Problemlösung: In 4 simplen Schritten

Problemlösung: Universelle Erfolgseigenschaft

Problemlösung ist der strukturierte Vorgang, ein Problem zu erkennen und mit passenden Methoden zu überwinden. Ein Problem kann dabei viele unterschiedliche Formen haben: Es ist eine Aufgabe, Streitfrage oder ein Umstand, der Unzufriedenheit auslöst und davon abhält, ein berufliches oder privates Ziel zu erreichen. Anders ausgedrückt: Es ist eine Herausforderung, die Sie meistern müssen.

Die Fähigkeit zur Problemlösung (auch Problemlösungskompetenz genannt) ist dabei eine universelle Erfolgseigenschaft. Sie müssen immer wieder und in jedem Bereich Hürden überwinden. Durch eine gute und strukturierte Problemlösung kommen Sie deshalb in jedem Bereich Ihres Lebens weiter.

Problemlösung Psychologie: Wie reagieren Sie?

Problemlösung ist grundsätzlich für jeden gleichermaßen möglich. Natürlich unterscheiden sich Fähigkeiten und Wissen, doch die Baustelle ist eine andere: Es ist die Psychologie und Einstellung zu einem Hindernis. Für manche ist es eine Herausforderung, an der sie wachsen können – andere sehen in jeder Hürde ein unüberwindbares Hindernis. So ist es oft eine Frage des Selbstvertrauens.

Das hat spürbare Auswirkungen: Eine gelungene Problemlösung hängt davon ab, wie Sie damit umgehen und welche Problemlösungsstrategie Sie wählen. Leider wählen viele das falsche Vorgehen:

Flucht
Um eine Flucht handelt es sich, wenn Sie das Problem zwar erkennen, aber keine Maßnahmen ergreifen, um es zu beseitigen. Stattdessen ziehen Sie sich möglichst aus der Situation zurück und beschäftigen sich erst gar nicht mehr mit dem Thema.
Verdrängung
Eine klassische Vermeidungsstrategie ist auch die Verdrängung. Statt es anzupacken, reden die Akteure das Problem klein oder ignorieren es ganz. Ein ähnlicher Fehler ist, ein Problem zwar zu erkennen, den Fokus jedoch erst einmal auf etwas anderes zu legen.
Akzeptanz
Akzeptanz des Problems kann den Umgang erleichtern, bringt aber keine wirkliche Lösung. Diese Strategie eignet sich vor allem, wenn Sie wirklich nichts an einer Situation ändern können. Hier heißt es dann: Machen Sie das Beste daraus und akzeptieren Sie, dass die Dinge eben so sind.
Veränderung
Echte Problemlösung gelingt meist nur durch gezielte Veränderung. Sie müssen aktiv werden, Mut haben und Dinge bewegen. Wenn alles so bleibt, wie es schon ist, ändert sich auch an der fehlerhaften Situation nichts. Genau vor diesem Schritt haben aber viele Angst. Weil es einfacher ist, wählen sie deshalb eine andere Strategie.

Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind. (Albert Einstein)

In 4 simplen Schritten zur Problemlösung

In welcher Branche Sie auch tätig sind und mit welchen Problemen Sie es dort zu tun bekommen: Eine koordinierte Problemlösung ist immer noch der beste Weg, um schnell und zuverlässig zu einem passenden Ergebnis zu kommen. Auch wenn jede Situation anders ist, so lässt sich der Prozess in viel simple Schritte zusammenfassen, die Sie zielsicher von einem Problem zu einer Lösung führen:

1. Definition des Problems

Logischerweise muss der erste Schritt immer darin bestehen, das eigentliche Problem zu definieren. Was ist schiefgelaufen, was entspricht nicht dem erhofften Ergebnis? Hierbei kann ein Vergleich zwischen dem Soll- und dem Ist-Zustand helfen. Je konkreter hier das Problem definiert wird, desto besser kann später eine passende Lösung gefunden werden.

2. Analyse der Ursachen

Für eine gelungene Problemlösung und auch für das frühzeitige Vermeiden eines ähnlichen Fehlers in der Zukunft ist die Analyse der Ursachen unerlässlich. Wie konnte es zu dem Missstand kommen? Welche Faktoren haben dazu geführt, dass das Problem aufgetreten ist? Werden mögliche Ursachen aufgedeckt, kann an diesen Stellen gearbeitet werden.

3. Vorschläge zur Lösung

Sie wissen nun, was das Problem ist und wodurch dieses entstanden ist. Zeit, um sich mögliche Lösungen zu überlegen. Manchmal gibt es bereits Erfahrungswerte, die zu einer Lösung führen können. In anderen Fällen können Sie sich durch Kreativitätstechniken inspirieren lassen. Ein richtig oder falsch gibt es hier erstmal noch nicht.

4. Bewertung der Vorschläge

Erst im letzten Schritt erfolgt eine Bewertung der vorliegenden Lösungsvorschläge. Hier legen Sie fest, welche Vorschläge einer idealen Lösung am nächsten kommen. Dafür empfiehlt es sich, Kriterien festzulegen, welche die Lösung erfüllen muss. Ausgewählt und umgesetzt wird anschließend jener Lösungsvorschlag, der die Kriterien am besten erfüllt.

Sie können sich ebenso an der STAR-Methode orientieren – diese lässt sich genauso auf die Problemlösung abwandeln und anwenden:

Problemlösungsmethoden: 4 Beispiele

Es gibt nicht die eine perfekte Methode zur Problemlösung. Jede Herausforderung kann ein anderes Vorgehen benötigen, um erfolgreich zu sein. Trotzdem sollten Sie einige bekannte und oft genutzte Problemlösungsmethoden kennen. Diese fünf haben sich bereits in der Praxis bewährt:

5Why-Methode
Die 5Why-Methode hilft dabei, die Ursache für ein Problem zu bestimmen, einen Lösungsweg anzustoßen und in Zukunft ähnliche Schwierigkeiten zu vermeiden. Dabei wird fünf Mal (oder auch öfter) nach dem Grund gefragt, wobei immer weiter ins Detail gegangen wird. Beispiel: Warum konnte die Deadline nicht eingehalten werden? – Weil es Probleme in der Produktion gab – Warum gab es Probleme in der Produktion? Weil ein Materialengpass vorlag – Warum lag ein Materialengpass vor? Dieser Fragenablauf kann beliebig fortgeführt werden, um der Problemlösung zu helfen.
Ishikawa-Diagramm
Das Ishikawa-Diagramm soll die Ursache von Problemen visualisieren und so verdeutlichen. Das Diagramm zeigt die Hauptursachen als einzelne Stränge. Wichtig ist dabei auch eine Priorisierung, um die wahrscheinlichsten Ursachen zu identifizieren und das Problem wirklich an der Wurzel packen zu können. Auch sollten Kombinationen aus mehreren Auslösern nicht unbeachtet bleiben.
Prozessanalyse
Durch die Prozessanalyse werden Abläufe, aber vor allem auch Schwachstellen, Potenziale und Abweichungen zwischen dem aktuellen Zustand und dem angestrebten Ziel deutlich. Dabei werden die Prozesse möglichst systematisch analysiert und zerlegt, bis man dem Problem auf den Grund gehen kann.
Mindmap
Zum Schluss ein Klassiker: Die Mindmap eignet sich nicht nur für neue und kreative Ideen, sondern auch zur Problemlösung. Sie verdeutlicht grafisch die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Faktoren und hilft bei der Entwicklung geeigneter Lösungsstrategien.

Daran sollten Sie bei der Problemlösung unbedingt denken

Ein gut koordinierter Problemlösungsprozess ist bereits die halbe Miete. Es lässt sich aber durchaus noch mehr tun, um Probleme effizient zu lösen. In erster Linie geht es dabei um das Arbeitsumfeld. Wenn das nicht stimmt, entstehen eher neue Probleme, als dass sich bestehende lösen lassen. Wenn das nächste Mal im Büro ein Problem auftritt, sollten Sie unbedingt an diese drei Dinge denken, um zu einer guten Lösung zu kommen:

1. Fehler passieren nicht vorsätzlich

Es mag Ihnen manchmal vielleicht so vorkommen, doch in 99 Prozent der Fälle stimmt es wirklich: Keiner macht Fehler absichtlich. Es ist vielmehr so, dass das Gegenteil zutrifft. Mitarbeiter streben danach, einen möglichst guten Job zu erledigen. Anstatt ein Teammitglied für einen gemachten Fehler anzubrüllen, sollten Sie den Kollegen lieber animieren, das Problem selbst zu lösen. Aus dem Antrieb heraus, sein Bestes zu geben, wird er motiviert sein, eine passende Lösung zu präsentieren.

2. Viele Augen sehen mehr als nur zwei

Warum sollte sich nur ein einzelner Mitarbeiter oder vielleicht ein kleines Team mit der Lösung eines Problems beschäftigen? Vielleicht hätte ja ein anderer Kollege einen viel besseren Lösungsvorschlag. Beschränken Sie daher den Lösungsprozess nicht nur auf einen kleinen Teil, sondern beziehen Sie alle Mitarbeiter mit ein. Sprechen Sie es beispielsweise in einem Meeting an und bitten alle Anwesenden, sich Gedanken über eine mögliche Lösung zu machen.

3. Je größer das Interesse, desto besser die Leistungen

Natürlich lässt sich ein Mitarbeiter bestimmen, der für die Problemlösung zuständig ist. Ob dies auch der beste Kandidat für diese Aufgabe ist, bleibt jedoch zweifelhaft. Findet sich hingegen ein Mitarbeiter, der großes Interesse an genau dieser Herausforderung hat, sind auch bessere Lösungsvorschläge zu erwarten. Stellen Sie ein Problem also in die Runde, anstatt einen Mitarbeiter dazu zu verdonnern.

Probleme lösen durch Abwarten

Manchmal ist das Beste, das man tun kann, genau das Gegenteil dessen, was man tun will. Tatsächlich glauben viele, dass allein Handeln das Beste ist, um seine Ziele zu erreichen. Taten statt Worte. Meistens stimmt das auch. Aber eben nicht immer. In einigen Fällen sind Nicht-Handeln, Abwarten und Aussitzen die besseren Alternativen.

Verstehen Sie uns nicht falsch. Wir sprechen nicht von Tatenlosigkeit, Phlegma oder die Hände in die Hosentaschen zu stecken – wir meinen Wu Wei. Diese ursprünglich aus dem Taoismus entliehene Maxime, steht für bewusstes Handeln durch Nicht-Handeln. Sie steht für mehr Gelassenheit. Wer es aber lieber schematisch mag: Hier unser ultimatives Problemlösungs-Flussdiagramm samt kleinem Augenzwinkern: