulieren. Dafür reichen 4-7 Zeilen, der E-Mail-Text soll lediglich Neugier wecken.

Achten Sie bei der Bewerbung per Mail auf folgende Punkte:

• Seriöse E-Mail-Adresse als Absender
• Eindeutige Betreffzeile („Bewerbung als Aushilfe – ID: 12345“)
• Persönliche Anrede mit Ansprechpartner
• Angemessene Grußformel
• Name + E-Mail-Signatur
• Anhang nicht vergessen!

Ausführliche Tipps dazu finden Sie in unserem Ratgeber zum E-Mail-Anschreiben.

2. Bewerbung per Online-Formular

Verlangen Arbeitgeber eine Bewerbung über ein Online-Formular, sollten Sie davon ausgehen, dass Ihre Texte und Unterlagen bereits einer Vorauswahl mittels Software oder KI unterzogen werden. Unternehmen, die viele Einsendungen erwarten oder einen standardisierten Auswahlprozess etabliert haben, nutzen vor allem diese Online-Bewerbung und besitzen dafür spezielle Bewerbungsportale.

Achten Sie darauf, wirklich alle Formular- und Freitextfelder auszufüllen! Berücksichtigt werden meist nur vollständige Online-Bewerbungen. Oftmals können Sie auch hier einzelne Bewerbungsunterlagen, etwa den tabellarischen Lebenslauf oder Zeugnisse, einzeln hochladen (Uploadfelder). Am Ende wird die Bewerbung mit einem Klick abgeschickt.

Freitextfelder: Danach wird oft gefragt

Checkliste für die Bewerbung per Online-Formular:

• Korrekte Kontaktdaten eingeben
• Texte möglichst fehlerfrei vorschreiben
• Stets alle Freitextfelder ausfüllen
• Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige einbauen
• Screenshots machen (als Gedächtnisstütze für Interview)
• Keine Sonderzeichen nutzen (Euro statt €)
• Sprachlevel ausschreiben („verhandlungssicher“ statt A2)
• Uploads für CV-Parsing optimieren
• Vor dem Absenden alls Angaben nochmal prüfen

Bei der Online-Bewerbung erhalten Sie nach dem Absenden üblicherweise sofort eine Eingangsbestätigung per Mail (Spam-Ordner checken!). Sollten Sie dennoch nichts mehr vom Unternehmen hören, dürfen Sie nach 2-3 Wochen nachfassen.

3. Social-Media-Bewerbung

Um die Bewerbungshürden zu senken, setzen einige Unternehmen mit besonders starkem Fachkräftemangel auf eine besonders einfache Bewerbung via Social Media. Die Kandidaten können sich dann oft mit nur einem Klick und ihrem Online-Profil auf Linkedin oder Xing direkt beim Unternehmen bewerben.

Das sogenannte Social Recruiting hat unterschiedliche Vor- und Nachteile. Der größte Vorteil ist, dass Sie keinen erneuten Lebenslauf erstellen müssen. Der Nachteil: Ihre Online-Profile müssen unbedingt aktuell, gepflegt und aussagekräftig sein. Lücken oder fehlende Qualifikation führen schnell zu einer Absage.

Tipps und Checkliste für die Social-Media-Bewerbung:

• Online-Profile vorher aktualisieren (PDF)
• Unbedingt berufsrelevante Keywords einbauen
• Jüngste Posts und Kommentare checken (positiv, kompetent?)
• Aktuelles und professionelles Profilbild nutzen
• Auf mögliche Rückfragen und Direct Messages achten

Tipp: Aktualisieren und kontrollieren Sie vorher auch Ihre Profile auf Instagram, Facebook oder Tiktok. Wer ohnehin schon über Social Media rekrutiert, checkt auch mal die anderen Seiten im Netz. Widersprüche oder ein unprofessioneller Auftritt senken die Bewerbungschancen.

4. Passive Bewerbung

Die passive Bewerbung bzw. passive Jobsuche ist eine relativ junge Form der Online-Bewerbung. Auch sie profitiert vom zunehmenden Fachkräftemangel in bestimmten Branchen und Berufen. Ziel ist, Personaler und Recruiter auf sich aufmerksam zu machen und so passende Jobangebote zu erhalten.

Die einfachste Variante der passiven Bewerbung funktioniert über sogenannte Bewerberdatenbanken. Jobsuchende registrieren sich dort kostenlos und legen anschließend ein aussagekräftiges Bewerberprofil an. Recruiter wiederum können die Datenbank durchsuchen und passende Kandidaten direkt kontaktieren (siehe: Active Sourcing).

Sinnvoll ist die passive Bewerbung vor allem, wenn…

• Sie Ihren aktuellen Marktwert testen wollen.
• Sie unzufrieden mit Ihrem jetzigen Job sind.
• Sie grundsätzlich offen für einen Jobwechsel sind.
• andere Bewerbungen bisher keinen Erfolg hatten.

Wichtig ist dann, dass Sie im Fall der Kontaktaufnahme zeitnah reagieren und antworten. Beweisen Sie dann wieder eine „aktive“ und professionelle Arbeitsweise!

Checkliste für passive Bewerbung über Datenbanken:

• Bewerberprofil stets vollständig ausfüllen
• Profil regelmäßig aktualisieren
• Berufsrelevante Keywords verwenden, um gefunden zu werden

Die passive Bewerbung über Bewerberdatenbanken ist allerdings ungeeignet, wenn Sie ganz schnell einen neuen Job brauchen. Sie wirkt vor allem langfristig. Die Jobsuche darüber kann schonmal 6-12 Monate dauern.

5. Bewerben per Bewerbungshomepage

Auch die Online-Bewerbung über eine eigene Bewerbungshomepage (auch: „Über-mich-Seite“) ist eine Form der passiven bzw. kreativen Bewerbung. Sie eignet sich vor allem in technischen oder kreativen Berufen. Ebenso sinnvoll ist sie bei einer langfristigen Bewerbungsstrategie. Eine gut gemachte eigene Homepage kann die komplette Karriere begleiten und unterstützen.

Wesentliche Vorteile der Bewerbungshomepage sind, dass Sie dort nicht nur Ihren Werdegang oder relevante Arbeitsproben präsentieren können, sondern ebenso ausführlich bisherige Projekte, Testimonials und Referenzen von Kunden oder Fachkollegen sowie ein Bewerbungsvideo. Die Bewerbungshomepage wird damit zu einer umfangreichen, virtuellen Arbeitsmappe mit Links zur weiterführenden Quellen und Belegen.

Richtig eingesetzt und verlinkt, ermöglicht Ihnen die Bewerbungshomepage zusätzlich den Zugang zum verdeckten Stellenmarkt. Der ist doppelt so groß wie der offizielle Arbeitsmarkt, denn die meisten Jobs werden nie ausgeschrieben, sondern durch Kontakte vergeben. Damit das funktioniert sollten Sie Ihre Homepage in allen Online-Profilen sowie in Ihrer E-Mail-Signatur verlinken oder in den Bewerbungsunterlagen – speziell im Lebenslauf oder Deckblatt – angeben.

Checkliste für die Bewerbungshomepage:

• Möglichst eigene URL mit Namen
• Ansprechendes, professionelles Design
• Vertiefende Infos zu Projekten und Erfolgen
• Referenzen und Bewerbungsvideo ergänzen
• Evtl. Passwortschutz für bestimmte Bereiche
• Vollständiges Impressum nicht vergessen
• Datenschutzrichtlinien (DSGVO) beachten

Mehr Tipps und Empfehlungen finden Sie im ausführlichen Ratgeber zur Bewerbungshomepage.

Welche Unternehmen nutzen Online-Bewerbungen?

Auf die typische Online-Bewerbung mit Bewerbungsformular setzen in Deutschland vor allem große Handelsunternehmen und Konzerne. Sie erhalten insbesondere auf die viele Minijobs in Filialen zahllose Bewerbungen und bieten daher einen automatisierten Online-Bewerbungsprozess an.

Zu den Anbietern einer Online-Bewerbung gehören Unternehmen, wie Aldi, BMW, Deutsche Bahn, DHL, DM, Douglas, Kaufland, Kik, Lidl, Netto, Penny, Porsche, Rewe oder Telekom. Daneben gibt es auch Arbeitgeber im öffentlichen Dienst, die auf Online-Formulare setzen, etwa Polizei, Zoll und Bundeswehr.

Tipps zu den Unterlagen der Online-Bewerbung

Unabhängig davon, welche Online-Bewerbung-Variante Sie am Ende nutzen: Sie benötigen alle erforderlichen Bewerbungsunterlagen im PDF-Format. Laden Sie niemals Word- oder Open-Office-Dateien hoch, weil sich deren Layout und Schriftarten beim Empfänger verändern können.

Ebenso sollten Sie sich bei der Reihenfolge und dem Bewerbungsaufbau an der bisherigen Bewerbungsmappe orientieren. Bei den wichtigsten Unterlagen – Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse – gilt es noch ein paar Besonderheiten zu beachten:

Anschreiben für eine Online-Bewerbung

Zwar gibt es bei der Online-Bewerbung den modernen Trend zur Bewerbung ohne Anschreiben. Das Bewerbungsschreiben bleibt aber weiterhin entscheidend für Berufseinsteiger oder Quereinsteiger, weil deren Lebenslauf noch nicht aussagekräftig genug ist oder nicht zu Branche und Beruf passt. Auch bei Lücken und Brüchen im Lebenslauf kann das Anschreiben diese erklären.

Ein modernes Anschreiben ist auch online nicht länger als maximal eine DIN A4 Seite und hebt sich in der modernen Bewerbung vor allem dadurch ab, dass es originell formuliert ist und die Motivation bzw. der Unternehmensbezug durchaus emotional beschrieben werden.

Das Bewerbungsanschreiben hat stets drei Bausteine, aufgebaut nach diesem Muster:

1. Briefkopf
   Absender, Empfänger, Datum, Betreffzeile
2. Anschreiben
   Anrede, Einleitung, Hauptteil mit Bezug zur Stelle
3. Schlussteil
   Schlusssatz, Grußformel, Unterschrift, Anlagenvermerk (optional)

Lebenslauf in der Online Bewerbung

Der Lebenslauf in der Online-Bewerbung unterscheidet sich weder in Aufbau oder Inhalt von anderen Bewerbungen. Speziell beim Online-Lebenslauf müssen Sie aber im Hinterkopf behalten, dass Ihre Unterlagen womöglich zuerst von einer Software und KI geprüft und vorausgewählt werden.

Achten Sie deshalb unbedingt darauf, ein schlichtes Design ohne grafischen Schnickschnack zu wählen, damit ihn Maschinen korrekt interpretieren und auslesen können. Wir raten in dem Fall sogar zu einem einspaltigen Lebenslauf, der durch Tabstopps einen 2-spaltigen Charakter bekommt (siehe unsere Vorlagen oben).

Eine moderner Lebenslauf verfügt zudem über ein Kurzprofil, in dem Sie die wichtigsten Kompetenzen, Berufserfahrungen und Qualifikationen in 2-4 Sätzen zusammenfassen.

Ganz wichtig: Auch der CV ist immer individuell auf die jeweilige Stelle zugeschnitten und enthält wichtige Schlüsselwörter aus der Stellenanzeige. Vergessen Sie nicht, auch relevante Erfolge mit Zahlen oder wichtige Zusatzqualifikationen mit entsprechendem Level anzugeben. Hohe Übersichtlichkeit und Lesefreundlichkeit bleiben weiterhin oberste Pflicht.

Zeugnisse und Zertifikate

Ob und welche Zeugnisse, Zertifikate und Urkunden Sie für die Online-Bewerbung benötigen, kann von Stelle zu Stelle variieren. Ausgewählt bzw. hochgeladen werden aber immer nur aktuelle Zeugnisse und Zertifikate, die hohe Relevanz für die Position haben und wichtige Qualifikationen in der Bewerbung belegen oder bestätigen.

Teilweise steht bereits in der Stellenausschreibung, welche Anlagen gewünscht werden, teils gibt es spezielle Vorgaben im Online-Formular. In der Regel werden aber folgende Zeugnisse und Zertifikate zur Online-Bewerbung benötigt:

• Zeugnis des höchsten Bildungsabschluss (Ausbildung, Studium)
• Bis zu 3 aktuelle Arbeitszeugnis der vergangenen 10 Jahre
• Zwischenzeugnis – etwa bei diskreter Bewerbung
• Bis zu 3 Zertifikate von relevanten Weiterbildungen
• Falls verlangt: Gesundheits- und Führungszeugnis

Je mehr Berufserfahrungen Sie haben, desto unwichtiger werden Praktikumszeugnis oder Schulzeugnisse. Grundschulzeugnisse lassen Sie immer weg.

Was sind die Vor- und Nachteile der Online-Bewerbung?

Auch wenn die Online-Bewerbung heute Standard im modernen Recruiting-Prozess ist: Sie bietet Bewerberinnen und Bewerbern nicht nur zahlreiche Vorteile, sondern auch ein paar Herausforderungen und Nachteile mit sich. Abschließend unser zusammenfassender Überblick:

Vorteile der Online-Bewerbung

• Schnelle Reaktion

  Digitale Bewerbungsformen sparen Zeit. Eine Online-Bewerbung kann sofort versendet werden, Wartezeiten durch Postwege oder Druck entfallen. Doppelter Vorteil: Bei kurzen Bewerbungsfristen können Sie immer noch rechtzeitig reagieren.

• Weniger Kosten

  Eine Online-Bewerbung spart bares Geld. Druck-, Papier-, Mappen- und Versandkosten gibt es hierbei nicht. Das ist überdies umweltfreundlich und effizient. Vor allem, wenn Sie mehrere Bewerbungen schreiben müssen.

• Direkte Nachverfolgung

  Viele Jobbörsen und Bewerberportale bieten Tools zur Statusverfolgung der Bewerbung. So sehen Sie direkt und transparent, ob Ihre Unterlagen eingegangen sind und wo Sie sich im Auswahlprozess befinden.

• Größere Reichweite

  Die Online-Bewerbung ist längst auch internationaler Standard. Entsprechend können Sie sich darüber auch ganz unkompliziert im Ausland bewerben. Besonders für Fachkräfte mit digitalem Know-how ist das ein Wettbewerbsvorteil.

• Einfache Ergänzung

  Digitale Bewerbungsunterlagen lassen sich bei Bedarf einfach anpassen. Ob Kurzbewerbung oder aussagekräftige Bewerbung: Änderungen bei den Anforderungen sind schnell umgesetzt.

• Digitale Erweiterung

  Ein weiterer Pluspunkt: Sie können klickbare Links zu Social-Media-Profilen, Bewerbungsvideo oder Bewerbungshomepage einfügen. Damit präsentieren Sie sich professionell und multimedial, ohne zusätzlichen Aufwand.

Nachteile der Online-Bewerbung

• Technische Hürden

  Für eine erfolgreiche Online-Bewerbung benötigen Sie ein technisches Grundverständnis. Nicht jede oder jeder Bewerbende ist geübt im Umgang mit Online-Formularen oder Textverarbeitungsprogrammen. Fehler bei Formatierung oder Upload können die Chancen reduzieren.

• Fehlende Persönlichkeit

  Angaben in Textfeldern können schnell unpersönlich wirken. Die persönliche Note über Design und Gestaltung oder einen besonderen Sprachstil gehen im Online-Formular verloren. Kandidaten werden anonymer.

• Unsicherer Datenschutz

  Die Übermittlung sensibler Daten über das Internet birgt immer Risiken. Unterlagen sollten Sie nur auf seriösen Bewerbungsplattformen und über verschlüsselte Verbindungen hochladen. Andernfalls droht Missbrauch.

• Mehr Konkurrenz

  Weil sich Online-Bewerbungen ebenso einfach wie schnell verschicken lassen, erhalten Unternehmen meist eine große Anzahl an Einsendungen – und die Zahl der Mitbewerber steigt. Umso wichtiger wird, die Unterlagen besonders professionell und individuell zu erstellen.

• Automatische Auswahl

  Immer mehr Unternehmen setzen heute sog. Applicant Tracking Systeme (ATS) ein, um eingehende Bewerbungen automatisch vorzufiltern. Formatierungsfehler oder unpassende Schlagwörter können dazu führen, dass selbst passende Talente aussortiert werden – trotz vorhandener Qualifikation.

Grundsätzlich überwiegen die Vorteile bei der Online-Bewerbung, solange Sie relevante Keywords verwenden und auf eine weiterhin hohe Qualität der Texte und Dokumente achten. Generell aber gilt: Halten Sie sich bitte immer an die Bewerbungsform, die in der Stellenanzeige verlangt wird.

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