E-Mail schreiben: Anleitung für Anfänger + 40 Tipps

Wie schreibe ich eine E-Mail richtig?

Jeden Tag werden mehr als 300 Milliarden E-Mails verschickt. E-Mails sind DAS Medium der modernen Kommunikation: Sie sind schnell, kurz, einfach und günstig. Doch bevor Sie auf den „Senden“-Button klicken, sollten Sie ein paar Grundregeln beachten – insbesondere bei Geschäftsmails.

Die wichtigste Regel: Beschränken Sie sich auf das Wesentliche! Unklare, überlange und unstrukturierte E-Mails sind echte Zeit- und Produktivitätskiller. Eine professionelle E-Mail schreiben Sie immer, wenn Sie diese Elemente beachten:

• Korrekte E-Mail-Adresse verwenden
• Aussagekräftige Betreffzeile formulieren
• Höfliche Anrede wählen
• Prägnante Einleitung nutzen
• Kompakten Hauptteil verfassen
• Positiven Schlusssatz schreiben
• Mit freundlicher Grußformel enden
• Ausführliche Signatur ergänzen

E-Mail schreiben: Deutsche Form

Ob Sie eine persönliche oder geschäftliche E-Mail schreiben: Zu einem professionellen Aufbau gehören immer:

• Kopfzeile (Sender- und Empfängeradresse)
• Betreff
• Anrede
• Inhalt (Einleitung, Hauptteil, Schluss)
• Grußformel und Name (+ Signatur)

Zusätzlich können Sie jeder E-Mail einen oder mehrere Anhänge hinzufügen (z.B. Dokumente, Bilder, Excel-Tabellen). Das folgende Beispiel zeigt den Aufbau einer klassischen, geschäftlichen E-Mail:

E-Mail richtig schreiben: Anleitung für Anfänger

Nach den Beispielen und Vorlagen, wie Sie eine E-Mail schreiben können, folgt nun eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine perfekte (geschäftliche) E-Mail. Diese können nicht nur Anfänger nutzen!

Die Tipps und Knigge-Regeln eignen sich ebenso für Profis, zur Bewerbung oder für den Kundenkontakt.

Schritt 1: E-Mail-Adressen

Bei jeder E-Mail muss die Empfänger-Adresse stimmen, sonst kommt sie nicht an (oder zurück). Buchstaben- oder Zeichendreher sind echte Killer.

Aber auch die eigene Absender-Adresse sollte seriös sein. Das gilt vor allem für geschäftliche E-Mails und bei der Bewerbung. Fantasienamen à la Superheld19@domain.de gelten als unprofessionell. Die ideale Mail-Adresse enthält den eigenen Vor- und Nachnamen und endet mit einer Firmen-Domain. Beispiel:

• vorname.nachname@firma.de

Schritt 2: Betreff

Eine richtige Betreffzeile kommt direkt zum Punkt und sagt, worum es in der Mail geht. Fassen Sie hierbei das Thema in 5-7 Worten zusammen. Stichpunkte reichen – es müssen keine ganzen Sätze sein. So kann der Empfänger gleich entscheiden, wie wichtig die E-Mail ist und ob er sie sofort öffnet und beantwortet.

Betreffzeilen Beispiele & Formulierungen

• Bewerbung für ein Praktikum im Bereich Social Media
• Bitte um Freigabe: Kurzkonzept für Messestand
• Zusammenfassung unseres Gesprächs vom 1. April
• Einladung zum Kick-Off-Meeting / 29.2., 10 Uhr

Bei diesen Mustern und Beispielen weiß der Empfänger sofort, worum es in der E-Mail geht. Ungeeignete Betreffzeilen sind Fragen („War das nötig?“), Sätze mit mehr als 60 Zeichen und mehrfache Ping-Pong-Mails („Re: AW: Re: AW: Re: AW: Terminabsprache Meeting“)

Schritt 3: Anrede

Vergleichbar mit Briefen gibt es auch bei E-Mails eine formelle und informelle Anrede. Die formelle Anrede nutzen Sie in der Regel in geschäftlichen E-Mails; private E-Mails können dagegen mit einer informellen Begrüßung beginnen. Beispiele…

Beispiele formelle Anrede

• Sehr geehrte(r) Frau/Herr Muster,
• Sehr geehrte Damen und Herren,

Beispiele informelle Anrede

• Hallo!
• Guten Tag,
• Liebe(r) …,

Falls Sie sich unsicher sind, sollten Sie sich immer für eine formelle Anrede entscheiden. Mit der höflichen Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ machen Sie nichts falsch.

Wichtige Anrede Regeln

1. Mehrere Personen
   Wenn Sie mehreren Personen in einer E-Mail schreiben, entscheidet im Geschäftsverkehr allein die Hierarchie: Zuerst wird die ranghöchste Person angesprochen. Ist keine Hierarchie erkennbar, wird aus Höflichkeit die Frau zuerst genannt.
2. Titel (Doktor, Professor)
   Akademische Titel sollten in der Anrede genannt werden, beim Professor fällt allerdings das „Herr“ bzw. „Frau“ weg. Richtig: „Sehr geehrter Professor Müller“ oder „Sehr geehrte Frau Dr. Schneider“.
3. Unbekannter Ansprechpartner
   Sind Ansprechpartner und Geschlecht unbekannt, nutzen Sie entweder die allgemeine Anrede-Formel „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder ein genderneutrales „Guten Tag“ oder „Hallo“.
4. Komma oder Ausrufezeichen
   Nach der Anrede kommt in der Regel ein Komma. Danach wird klein weitergeschrieben. Ein Punkt ist laut Duden falsch. Eine Alternative ist das Ausrufezeichen. In geschäftlichen E-Mails sollten Sie darauf aber verzichten – zu aggressiv.

Schritt 4: Einleitung

Die Einleitung sollte stets kurz ausfallen und Neugier wecken. In jedem Fall muss sie positiv sein, um das Interesse zu steigern. Geeignete Einleitungen sind ein kurzer Dank, ein Hinweis auf vergangene E-Mails oder eine Frage, die auf das Thema hinführt.

Je nach Anlass können Sie sich in der Einleitung auch kurz vorstellen. Als Faustregel aber gilt: Mehr als 1-2 Sätze sollte die Einleitung nicht umfassen. Beispiele für einen Einleitungssatz sind:

• Danke für Ihre schnelle Antwort…
• ich hoffe, Sie hatten einen schönen Urlaub…
• Vielen Dank für das angenehme Gespräch vergangene Woche…
• Sie suchen einen neuen Mitarbeiter im Bereich Social Media?

Schritt 5: Hauptteil

Der Hauptteil ist das Herzstück Ihrer E-Mail. Was immer Sie mitteilen wollen: Bringen Sie es einfach und prägnant auf den Punkt. Dabei helfen kurze Hauptsätze, kurze Absätze und einfache Worte. Nutzen Sie möglichst kein Fachchinesisch, keine Anglizismen oder unbekannte Abkürzungen (siehe: Bürosprache).

Für mehr Übersichtlichkeit und Struktur sorgen außerdem Hervorhebungen durch Fett- und Kursivschrift sowie kurze Listen. Sie helfen, wichtige Informationen sofort zu erkennen. Faustregel: Maximal 3-4 Sätze pro Absatz. Laut Studien werden E-Mails, die nicht mehr als 75 bis 100 Wörter enthalten am meisten beantwortet.

Schritt 6: Schluss

Der Schlusssatz rundet die E-Mail ab und hallt nach. Deshalb sollten Sie stets freundlich und positiv enden. Selbst wenn Sie eine Beschwerde-Mail schreiben, sollten Sie am Ende höflich und versöhnlich bleiben.

Profis empfehlen – je nach Inhalt – am Ende noch eine sogenannte Handlungsaufforderung (Fachbegriff: Call-to-action) zu schreiben. Verzichten Sie dabei auf den Konjunktiv – der schwächt jede Aussage wieder ab. Gute Beispiele:

• Ich freue mich auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
• Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Webseite unter: …
• Ich wünsche Ihnen ein erholsames Wochenende.

Die Formulierung „Vielen Dank im Voraus„ ist ebenfalls eine schöne Geste, wenn Sie sich für Bemühungen, Hilfe oder Geduld bedanken wollen. Generell gilt: Die Verabschiedung sollte nicht zu flapsig sein. Sie prägt den letzten Eindruck.

Schritt 7: Grußformel

Anrede und Grußformel bilden die Klammer jeder professionellen E-Mail. Ohne geht es nicht! Allgemein können Sie als Gruß immer enden mit: „Mit freundlichen Grüßen“ – das ist neutral und formal korrekt und drückt Wertschätzung aus. Es ist aber auch etwas langweilig.

Wer mit einer originelleren oder persönlichen Grußformel seine E-Mail abschließen will, kann ebenso folgende Beispiele schreiben:

• Freundliche Grüße
• Herzliche Grüße
• Beste Grüße
• Viele Grüße nach Köln
• Einen guten Start in die Woche wünscht Ihnen

Die Grußformel „Liebe Grüße“ sollten Sie in Geschäftsmails eher nicht nutzen – sie bleibt Freunden und guten Bekannten vorbehalten.

ACHTUNG: Nach der Grußformel kommt im Deutschen KEIN Komma! Das ist einer der häufigsten Schreibfehler in E-Mails und Briefen.

Schritt 8: Signatur

Ganz zum Schluss kommen unter die Grußformel, mit einer Leerzeile Abstand, Ihr Vor- und Nachname sowie die Signatur. Diese enthält bei Geschäftsbriefen den Firmennamen, Ihre Position und alle Kontaktdaten, ggf. Homepage und Social Media Accounts.

In E-Mail-Programmen wie Outlook oder Gmail können Sie die Signatur einmal einrichten und automatisch unter jede E-Mail einfügen lassen. Das spart Zeit und Arbeit. Teilweise ist es möglich, dabei auch ein kleines Foto von sich oder Firmenlogo einzubinden.

Eine E-Mail im Auftrag schreiben Sie übrigens, indem Sie vor Ihren Namen das Kürzel „i.A.“ setzen. Damit zeigen Sie an, dass Sie bevollmächtigt sind, die E-Mail im Auftrag eines anderen zu schreiben.

Schritt 9: Anhang

Wenn Sie einen Anhang der Mail anfügen (z.B. PDF, Screenshots), achten Sie darauf, dass die Gesamtgröße der E-Mail 5 MB nicht übersteigt. Größere Mails und Anhänge können schon mal an der Firewall oder dem Spam-Filter des Empfängers scheitern. Auf den Anhang sollten Sie zudem im Text verweisen.

WICHTIG: Kontrollieren Sie Ihre E-Mail vor dem Versenden immer auf Rechtschreibfehler oder fehlende Anhänge. Lieber einmal zu viel Korrekturlesen als eine peinliche Korrektur mailen müssen!

E-Mail schreiben: Tipps und Fehler

Wir stellen hier nochmal alle wichtig Tipps, Regeln und Fehler beim Schreiben einer E-Mail gegenüber:

10 Dinge, die Sie über E-Mails nicht wussten

Bonus-Tipp: So werden aus E-Mails keine Vendettas

Eine E-Mail ist schnell geschrieben und genauso schnell beantwortet. Fehlende Anrede, missverständliche Worte, ein falscher Tonfall – schon wird daraus ein heftiger Streit. Wenn Sie spüren, dass die Mails eskalieren, beenden Sie das Ping-Pong und greifen Sie lieber sofort zum Telefonhörer oder suchen Sie das 4-Augen-Gespräch!

Studien zeigen: Das persönliche Gespräch ist 34 Mal effektiver als eine E-Mail. Noch immer! Körpersprache, Mimik, Stimme und Tonfall gehören zur nonverbalen Kommunikation und vermitteln bis zu 60 Prozent der Botschaft.

Was andere dazu gelesen haben

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