Digitale Unterschrift erstellen & einfügen: Einfach erklärt!

Einfach erklärt: Was ist eine digitale Signatur?

Mit einer digitalen Unterschrift (synonym: digitale Signatur) werden elektronische Dokumente unterzeichnet. Sie ersetzt heute die handschriftliche Unterschrift in der digitalen Kommunikation.

Bei der digitalen Unterschrift gibt es verschiedene Formen, die nach der europäischen eIDAS-Verordnung (electronic Identification, Authentication and trust Service) in drei Sicherheitsstufen unterteilt sind:

1. Einfache Signatur

   Hierbei handelt es sich um die klassische Signatur in E-Mails. Sie enthält Name, Anschrift und Kontaktdaten. Auch eine gescannte handschriftliche Unterschrift zählt dazu.

2. Fortschrittliche Signatur

   Hierbei muss eine verschlüsselte Übertragung erfolgen. Sie ist dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet und identifiziert ihn. Das ebenfalls enthaltene Erstellungsdatum macht eine nachträgliche Veränderung erkennbar.

3. Qualifizierte Signatur

   Bei der qualifizierten Signatur findet die Übertragung und Archivierung über ein sicheres kryptografisches Verfahren statt. Dabei wird die Identität des Unterzeichnenden überprüft. Anbieter der qualifizierten Signatur müssen ein entsprechendes Zertifikat nachweisen.

Wie kann ich kostenlos eine digitale Unterschrift erstellen?

Wollen Sie eine handschriftliche Unterschrift digitalisieren, gibt es dafür zwei kostenlose Wege, der erste:

1. Unterschrift einscannen

   Unterschreiben Sie zunächst per Hand mit einem Stift auf leeren Blatt Papier. Scannen Sie anschließend das Blatt ein oder machen Sie ein Foto von der Unterschrift.

2. Unterschrift freistellen

   Laden Sie die Bild-Datei in einem Bildbearbeitungsprogramm (z.B. GIMP, kostenlos) und entfernen Sie den Hintergrund mit dem Zauberstab-Werkzeug. Alternativ: Remove.bg im Internet.

3. Digitale Unterschrift speichern

   Speichern Sie nun die digitale Unterschrift als .png (Nicht .jpg! Jpegs haben keinen transparenten Hintergrund). Die Signatur können Sie nun überall einfügen.

Die Alternative ist, die digitale Unterschrift auf dem Smartphone oder Tablet zu erstellen. Wählen Sie hierfür das Notizen-Programm und Stift-Werkzeug aus und unterschreiben Sie entweder mit einem Bildschirmstift oder dem Finger. Speichern Sie die Datei wieder im png-Format ab. Die Bildgröße sollte eine Breite von 800 Pixel haben.

Wie die digitale Unterschrift einfügen – in Word, PDF oder E-Mail?

Wenn Sie Ihre digitale Unterschrift für Dokumente nutzen und dort einsetzen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Unterschrift in Word einfügen

Wollen Sie die digitale Unterschrift in ein Word-Dokument einfügen, wählen Sie zunächst den Pfad: Einfügen ➠ Bilder ➠ Bild aus Datei. Suchen Sie im Dialogfeld den Ordner, in dem Sie Ihre Unterschrift gespeichert haben. Per Doppelklick wird die Unterschrift automatisch in das Word-Dokument eingefügt und kann dort an die passende Stelle verschoben werden.

Unterschrift in PDF einfügen

Soll eine digitale Unterschrift in ein PDF-Dokument eingefügt werden, müssen Sie zunächst den Adobe Acrobat Reader öffnen. Dort wählen Sie im Menü den Punkt „unterschreiben“ aus und gehen auf „Ausfüllen und Unterschreiben“. Im Menü wählen Sie nun „Selbst signieren“ aus und dann „Unterschrift hinzufügen“.

Unterschrift in E-Mail einfügen

Wenn Sie die digitale Unterschrift in eine E-Mail einfügen wollen, geht dies nur bei E-Mails im HTML-Format. Hier klicken Sie in der Menüleiste auf „Bilder einfügen“ und fügen die Unterschrift-Datei ein.

Arbeiten Sie mit Microsoft Outlook, lässt sich dort auch direkt die Unterschrift erstellen. Hierfür wählen Sie im E-Mail-Menü „Zeichnen“ aus und „Zeichenbereich“. Hier geben Sie mit Maus, einem Bildschirmstift oder dem Finger auf dem Touchscreen Ihre Unterschrift ein. Über Einfügen ➠ Signatur ➠ Signaturen speichern Sie diese als Vorlage ab.

Wann ist eine digitale Unterschrift gültig?

Ob eine digitale Unterschrift rechtswirksam ist, hängt von der Art der Dokumente sowie der Art der digitalen Unterschrift ab. Im Arbeitsleben gelten dabei folgende Regeln:

Einfache Signatur

• Abmahnung
• Bewerbung
• Abwicklungsvertrag
• Handlungsvollmacht

Qualifizierte Signatur

• Arbeitsvertrag
• Befristungsabrede
• Empfangsbekenntnis

Handschriftliche Signatur

• Arbeitszeugnis
• Kündigung
• Aufhebungsvertrag
• Betriebsvereinbarung
• Sozialplan

Digitale Unterschrift erstellen: Vorteile

Durch eine digitale Unterschrift lassen sich im Wirtschaftsleben Vertragsprozesse deutlich beschleunigen und die Kosten für den Austausch von Dokumenten auf Papier eliminieren. Die digitale Unterschrift bietet eine Reihe von weiteren Vorteilen:

• Zeit sparen

  Papierdokumente müssen hin und her geschickt werden – per Post. Bei der digitalen Unterschrift reicht der digitale Versand. Der geht schnell uns ist meist kostenlos.

• Örtlich ungebunden

  Digitale Dokumente werden direkt am Computer oder einem mobilen Gerät wie dem iPhone unterschrieben und innerhalb von Minuten weltweit versandt.

• Aufwand reduzieren

  Müssen mehrere Personen Dokumente unterzeichnen, müssen diese nicht persönlich zur Vertragsunterzeichnung zusammenkommen. Auch das händische Ausdrucken und Verschicken entfällt.

• Sicherheit erhöhen

  Vertrauliche Dokumente müssen in Unternehmen nicht mehr händisch durch Abteilungen gereicht werden. Das erhöht die Sicherheit.

• Einsatz unbegrenzt

  Eine digitale Unterschrift ist für vielfältige Dokumente rechtsgültig einsetzbar. Sie ersetzt eine handschriftliche Unterschrift in vielen Fällen wirksam.

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