Was heißt delegieren?
Delegieren bedeutet, dass Sie Aufgaben, Verantwortung oder Kompetenzen an andere übertragen. Typischerweise sind es Vorgesetzte, die Projekte und ToDos an die Mitarbeiter weitergeben, doch auch innerhalb eines Teams können einzelne Aufgaben delegiert werden. Statt Dinge selbst zu erledigen, übernimmt jemand anderes die Bearbeitung.
Ziel hinter dem Delegieren ist jedoch nicht, sich selbst freie Zeit und einen entspannten Arbeitstag zu verschaffen. Durch erfolgreiches Delegieren soll der Fokus auf den wirklich wichtigen Aufgaben liegen und die vorhandene Zeit sowie die Fähigkeiten aller Mitarbeiter bestmöglich genutzt werden.
Erfolgreich delegieren: Gute Gründe
Warum überhaupt delegieren, wenn man auch alles selbst machen kann? Die einfache Antwort: Weil keiner alles kann – und schon gar nicht gleich gut. Zu glauben „Wenn ich es nicht mache, wird es nicht so gut“ ist oft reine Selbstüberschätzung. Natürlich können Sie einiges sehr gut, in anderen Bereichen sind Kollegen aber besser.
Delegieren hilft dabei, effizienter zu arbeiten. Wer immer alles machen will, setzt keine Prioritäten und verschwendet Zeit und Energie für Aufgaben, die jemand anderes schneller und besser erledigen könnte. Gerade Führungskräfte müssen deshalb delegieren, um sich überhaupt arbeitsfähig zu sein und die eigene Funktion zu erfüllen. Wer Aufgaben abgibt, profitiert gleich mehrfach davon:
- Sie können sich auf wesentliche Aufgaben konzentrieren.
- Sie liefern bessere Ergebnisse werden, weil Sie fokussieren.
- Sie werden zum echten Experten und Spezialisten für Ihren Bereich.
- Sie arbeiten effizienter.
- Sie verbessern die Kommunikation.
- Sie nutzen vorhandene Ressourcen bestmöglich aus.
- Sie haben weniger Stress.
- Sie trainieren Ihre Sozial- und Führungskompetenzen.
Richtig umgesetzt stärkt das Delegieren auch die Mitarbeiterbindung und Motivation. Wer nicht nur langweilige Routineaufgaben überträgt, demonstriert seinen Mitarbeitern gegenüber Wertschätzung und Vertrauen.
Warum werden Aufgaben nicht weitergegeben?
Trotz vieler Vorteile zeigt die Praxis im Job: Aufgaben werden nur selten delegiert, sondern am Ende doch selbst gemacht. Chefs kümmern sich um alles selbst und auch Mitarbeiter übernehmen Aufgaben, für die ein Kollege besser qualifiziert wäre oder mehr Erfahrung mitbringt. Aber warum fällt das delegieren so schwer?
Die größte Hürde ist die Akzeptanz der eigenen Schwächen. Es braucht Mut und Charakterstärke, um sich einzugestehen: Das kann jemand anders besser als ich. Hinzu kommen weitere Gründe, weshalb das Delegieren schwerfällt:
- Sie fürchten, sie sehen dadurch weniger kompetent aus.
- Sie denken, das Ergebnis wird schlechter.
- Sie erkennen nicht, welche Aufgaben wirklich wichtig sind.
- Sie meinen, es dauert zu lange, es anderen zu erklären.
- Sie haben Angst davor, die Kontrolle abzugeben.
- Sie fürchten, die Übersicht über Abläufe zu verlieren.
- Sie wollen niemandem mehr Arbeit zumuten.
- Sie freuen sich über die verbundene Anerkennung.
Welche Aufgaben kann man delegieren?
Erfolgreich delegieren heißt natürlich nicht, dass Sie einfach alles an die Kollegen weitergeben. Wirklich sinnvoll wird es erst, wenn Sie abwägen und dann entscheiden, welche Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch bleiben und welche bei anderen Mitarbeitern besser aufgehoben sind. Im ersten Schritt sollten Sie sich dabei einige Fragen stellen. So verschaffen Sie sich einen besseren Überblick und können anstehende Projekte sortieren:
- Welche Aufgaben kann nur ich erledigen?
- Habe ich die Zeit, mich darum zu kümmern?
- Gibt es jemanden, der es besser kann?
- Ist es wichtig, dass ich es erledige?
Damit können Sie eine grobe Einteilung der Aufgaben erreichen und erkennen leichter, was Sie delegieren können und sollten. Schon dieser Schritt verbessert die Selbstorganisation und steigert die Effizienz.
Erfolgreich delegieren mit der Eisenhower-Methode
Systematischer können Sie die Entscheidung mit der Eisenhower-Matrix treffen. Das Credo hinter dem Prinzip: Mehr Führen, weniger durchführen. Dazu unterteilen Sie die Aufgaben zwei Kategorien: wichtig/unwichtig und eilig/nicht eilig.
Legen Sie dann ein Koordinatensystem mit vier Quadranten an – oben eilig, unten nicht eilig, links unwichtig, rechts wichtig. In diese Matrix tragen Sie Ihre Aufgaben ein.
- Den Quadrant links unten können Sie ignorieren. Was nicht wichtig und nicht eilig ist, sollte Sie nicht beschäftigen.
- Die Aufgaben im Quadranten unten rechts sollten Sie für einen späteren Zeitpunkt festlegen – sie sind wichtig, aber noch nicht dringend.
- Wichtige und dringende Aufgaben gehen Sie sofort selbst an.
- Der Quadrant oben links enthält (für Sie) unwichtige, aber dringende Aufgaben. Genau diese sollten Sie delegieren.
Sie müssen dazu nicht täglich eine Matrix erstellen. Das Prinzip wird schnell zur Gewohnheit und Sie können Aufgaben intuitiv zuordnen. Mit ein bisschen Übung wissen Sie sofort, was Sie selbst erledigen und was Sie besser delegieren sollten.
Welche Aufgaben kann man nicht delegieren?
Es gibt aber auch einige Aufgaben, die Sie nicht delegieren können – obwohl es manchmal sinnvoll wäre. Überträgt beispielsweise der Chef explizit Ihnen eine Aufgabe, können Sie diese nicht einfach an einen Kollegen weitergeben. Problematisch wird es auch, wenn der Mitarbeiter, zu dem eine Aufgabe am besten passt, gerade absolut keine freien Kapazitäten hat. Hier muss eine alternative Lösung gefunden werden – oder der Kollege muss seinerseits einige Aufgaben abgeben, die nicht seiner Expertise entsprechen.
Erfolgreich delegieren: Mit diesen 12 Tipps
Nach der Theorie ist es nun Zeit für die Praxis: Wie klappt erfolgreiches Delegieren im Arbeitsalltag? Dazu haben wir insgesamt 12 Tipps für Sie zusammengestellt:
1. Aufgaben identifizieren
Im ersten Schritt müssen Sie immer die Aufgaben identifizieren, die Sie delegieren wollen. Dies sollte niemals willkürlich geschehen oder nur eine Möglichkeit sein, die eigene Aufgabenlast zu reduzieren. Richtig delegieren bedeutet immer auch, dass Sie die richtigen Aufgaben weitergeben.
2. Idealbesetzung finden
Sie wollen nicht nur Arbeit wegschaffen, sondern sie genau der Person geben, die das beste Ergebnis liefert. Das ist nicht immer der Kollege, der gerade am wenigsten zu tun hat. So müssen Sie Zielkonflikte lösen. Wenn der Leistungsträger gerade beschäftigt ist, müssen Sie zwischen dem vorhandenen Zeitrahmen, den Erwartungen und einer möglichen Zweitbesetzung abwägen.
3. Aufgabenstellung klären
Briefen Sie den Kollegen, den Sie mit einer Aufgabe betrauen möchten und liefern Sie dabei alle wichtigen Informationen. Mit einer kurzen Mail „Hey, mach das mal eben…“ ist es nicht getan. Der Mitarbeiter ist verärgert und frustriert oder es kommt sogar zu unnötigen Fehlern, weil die Aufgabe nicht klar ist. Nehmen Sie sich die Zeit, um die Aufgabenstellung genau zu erklären und keinen Raum für Missverständnisse zu lassen.
4. Ziele erläutern
Denken Sie auch daran, die konkreten Ziele und Erwartungen zu erläutern. Was muss beim Ergebnis unbedingt erreicht werden und welche Bedeutung hat die Aufgabe, die Sie übertragen? Erklären Sie beispielsweise, warum die Aufgabe für ein Projekt wichtig ist und wie die nachfolgenden Schritte aussehen. So ist klar, worauf es ankommt und wo die Prioritäten liegen.
5. Transparenz schaffen
Haben Sie jemandem Verantwortung oder Kompetenzen übertragen, sollten das alle anderen wissen. Nur so wird der Kollege erst handlungs- und durchsetzungsfähig. Überdies signalisieren Sie ihm und anderen so, welches Vertrauen Sie in den Kollegen und dessen Fähigkeiten stecken. Das spornt zusätzlich an.
6. Voraussetzungen schaffen
Machen Sie es dem oder den Kollegen möglich, die Aufgabe auch wirklich zu erledigen. Versorgen Sie diese mit allen Informationen, die dafür erforderlich sind. Zum Beispiel: Wo finde ich alle Unterlagen zum Projekt? Wie ist der aktuelle Stand? Wer ist der Ansprechpartner beim Kunden? Welche Deadlines müssen eingehalten werden? Zugleich sollten die Kollegen sich alle notwendigen Ressourcen beschaffen können – etwa Zugänge zu bestimmten Programmen.
7. Timing optimieren
Gehen Sie nicht 10 Minuten vor Feierabend zu einem Kollegen, um Aufgaben zu delegieren, die am nächsten Tag fertig sein müssen. Hier ist Frust garantiert. Auch wenn es manchmal dringend ist, sollten Sie an das passende Timing denken und nicht erst auf den letzten Drücker Aufgaben abgeben.
8. Rückfragen beantworten
Geben Sie Ihrem Kollegen die Sicherheit, dass dieser sich jederzeit mit Fragen an Sie wenden kann. Damit zeigen Sie, dass es Ihnen nicht darum geht, Arbeit abzuschieben, sondern dass Sie immer noch in die Aufgabe involviert sind. Machen Sie klar, dass Sie bis zum Abschluss als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
9. Limits setzen
Auch das gehört zum Delegieren: Kommunizieren Sie klare Zeitvorgaben, bis wann etwas fertig sein muss. Solche Vorgaben stärken die Disziplin und garantieren, dass Projekte nicht in Verzug geraten. Damit sollen Sie den Kollegen nicht unter Druck setzen. Erklären Sie besser sachlich, wie die weiteren Prozesse von der rechtzeitigen Fertigstellung abhängen.
10. Freiheiten lassen
Versuchen Sie nicht anderen vorzuschreiben, wie diese etwas erledigen sollen. Letztlich übertragen Sie immer nur ein Ziel, ein angestrebtes Ergebnis. Für den Lösungsweg sollten Sie den Kollegen eigene Entscheidungen treffen lassen. Erinnern Sie sich daran: Oft ist dieser besser qualifiziert oder hat ähnliche Projekte schon öfter gemacht, als Sie selbst. Wenn Sie hingegen jeden einzelnen Schritt bis ins Detail vorgeben, ist es kein Delegieren mehr, sondern eine Vorschrift.
11. Verantwortung abgeben
Ein wichtiger Grundsatz: Es werden nicht nur Aufgaben, sondern immer auch Verantwortungen delegiert. Sie können nicht von einem Kollegen verlangen, dass er eine Aufgabe übernimmt, während Sie weiterhin die Verantwortung dafür tragen wollen. Das gilt auch für Führungskräfte. Auch als Chef müssen Sie bereit sein, die Verantwortung zu übertragen und den eigenen Mitarbeitern zu vertrauen.
12. Feedback geben
Nach abgeschlossener Aufgabe sollten Sie immer ein Feedback geben. Ein wichtiger Teil davon ist ein Dankeschön. Zeigen Sie, dass Sie den Einsatz honorieren und zu schätzen wissen. Führungskräfte können hier auch konstruktive Kritik üben, damit es beim nächsten Mal noch besser klappt.
Checkliste: Erfolgreich delegieren
Fehler beim Delegieren vermeiden
Beim Delegieren gibt einige Fehler, die immer wieder gemacht werden. Diese sollten Sie vermeiden, damit die Weitergabe von Aufgaben wirklich gelingt und Mitarbeiter nicht frustriert oder demotiviert sind. Die folgenden Fehler sollten Sie umgehen, damit das Delegieren gelingt und zur Produktivität beiträgt:
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Unklare Vorgaben
Achten Sie darauf, dass Ihr Gegenüber wirklich verstanden hat, was er erledigen soll. Nicht jeder Mitarbeiter gibt Unklarheiten von sich aus zu. Fragen Sie deshalb nach, ob noch etwas unklar ist. Sie können den Mitarbeiter auch in eigenen Aufgaben die Aufgabe wiederholen lassen. Das zeigt, ob er wirklich weiß, worum es geht.
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Ständiges Einmischen
Mikromanagement hat nichts mit dem erfolgreichen Delegieren zu tun. Mit der Aufgabe geben Sie auch die Kontrolle und Verantwortung ab. Halten Sie sich zurück und funken Sie dem Mitarbeiter nicht ständig dazwischen. Wenn Sie andere nicht eigenständig arbeiten lassen, können Sie es auch gleich selbst machen.
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Ausbleibende Kontrolle
Bei allen Freiheiten und großer Eigenverantwortung gehört die (abschließende) Kontrolle zur Delegation. Nur so können Sie Mitarbeiter für eine gute Arbeit loben und mögliche Fehler fürs nächste Mal ausbessern. In jedem Fall sollten Sie zum Schluss Wertschätzung zeigen, damit Kollegen auch in Zukunft motiviert Aufgaben übernehmen.
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