Bedeutung: Was ist chronischer Zeitmangel?

Chronischer Zeitmangel (synonym: Zeitknappheit) beschreibt das regelmäßige Fehlen von ausreichender Zeit für Aufgaben, die erledigt werden müssen. Gleichzeitig ist der Begriff ein Widerspruch in sich: Jeden Tag gibt es gleich viel Zeit – 24 Stunden. Deshalb lässt sich Zeit auch nicht managen, wie es der Begriff „Zeitmanagement“ suggeriert. Sie vergeht immer gleich schnell.

Vielmehr entsteht Zeitmangel durch mangelhafte Zeitplanung bzw. Selbstorganisation: Betroffene bürden sich mehr auf oder lassen sich mehr aufbürden, als sie in der vorhandenen Zeit schaffen können.

Was sind die Ursachen für Zeitmangel?

Wer unter chronischem Zeitmangel, also häufiger Zeitknappheit leidet, macht meist mehrere Fehler gleichzeitig – die häufigsten Ursachen von Zeitmangel sind:

Knappe Zeiteinteilung
Wird die tatsächlich benötigte Zeit für eine Aufgabe oder ein Projekt unterschätzt, fehlt am Ende die Zeit. Die mangelhafte Zeiteinteilung führt dazu, dass die Deadline überschritten wird.
Falsche Prioritäten
Wer die richtigen Prioritäten setzt und zum Beispiel mit den wichtigsten und dringendsten Aufgaben beginnt (siehe: Eisenhower Prinzip), schafft mehr und wird meist rechtzeitig fertig.
Häufige Ablenkungen
E-Mails oder Meetings sind gefürchtete Zeitdiebe bzw. Zeitfresser. Ebenso Multitasking und regelmäßige Unterbrechungen. Sie kosten Konzentration und enorm viel Zeit, um zur eigentliche Aufgabe zurückzukehren.

All diese Zeitkiller sorgen regelmäßig dafür, dass wir in der geplanten oder vorgegebenen Zeit nicht fertig werden und uns verzetteln. Also den Mangel an Zeit beklagen.

Ist „nicht genug Zeit“ eine Ausrede?

Dazu muss man sagen, dass Zeitmangel auch nur vorgeschoben und eine faule Ausrede sein kann. Die hat im Wesentlichen zwei Funktionen:

Selbstschutz
Zeitmangel ist eine hervorragende Entschuldigung, Dinge nicht tun zu müssen. Durch den Verweis auf chronischen Zeitmangel oder Überforderung sollen eigene Versäumnisse verschleiert werden. Das delegiert Schuld und übergibt die Verantwortung an die Umstände.
Aufmerksamkeit
Wer über chronische Zeitknappheit klagt, sagt damit indirekt: „Ich habe Stress, ich leide und kämpfe.“ Die Opferrolle sorgt für Anteilnahme und Aufmerksamkeit (siehe: Stressgucker) – und wälzt Eigenverantwortung wieder ab.

Bedenken Sie: Wer Zeitmangel im Job beklagt, macht sich klein, hilflos und unselbstständig. Das kann zum Bumerang werden und die eigene Reputation nachhaltig beschädigen!

Was kann ich gegen chronischen Zeitmangel tun?

Einem chronischen Zeitmangel ist niemand ausgeliefert. Eben weil er häufig hausgemacht ist, lässt sich einiges dagegen tun. Hier ein paar bewährte Methoden und Tipps gegen häufige Zeitknappheit und für mehr Zeitersparnis:

1. Priorisieren

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Dann priorisieren Sie diese – zum Beispiel in einer To-Do-Liste oder in einem Tagesplan. Wichtig ist, dass Sie sich daran halten und genügend Zeitpuffer einplanen. Versuchen Sie nie mehrere Dinge auf einmal zu erledigen – funktioniert nicht!

Bei der Priorisierung hilft das schon erwähnte Eisenhower Prinzip ebenso wie die Alpen-Methode. Das Akronym ALPEN steht für:

Aufgaben aufschreiben
Länge einschätzen
Pufferzeit einplanen
Entscheidungen treffen
Nachkontrollieren

2. Abgrenzen

Wer seine Produktivität steigern und den chronischen Zeitmangel bekämpfen will, muss Störfaktoren beseitigen. Das gelingt einerseits durch konsequente Selbstdisziplin, aber auch, indem Sie anderen Grenzen setzen und zum Beispiel Nein sagen, wenn der Chef Ihnen mehr zumuten will, als zu schaffen ist. Abgrenzung ist manchmal schwer und kann Sympathien kosten, aber unvermeidbar wenn Sie Zeitverschwendung vorbeugen wollen.

3. Machen

Die 2-Minuten-Regel gehört zu den Werkzeugen des Selbstmanagements und ist die moderne Fassung des Sprichworts: „Was du heute kannst besorgen, verschiebe nicht auf morgen.“ Sie lautet: Alles, was Sie innerhalb von 2 Minuten oder weniger erledigen können, erledigen Sie sofort! Die Regel bekämpft akute Unlust, fördert die Selbstdisziplin und vermeidet das Problem der Prokrastination.

4. Deadlines

Kennen Sie das sogenannte Parkinsonsche Gesetz? Es sagt, dass wir immer genau so lange brauchen, wie uns Zeit zur Verfügung steht. Effekt: Wer sich keine Limits setzt, braucht länger. Zeitpuffer sind zwar hilfreich, setzen Sie aber auch sich selbst Grenzen, bis wann Sie die Dinge erledigt haben wollen. Sonst drohen wieder Schlendrian und Aufschieberitis.

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