Notfallplan: Tipps zu Aufbau & Inhalt + kostenlose Vorlage

Was ist ein Notfallplan?

Der Notfallplan ist eine vorher festgelegte Strategie mit klaren Anweisungen für den Eintritt von unerwarteten Ereignissen, Krisen, Gefahren oder ernsten Problemen. Wenn alles schiefläuft, greift dieser Plan und soll größere Schäden verhindern, das Risiko reduzieren und die Handlungsfähigkeit des Betriebes sichern.

Einen solchen Notfallplan machen vor allem Unternehmen, um bei wirtschaftlichen Krisen oder anderen Situationen ein festes Vorgehen zu haben. Doch auch privat können Sie sich damit absichern. Es ist ein Plan B, den Sie in der Hinterhand haben, falls ein Vorhaben scheitert oder plötzliche Hindernisse auftauchen.

Notfallplan machen: 3 wichtige Elemente

Ziel ist immer, körperlichen und wirtschaftlichen Schaden abzuwenden – in manchen Fällen kann das eine das andere bewirken. Ein guter Notfallplan besteht daher aus folgenden Elementen:

1. Prävention
   Alles, was getan werden muss, um einen Notfall zu vermeiden.
2. Intervention
   Alle Maßnahmen, um größtmöglichen Schaden an Mensch, Umwelt und Unternehmen abzuwenden.
3. Postvention
   Schadensbegutachtung, Analyse und gegebenenfalls Verbesserung des bestehenden Notfallplans.

Wann braucht es einen Notfallplan?

Oft wird ein Notfallplan schlichtweg übergangen. Motto: Das brauchen wir doch nicht… Notfälle können aber schneller eintreten, als den meisten bewusst ist. Solche Krisen können verschiedene Auslöser haben:

Katastrophale Ereignisse

Hierbei ist die körperliche Unversehrtheit betroffen, auch kann die betriebliche Infrastruktur massiv darunter leiden. Katastrophen gefährden Menschen und das ökonomische Überleben des Betriebes. Gefahr droht zum Beispiel durch:

• Brände
• Explosionen
• Unfälle
• Naturkatastrophen

Potenzielle Schäden

Ein Notfallplan kann auch erforderlich sein, um eine ökonomische Krise rechtzeitig abzuwenden. Mögliche Szenarien sind:

• Ein Lieferant springt kurzfristig ab.
• Ein Großkunde mit riesigem Umsatz geht verloren.
• Die Qualität einer Lieferung entspricht nicht den Standards.
• Deadlines werden nicht eingehalten.
• Programme in der IT funktionieren nicht wie geplant.
• Der Kunde schmettert eine Idee kurzfristig ab oder hat große Änderungswünsche.
• Eine mündliche Zusage wird nicht eingehalten.

Beispiel für einen Notfallplan bei einem Brand

Ein Arbeitsunfall kann in jedem Betrieb passieren, doch auch ein Brand kann durch technische Defekte oder andere Ursachen entstehen. Mit einem Notfallplan sind Sie für den Ernstfall vorbereitet und alle Mitarbeiter wissen, was zu tun ist. Hier ein einfaches Beispiel:

1. Betroffenen helfen

Bringen Sie falls möglich Verletzte aus der Gefahrenzone und in Sicherheit.

2. Feuer melden

• Notfallnummer: 112
• Betriebsfeuerwehr: 01234/56789
• Wichtige Informationen: Wo brennt es? Was brennt? Gibt es Verletzte und Menschen in Gefahr?

3. Informationen

• Nächster Feuermelder: Im Flur links neben dem Aufzug
• Nächster Feuerlöscher: Rechts neben dem Eingang zum Büro (Bringen Sie sich nicht selbst in Gefahr)

4. Weitere Verhaltensregeln

• Verlassen Sie unverzüglich die Gefahrenzone
• Informieren Sie andere Mitarbeiter
• Nutzen Sie die gekennzeichneten Rettungswege
• Schließen Sie Türen und Fenster
• Begeben Sie sich zu Sammelstelle: Parkplatz P2
• Folgen Sie den Anweisungen der eintreffenden Feuerwehr

Vorlage: Wie sieht ein Notfallplan aus?

Für einen Notfallplan gibt es keine konkreten Vorgaben. Es ist kein offizielles Dokument und so können Sie selbst entscheiden, welchen Inhalt Sie aufnehmen und wie Sie den Plan gestalten. Wichtige Fragen, die Sie sich vorher stellen sollten, sind: Für welche Projekte und Situationen erstellen Sie den Notfallplan? Welche Vorgehensweisen, Lösungsvorschläge und Richtlinien sollen aufgenommen werden? Wie umfangreich muss der Plan sein?

In den meisten Fällen empfiehlt sich ein leicht zu überblickender Notallplan. Dieser gibt Struktur in einer schwierigen Phase und hilft dabei, den Überblick zu behalten. Unsere kostenlose Vorlage für einen Notfallplan zeigt ein simples Beispiel:

Download: Notfallplan Vorlage (PDF)

Inhalt: Was steht im Notfallplan?

Auch ohne konkrete Vorgaben zu Inhalt und Gestaltung muss der Notfallplan alle wichtigen Informationen enthalten. Ohne die passenden Inhalte ist das Dokument im Ernstfall keine Hilfe. Diese Aspekte sollte unbedingt abgedeckt sein:

• Auslöser
  Zum Notfallplan gehört der konkrete Auslöser, wann diese Strategie angewendet wird. Der Auslöser beschreibt die genaue Krise, Gefahr oder Situation, die zum Inkrafttreten des Notfallplans führt.
• Reaktion
  Zentraler Inhalt ist die Reaktion. Sie ist das festgelegte Vorgehen im Notfall. Der Plan beinhaltet notwendige Maßnahmen und Schritte, die für alle Beteiligten gelten. Wichtig ist auch eine Zuordnung, wer für die Durchführung der Maßnahmen verantwortlich ist.
• Information
  Der Notfallplan sollte wichtige Informationen enthalten, die für genau diese Situation benötigt werden. Das können Kontaktinformationen sein, aber auch Zugangsdaten, Dokumente oder andere benötigte Dinge.
• Kommunikation
  Wer muss informiert werden? Was wird weitergegeben? Gibt es eine Krisen-PR? Die notwendige und vorgeschriebene Kommunikation sollte im Plan enthalten sein.

Checkliste: Umfangreicher Inhalt eines Notfallplans

In großen Büros und Unternehmen gibt es häufig umfangreiche Notfallpläne, die alle notwendigen Informationen enthalten. Sie decken nicht ein konkretes Risiko ab, sondern werden allgemein für jede Art von größerem Notfall angefertigt. Speziell, wenn es um Gefahren für die Gesundheit geht oder Katastrophen drohen, sind diese Pläne wichtig und hilfreich. Die folgende Übersicht zeigt, was alles enthalten sein kann:

Notfallplan erstellen: 7 Schritte für die Umsetzung

Sie wollen einen guten Notfallplan erstellen? Dann haben wir zum Abschluss 7 Schritte, die Ihnen dabei helfen. Diese funktionieren auch als eine Art Checkliste, damit Sie an alles denken:

1. Denken Sie an den Worst Case

Negatives Denken und ständiger Pessimismus schadet. Für einen Notfallplan müssen Sie allerdings genau das tun. Gehen Sie nicht davon aus, dass alles gut verläuft, sondern stellen Sie sich den Worst Case vor. Nur so nehmen Sie die Risiken ernst und bereiten sich wirklich darauf vor.

2. Legen Sie mögliche Risiken fest

Was kann potenziell alles schiefgehen? Welche Risiken wurden vielleicht nicht bedacht oder falsch eingeschätzt? Nur durch kritisches Denken können Sie einen Notfallplan für alle möglichen Risiken aufstellen. Bei einem Projekt kann nicht nur an einer Stelle etwas schiefgehen. Ein umfangreicher Notfallplan deckt eine ganze Bandbreite an Fehlerquellen ab. Schauen Sie sich das gesamte Projekt an und fragen Sie sich: An welchen Stellen könnte es zu Komplikationen kommen?

Das gilt auch für Notfallpläne zur Betriebssicherheit. Überlegen Sie, welche Notfälle auftreten könnten und nehmen Sie diese Situationen in die Planung auf.

3. Bewerten Sie die Risiken

Sie haben eine große Liste mit potenziellen Risiken, doch nicht jedes braucht einen ausgefertigten Notfallplan. Theoretisch kann der Betrieb von einem Meteoriten getroffen werden. Das Szenario ist jedoch so unwahrscheinlich, dass Sie sich auf andere Krisen konzentrieren sollten. Bewerten Sie in diesem Schritt sowohl die Wahrscheinlichkeit einer Gefahr als auch die potenziellen Folgen. Je schwerwiegender die Konsequenzen und je höher die Eintrittswahrscheinlichkeit, desto dringender benötigen Sie eine gute Strategie als Absicherung.

4. Erstellen Sie die Notfallpläne

Nun geht es an die konkrete Erstellung. Für alle wichtigen Gefahren mit einer höheren Eintrittswahrscheinlichkeit sollten Sie einen Notfallplan erstellen. Achten Sie darauf, alle relevanten Informationen aufzunehmen. Der Plan soll in einer Krise weiterhelfen und nicht für Verwirrung sorgen. Wichtige Inhalte sind:

• Standort
  Wo genau befindet sich der Betrieb? Gibt es geografische Besonderheiten?
• Auslöser
  In welcher Situation wird der Notfallplan aktiviert?
• Maßnahmen
  Was genau ist zu tun? Welche Schritte werden eingeleitet?
• Pläne
  Wo befindet sich was? Was wird benötigt? Wo sind Rettungswege?
• Notfallmaßnahmen
  Wo sind Feuerlöscher, Feuermelder, Erste Hilfe Koffer oder andere Hilfsmittel?
• Notfallnummern
  Wie sind Feuerwehr, Polizei oder andere Rettungskräfte erreichbar?
• Verantwortliche
  Wer im Betrieb ist zuständig? Wer muss sofort informiert werden?

5. Holen Sie notwendige Genehmigungen ein

Notfallpläne müssen nicht nur erstellt, sondern auch genehmigt werden. Je nach Unternehmen und konkreter Situation ist dafür der Abteilungsleiter, ein direkter Vorgesetzter oder auch die Managementebene verantwortlich. Für Katastrophenpläne können Sie auch mit der zuständigen Feuerwehr oder anderen offiziellen Stellen zusammenarbeiten.

6. Informieren Sie die Mitarbeiter

Ein Notfallplan entfaltet nur seine Wirkung, wenn Mitarbeiter diesen kennen und sich im Ernstfall auch daran halten. Erstellen Sie den Plan nicht nur, sondern informieren und schulen Sie das Personal. Die Pläne müssen zugänglich aufbewahrt oder öffentlich angebracht werden. So kann sie jeder einsehen und danach handeln. Zur Vorbereitung können auch Maßnahmen wie Brandschutzübungen zählen.

7. Aktualisieren Sie vorhandene Notfallpläne

Es reicht nicht aus, einen Notfallplan zu erstellen und diesen über Jahrzehnte in einer Schublade liegenzulassen. Rahmenbedingungen ändern sich und so sollten Sie auch das geplante Vorgehen regelmäßig überarbeiten. Prüfen Sie, ob die enthaltenen Informationen weiterhin aktuell sind oder korrigiert werden müssen. Auch die Anweisungen zum Verhalten können sich nach einiger Zeit ändern.

4 häufige Fehler bei Notfallplänen

Zum Abschluss haben wir vier häufige Fehler bei Notfallplänen zusammengestellt, die Sie in Ihrem Unternehmen unbedingt vermeiden sollten:

• Unterschätzte Bedeutung
  Oft wird auf einen Notfallplan verzichtet, weil er für unnötig gehalten wird. Die Wahrscheinlichkeit für den Worst Case ist zwar gering – aber eben doch vorhanden. Unterschätzen Sie die Bedeutung einer guten Vorbereitung nicht.
• Unkonkrete Anweisungen
  Aus dem Plan muss eindeutig hervorgehen, was im Notfall zu tun ist. Vage Formulierungen, fehlende Informationen oder schwammige Aussagen machen einen Notfallplan nutzlos.
• Fehlende Information
  Mitarbeiter wissen oftmals gar nicht, dass es Notfallpläne für verschiedene Situationen gibt. Bei der Einarbeitung wurde es vielleicht einmal erwähnt, doch weiß kaum jemand über die Vorgaben Bescheid.
• Keine Aktualität
  Leider finden sich in Unternehmen immer wieder veraltete Notfallpläne. Was vor 10 oder 15 Jahren festgehalten wurde, ist mittlerweile längst überholt. Neue Risiken werden gar nicht berücksichtigt, vorhandene Informationen stimmen nicht mehr.

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