Professionelle Bewerbung schreiben: Vorlage + Anleitung

Definition: Was ist eine professionelle Bewerbung?

Eine professionelle Bewerbung ist eine individuell auf die angestrebte Position, Branche und das jeweilige Unternehmen zugeschnittene Bewerbung. Dazu gehören in Deutschland typischerweise ein Bewerbungsschreiben, tabellarischer Lebenslauf sowie relevante Anlagen wie Zeugnisse oder Arbeitsproben.​

Ziel einer professionellen Bewerbung ist, einen positiven und „professionellen“ Eindruck zu hinterlassen sowie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch zu erhalten. Standard ist dabei heute in Deutschland die sogenannte E-Mail-Bewerbung bzw. Online-Bewerbung. Professionell ist aber genauso die klassische Bewerbungsmappe in Papierform, wenn diese verlangt wird.

Merkmale einer professionellen Bewerbung

• Passgenauigkeit

  Die Bewerbungsunterlagen und Inhalte sind exakt auf die Anforderungen der Stellenausschreibung zugeschnitten, die genannten Qualifikationen haben einen klaren Bezug zur ausgeschriebenen Position.​

• Aussagekraft

  Ob Initiativbewerbung, Kurzbewerbung: Die Unterlagen liefern eine schlüssige Argumentation, warum die Bewerberin oder der Bewerber die beste Besetzung für die Stelle ist.​

• Authentizität

  Der Sprachstil und die Motivation spiegeln die Persönlichkeit des Kandidaten realistisch und glaubwürdig wider. Sie passen aber genauso zu Beruf und Branche und bauen dadurch Vertrauen auf.

• Individualität

  Gestaltung, Design und Formulierungen der Bewerbung sind einzigartig und heben sich positiv von Standardvorlagen ab.​ Damit scheiden die typischen Bewerbungs-Generatoren übrigens aus!

• Fehlerfreiheit

  Die Unterlagen enthalten keine Rechtschreib-, Grammatik- oder Formatierungsfehler (siehe: DIN 5008) und sind formal korrekt aufgebaut in der heute üblichen Reihenfolge.​

Professionelle Bewerbung Vorlage kostenlos

Nutzen Sie als Basis für die Gestaltung und das Layout Ihrer professionellen Bewerbung gerne unsere modernen und kostenlosen Bewerbungsmuster und Designs. Wir stellen Ihnen unsere kostenlosen Vorlagen in Word gleich als komplettes Set für Anschreiben, Deckblatt und Lebenslauf zur Verfügung:

Mehr als 100 weitere Gratis-Vorlagen und Bewerbungsdesigns finden Sie in unserem Download-Bereich:

Zu den kostenlosen Vorlagen

Welche Unterlagen gehören in eine professionelle Bewerbung?

Professionelle Bewerbungsunterlagen können insgesamt bis zu 10 DIN A4 Seiten umfassen. Grundsätzlich gilt: Was in der Stellenanzeige explizit verlangt wird, dürfen Sie nicht weglassen. Ansonsten werden bei den Bewerbungsdokumenten Pflichtunterlagen und freiwillige Unterlagen unterschieden:

Bestandteile vollständiger Bewerbungsunterlagen

Aufbau vollständiger Bewerbungsunterlagen

Der Bewerbung Aufbau ist heute mehr oder weniger standardisiert. Die Reihenfolge der Unterlagen folgt daher meist diesem Muster:

Laden Sie sich zusätzlich unsere kostenlose Bewerbung Checkliste (PDF) herunter, um keine wichtigen Bestandteile zu vergessen.

Wie schreibe ich eine professionelle Bewerbung?

Eine professionelle Bewerbung – ob selbst erstellt oder schreiben lassen – zeichnet sich durch eine klare Struktur, eine individuelle und persönliche Ansprache sowie eine einheitliche Gestaltung aus. Alle enthaltenen Dokumente müssen zusammenpassen.

Wichtige Anforderungen an eine professionelle Bewerbung:

• Der Sprache und Design passen zu Beruf und Branche.
• Die Gestaltung der Unterlagen ist einheitlich.
• Die Inhalte sind schlüssig strukturiert.
• Die Bewerbung überzeugt durch hohe Übersichtlichkeit.
• Das Aufbau verstärkt relevante Skills für die Stelle.
• Die Texte beweisen hohe Sorgfalt und Qualifikation.
• Der Gesamteindruck weckt sofort Aufmerksamkeit.

Weil Bewerbungen heute oft schon bei der Vorauswahl von KI-Software gelesen und bewertet werden, sollten die Unterlagen und das Design schlicht sein. Faustregel: Maximal 2 Schriftarten, 3 Schriftgrößen, 1 Schmuckfarbe und so wenig Grafiken wie möglich!

Die folgende Anleitung basiert auf unserer 20-jährigen Erfahrung und zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine professionelle Bewerbung erstellen:

Schritt 1: Stellenangebote analysieren

Jede Bewerbung beginnt mit der Jobsuche und Analyse der Stellenanzeigen. Diese finden Sie heute in zahlreichen Online-Jobbörsen und Metasuchmaschinen.

Bevor Sie irgendeine Bewerbung schreiben, sollten Sie die Angaben darin und das Anforderungsprofil genau auswerten. Stellen Sie dazu folgende Fragen:

• Was wird von Bewerbern erwartet?
• Welche Anforderungen und Qualifikationen muss ich mitbringen?
• Welche Unterlagen werden explizit verlangt?
• Gibt es einen Ansprechpartner (Name)?
• Muss ich Bewerbungsfristen beachten?
• Wie soll die Bewerbung geschickt werden (online, per Post)?

Was sind Muss- und Kann-Anforderungen?

Lesen Sie vor allem die geforderten Qualifikationen aufmerksam durch. Grundsätzlich wird zwischen Muss- und Kann-Anforderungen unterschieden:

1. Muss-Anforderungen

   sind von hoher Bedeutung und dürfen in der Bewerbung nicht fehlen. Sie stehen in der Stellenanzeige meist an erster Stelle und erkennbar an Formulierungen, wie: „setzen wir voraus.“, „Wir erwarten…“ Oder: „Unbedingt notwendig sind Erfahrungen in…“

2. Kann-Anforderungen

   sind weicher formuliert. Zum Beispiel: „Von Vorteil sind Kenntnisse in…“ Oder: „Idealerweise bringen Sie mit: …“ Bewerber, die auch diese Fähigkeiten nennen, haben einen Wettbewerbsvorteil. Ihr Fehlen ist aber kein K.O.-Kriterium.

Natürlich können Sie sich auch bewerben, wenn Sie nur 70 Prozent der Anforderungen erfüllen! Die Bewerbungschancen steigen aber, je mehr Schlüsselqualifikationen Sie in Ihrer Bewerbung nennen.

Schritt 2: Anschreiben formulieren

Das Bewerbungsschreiben bietet die Chance, sich positiv von der Masse abzuheben und die eigene Motivation zu begründen bzw. einen überzeugenden Unternehmensbezug (warum dieses Unternehmen, diese Stelle?) herzustellen. Es ist nie länger als eine DIN A4 Seite.

Aufgebaut wird das Anschreiben wie ein Geschäftsbrief: Ganz oben steht der sog. Briefkopf mit den Kontaktdaten des Absenders bzw. Bewerbers, darunter folgt die Empfängeranschrift, ein aktuelles Datum und die Betreffzeile, siehe Grafik:

Nutzen Sie bei allen Formulierungen möglichst eine aktive Sprache mit kurzen und prägnanten Sätzen – und vermeiden Sie den Konjunktiv („Ich würde…“), der klingt nie selbstbewusst.

Was schreibe ich im Betreff?

Der Betreff sollte möglichst prägnant und aussagekräftig sein (nie „Betreff“ oder „Btr.“ schreiben!). Er umfasst eine Zeile und wird höchstens durch eine „Bezugzeile“ mit Referenznummer ergänzt.

Beispiel:

• Bewerbung als Grafikdesigner Referenznummer 112233
  Ihre Stellenanzeige auf Karrierebibel.de am 5. Januar 2026

Was schreibe ich in der Einleitung?

Das Anschreiben beginnt möglichst mit einem originellen ersten Satz. Starten Sie mit Ihrer Motivation für diesen Job, Ihrem stärksten Argument oder Alleinstellungsmerkmal. Nur nicht mit: „hiermit bewerbe ich mich als“!

Beispiel:

• „Ich möchte Ihr Team verstärken und es noch ein bisschen hervorragender machen. Deshalb möchte ich Ihnen gleich zu Beginn drei Gründe nennen, warum Sie von mir als neuem Mitarbeiter profitieren werden: 1. …“

Was gehört in den Hauptteil?

Dieser Abschnitt dient dem Eigenmarketing und der Darstellung wichtiger sozialer Kompetenzen (Soft Skills). Zählen Sie diese aber nicht nur auf, sondern belegen Sie Kompetenzen durch konkrete Beispiele.

Beispiel:

• „Nachhaltige Kundenbeziehungen liegen mir von Natur aus am Herzen. Bei meinem aktuellen Arbeitgeber habe ich eigenständig ein Projekt initiiert, um das Bestandskundenmanagement zu optimieren. Die Kundenzufriedenheit stieg danach um ganze 15 Prozent.“

Wie stelle ich einen Unternehmensbezug her?

Ein erfolgreiches Anschreiben hat einen Bezug zum Arbeitgeber. Sagen Sie, warum diese Firma Ihr Wunscharbeitgeber ist. Schaffen Sie also eine Verbindung zwischen Werdegang und Job, sodass Ihre Bewerbung einen echten Mehrwert für die Firma schafft. Je praktischer und detaillierter, desto überzeugender.

Beispiel:

• „Ihren Fokus auf den Ausbau im Bereich Social Media teile ich zu 100 Prozent. Bereits bei meinem letzten Arbeitgeber habe ich ein Projekt angeregt, um sowohl Instagram als auch Youtube zum Ausbau der Kundenbeziehungen zu nutzen. Diese Erfahrungen möchte ich in Ihrem Team einbringen, um eine Content-Strategie zu entwickeln, mit der die Reichweite innerhalb von einem Jahr um mehr als 50 Prozent gesteigert werden kann.“

Was gehört in den Schlussteil?

Im Schlusssatz bekräftigen Sie Ihren Wunsch, für das Unternehmen zu arbeiten. Zeigen Sie Begeisterung und Leidenschaft! Falls verlangt, nennen Sie am Schluss Ihre Gehaltsvorstellungen oder den frühestmöglichen Eintrittstermin. Im letzten Satz leiten Sie zum Vorstellungsgespräch über und betonen, dass Sie sich darauf freuen.

Beispiel:

• „Gerne überzeuge ich Sie in einem persönlichen Gespräch davon, dass Sie mit mir einen ebenso engagierten wie erfahrenen Mitarbeiter gewinnen.“

Wie beende ich das Anschreiben?

Jedes Bewerbungsschreiben endet mit einer Grußformel („Mit freundlichen Grüßen“ – kein Komma danach!) und einer eigenhändigen Unterschrift (oder eingescannt). Datum und Unterschrift zeigen, dass alle Angaben wahr und aktuell sind.

Schritt 3: Lebenslauf erstellen

Ein professioneller Lebenslauf ist das Herzstück der Bewerbung. Standard ist der tabellarische Lebenslauf in „antichronologischer“ Reihenfolge. Bedeutet: Sie beginnen jeden Abschnitt mit der aktuellsten Position und gehen dann zeitlich zurück.

Ein moderner Lebenslauf hat eine maximale Länge von 1-3 DIN A4 Seiten und überzeugt durch hohe Übersichtlichkeit und eine klare Struktur.

Lebenslauf schreiben: Layout + Gliederung

In Deutschland enthält ein professioneller Lebenslauf grundsätzlich folgende Elementen in dieser Reihenfolge:

1. Titel

   Als Überschrift können Sie „Lebenslauf“ oder „Lebenslauf + Ihr Name“ wählen.

2. Persönliche Angaben

   Zu den persönlichen Daten gehören: Vorname, Nachname, vollständige Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse. Optional sind: Geburtstag und Geburtsort.

3. Angestrebte Position

   Kleiner Trick, große Wirkung: Nennen Sie im Lebenslauf die angestrebte Position aus der Stellenanzeige. Das beweist subtil Ihre Entschlossenheit und zeigt: „Diese Bewerbung ist keine Massenware!“

4. Bewerbungsfoto

   Laut AGG ist das Bewerbungsfoto heute freiwillig. Es wird von 90 Prozent der Personaler aber weiterhin gern gesehen und sollte von einem professionellen Fotografen sein.

5. Beruflicher Werdegang

   In diesem Abschnitt geht es um bisherige Jobs, Positionen, Berufe, Erfahrungen. Die Zeitangaben (Muster: „MM/JJJJ – MM/JJJJ“) stehen links, die Stationen rechts. Nennen Sie hier zuerst Jobtitel und Position (in Fettschrift). Darunter Arbeitgeber und korrekte Rechtsform (GmbH, AG, SE) und Firmensitz. Darunter folgen – stichpunktartig – Ihre Aufgaben und Erfolge. Ideal mit Zahlen.

6. Bildungsweg

   Der Abschnitt dient dem Nachweis fachlicher Qualifikationen – durch Studium, Ausbildung und Schule. Relevant ist nur der höchste Abschluss plus Note.

7. Besondere Kenntnisse

   In diesen Abschnitt kommen alle relevanten Zusatzqualifikationen: Fortbildungen, Zertifikate, Sprachkenntnisse (mit Level!).

8. Interessen und Hobbys

   Hobbys im Lebenslauf runden das Gesamtbild ab. Oft geben sie Aufschluss über wichtige Sozialkompetenzen wie Teamfähigkeit. Auch hier wählen Sie nach Relevanz aus: Soziales Engagement oder eigene Projekte überzeugen nur, wenn Sie zum Anforderungsprofil passen.

9. Ort, Datum, Unterschrift

   Auch der tabellarische Lebenslauf wird eigenhändig unterschrieben. Darüber steht das aktuelle (!) Datum und der Ort.

Download: Checkliste zum Lebenslauf (PDF)

Schritt 4: Anlagen auswählen

Zu einer professionellen und aussagekräftigen Bewerbung gehören immer relevante Anlagen (Ausnahme: formlose Bewerbung): Zeugnisse und Zertifikate, die vorhandene Erfahrungen und Qualifikationen durch neutrale Dritte oder Urkunden nachweisen.

Auch hierbei gilt: Wählen Sie aus! In die Anlagen gehören nur Dokumente, die für die angestrebte Position von Bedeutung sind. Je mehr Berufserfahrungen Sie haben, desto unwichtiger werden z.B. Zeugnisse aus Schule, Praktikum oder Ausbildung. Bei einer Bewerbung ab 30 oder 40 reichen der höchste Bildungsabschluss sowie 1-2 aktuelle Arbeitszeugnisse. Bei der Bewerbung ab 50+ brauchen Sie sogar nur noch maximal drei aktuelle Arbeitszeugnisse. Hier werden einschlägige Fortbildungen und aktuelle Zertifikate wichtiger.

Bewerbung schreiben lassen mit KI?

Eine professionelle Bewerbung zu erstellen, macht Mühe. Einige Bewerberinnen und Bewerber greifen deshalb heute auf kostenlose KI-Tools wie ChatGPT oder Perplexity zurück. Keine Frage, das hat viele Vorteile…

Vorteile einer KI-Bewerbung

• Zeitersparnis (Schnelle Erstellung in Sekunden)
• Kostenersparnis (KI-Tools sind meist gratis)
• Fehlerfreie Texte (Automatische Korrektur durch KI)
• Anpassbare Stile (je nach Prompt)

Vergessen Sie dabei allerdings nicht, dass die KI nur reproduzieren und nichts Neues erfinden kann! Die KI-Tools greifen letztlich nur auf Textdatenbanken zurück und mixen diese neu zusammen. Heraus kommt meist generischer Durchschnitt, Standardfloskeln oder sogar Quatschphrasen. Professionell ist das sicher nicht!

Ohne eigene Handschrift unprofessionell

Wir empfehlen daher ausdrücklich, KI nur zur Unterstützung, Recherche oder Inspiration zu nutzen, sich von Künstlicher Intelligenz aber keine Bewerbung schreiben zu lassen. Geübte Personaler (und deren KI-Bewerbermanagement-Systeme) erkennen solche vorgeschriebenen 0815-Unterlagen und sortieren diese meist sofort aus.

KI-Texte benötigen zwingend eine persönliche Nacharbeit, um die Inhalte authentisch und individuell zu gestalten. Beachten Sie dabei auch den Datenschutz und mit welchen persönlichen Daten Sie die KI füttern. Solche Online-Tools sind praktische Werkzeuge, die Bewerbern viel Arbeit abnehmen können. Sie sollten die eigene Handschrift aber nie vollständig ersetzen.

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