Zwischenzeugnis beantragen: Anspruch, Inhalt, Vorlage

Zwischenzeugnis Vorlage: Aufbau + Inhalt

Ein vollständiges Zwischenzeugnis unterscheidet sich bei Aufbau und Inhalt kaum vom klassischen Arbeitszeugnis. Es muss ebenfalls „wahr“ und „wohlwollend“ geschrieben sein, offene Kritik ist verboten (§109 Abs. 2 GewO). Wesentlich darin sind sieben Bausteine, die jedes Zwischenzeugnis enthalten sollte (siehe Grafik):

Was muss in einem Zwischenzeugnis stehen?

1. Überschrift
   Hier reicht ein einfaches „Zwischenzeugnis“ als Überschrift.
2. Stammdaten & Personalien
   Wichtig für die Zuordnung sind Angaben zum Arbeitnehmer: Name, Geburtsdatum, Wohnort sowie Beginn des Beschäftigungsverhältnisses. Kein Ende, da fortlaufende Anstellung!
3. Stellenbezeichnung & Tätigkeitsbeschreibung
   Hier steht eine kurze Darstellung des Arbeitgebers, der Stelle und Funktion sowie einiger relevanter Aufgaben der Position im Unternehmen.
4. Leistungsbeurteilung & Sozialverhalten
   Arbeitsmotivation, Teamfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Verantwortungen, Erfolge, Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden (in dieser Reihenfolge!) – auf diesen Teil achten Personaler besonders in der Bewerbung.
5. Ausstellungsgrund
   Die Begründung, warum das Zwischenzeugnis angefordert wurde, ist optional. Idealerweise ist der Zwischenzeugnis Grund betriebsbedingt.
6. Schlussformel
   Der Dank für die bisherige Zusammenarbeit und Wunsch zur Fortsetzung sollte nicht fehlen.
7. Ort, Datum + Unterschrift
   Offizieller wirkt das Dokument mit einem Firmenstempel und ausgedruckt auf Firmenpapier.

Zwischenzeugnis Muster: Kostenlose Vorlage

Das obige Zwischenzeugnis Muster entspricht einem „sehr guten“ qualifizierten Zeugnis. Die Zwischenzeugnis Vorlage in Word samt Mustertext können Sie sich hier kostenlos herunterladen, editieren und jederzeit wiederverwenden:

Zwischenzeugnis Vorlage (Word)

Einfaches oder qualifiziertes Zwischenzeugnis?

Falls Sie ein Zwischenzeugnis anfordern, sollten Sie immer um ein „qualifiziertes Zwischenzeugnis“ bitten. Es ist viel aussagekräftiger. Allerdings müssen Sie das qualifizierte Zwischenzeugnis explizit beantragen. Andernfalls erhalten Sie oft nur ein „einfaches Zeugnis“. Der Unterschied:

• Das einfache Zeugnis enthält ausschließlich sachliche und neutrale Fakten: Was hat der Arbeitnehmer von wann bis wann gemacht? Welche Aufgaben übernahm er oder sie noch? Mehr nicht.
• Das qualifizierte Zwischenzeugnis enthält neben der Aufzählung von Tätigkeiten und Verantwortungsbereichen des Arbeitnehmers eine Bewertung der Leistungen und des Sozialverhaltens. Dazu zählen wichtige Soft Skills oder Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden.

Vorsicht Falle: Zwischenzeugnis immer im Präsens!

Das Zwischenzeugnis wird IMMER in der Gegenwartsform formuliert. Schließlich endet das Beschäftigungsverhältnis (noch) nicht. Sollte der Arbeitgeber die Vergangenheitsform wählen, kann der sprachliche Fauxpas Zweifel an den wahren Gründen Ihrer Kündigung säen. Das kann die Bewerbungschancen deutlich senken.

Zwischenzeugnis Formulierungen: Geheimcodes übersetzt

Achten Sie genau auf die Zwischenzeugnis Formulierungen. Insbesondere auf das, was zwischen den Zeilen steht. Hier können sich – beabsichtigt oder versehentlich – negative Botschaften und Geheimcodes verstecken, sogenannte „Kassiber“. Weil diese für Laien schwer zu entschlüsseln sind, finden Sie hier einige Beispiele, die Sie unbedingt prüfen sollten.

Schlechte Note im ersten Satz

Bereits in den Stammdaten und Personalien kann eine Gemeinheit stecken. Sie sollten hellhörig werden, wenn der Aussteller beispielsweise schreibt: „Herr … ist seit dem TT.MM.JJJJ in unserem Unternehmen angestellt.“ Oder: „Frau … ist seit dem TT.MM.JJJJ in unserem Unternehmen beschäftigt.“ – Beide Formulierungen („beschäftigt“, „angestellt“) klingen neutral, sind aber passive Formulierungen. Das ist ein Geheimcode für Mitarbeiter, die kein großes Engagement gezeigt haben.

Besser sind aktive Formulierungen, wie: „Frau … arbeitet seit dem TT.MM.JJJJ für unser Unternehmen.“ Oder: „Herr … ist seit dem TT.MM.JJJJ für unser Unternehmen im Bereich Marketing als Social Media Manager aktiv.“ Das zweite Beispiel ist noch aussagekräftiger, weil der Bereich genannt wird.

Leistungsbewertung und Verhaltensbeurteilung

Wesentlicher Teil im qualifizierten Zwischenzeugnis ist die Leistungsbewertung und Verhaltensbeurteilung. Auch hier verbergen sich Geheimcodes. Um dieses Zeugnisdeutsch zu übersetzen, gibt es einen guten Trick: Achten Sie auf Doppeldeutigkeiten – und nehmen Sie die negative Auslegung. Beispiele:

Arbeitsbefähigung (Fachwissen)

• Sehr gut
  „Er/Sie meistert neue Arbeitsaufgaben stets souverän und kann dank seines/ihres profunden Fachwissens jederzeit voll überzeugen.“
• Gut
  „Neue Arbeitssituationen bewältigt er/sie stets zur vollen Zufriedenheit.“
• Befriedigend
  „Seine/Ihre Arbeitsaufgaben bewältigt er/sie erfolgreich und kann durch Fachkenntnisse überzeugen.“
• Ausreichend
  „Dank seiner/ihrer Fachkenntnisse kann sich Herr/Frau _____ neuen Arbeitssituationen jederzeit anpassen.“
• Mangelhaft
  „Neuen Arbeitssituationen kann er/sie sich größtenteils problemlos anpassen und entspricht damit den Anforderungen der Position.“

Arbeitsbereitschaft (Engagement)

• Sehr gut
  „Er/Sie ist in höchstem Maße motiviert und zeigt stets außerordentliche Eigeninitiative und großes Engagement.“
• Gut
  „Er/Sie beweist stets großes Interesse und Eigeninitiative sowie eine vorbildliche Arbeitseinstellung und Motivation.“
• Befriedigend
  „Er/Sie zeigt große Initiative und viel Engagement bei der Arbeit.“
• Ausreichend
  „Er/Sie erledigt seine/ihre Aufgaben motiviert, gewissenhaft und mit viel Fleiß.“
• Mangelhaft
  „Er/Sie ist ingesamt motiviert bei der Arbeit und zeigt nach Anleitung Fleiß.“

Arbeitsweise

• Sehr gut
  „Die Aufgaben werden von ihm/ihr selbständig und stets mit äußerster Sorgfalt und größter Genauigkeit umgesetzt.“
• Gut
  „Herr/Frau _____ überzeugt durch hohe Sorgfalt, Selbstständigkeit und große Präzision.“
• Befriedigend
  „Er/Sie erledigt seine Aufgaben stets sorgfältig und zufriedenstellend.“
• Ausreichend
  „Er/Sie erledigt seine Arbeit mit Sorgfalt und Genauigkeit.“
• Mangelhaft
  „Bei der Erledigung seiner/ihrer angetragenen Aufgaben ist Herr/Frau _____ stets um Sorgfalt und Genauigkeit bemüht.“

Arbeitserfolg

• Sehr gut
  „Er/Sie zeigt jederzeit herausragende Arbeitsergebnisse und überzeugt durch bemerkenswerte Motivation sowie überdurchschnittliche Zielerreichung.“
• Gut
  „Herr/Frau _____ erzielt bei der Arbeit stets beste Ergebnisse und gute Qualität.“
• Befriedigend
  „Seine/Ihre Arbeitsergebnisse und Qualität liegen über dem Durchschnitt.“
• Ausreichend
  „Die erreichten Ergebnisse und die Arbeitsqualität entsprechen den kommunizierten Erwartungen.“
• Mangelhaft
  „Im Großen und Ganzen entsprechen die Arbeitsergebnisse unseren Erwartungen und sind angemessen.“

Sozialverhalten

• Sehr gut
  „Im Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden ist Herr/Frau _____ jederzeit vorbildlich, freundlich und überzeugt durch sein professionelles Auftreten.“
• Gut
  „Sein/Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden ist stets vorbildlich und freundlich.“
• Befriedigend
  „Der Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden ist professionell.“
• Ausreichend
  „Sein/Ihr Umgang mit Kollegen und Vorgesetzten ist stets freundlich.“
• Mangelhaft
  „Sein/Ihr Verhalten gegenüber Kollegen ist insgesamt angemessen.“

Zwischenzeugnis Schlussformel: Enorm wichtig!

Vor allem die Schlussformel kann negative Andeutungen enthalten. Eine vollständige Zwischenzeugnis Schlussformel enthält drei Elemente:

1. Ausstellungsgrund
2. Dank für die Zusammenarbeit
3. Wunsch zur Fortsetzung in Zukunft

Die Abschlussformel ist ein freiwilliger Zusatz im Zwischenzeugnis. Einen Anspruch darauf haben Arbeitnehmer nicht. Das macht die Abschlussformel und Zukunftswünsche umso wertvoller. Fehlen Teile davon oder die komplette Schlussformel, gilt das als negatives Zeichen.

Beispiel Ausstellungsgrund: „Das Zwischenzeugnis wird auf Wunsch von Herrn Mustermann ausgestellt.“ – Klingt harmlos, sagt aber subtil, dass der Mitarbeiter das Zeugnis nur bekommt, weil er das Unternehmen verlassen muss. Etwa wegen schlechter Leistungen. Positiver wäre: „Das Zwischenzeugnis wird aufgrund eines Wechsels in der Geschäftsführung erstellt.“ – Positiv ist das, weil der Zwischenzeugnis Grund nichts mit dem Mitarbeiter zu tun hat.

Habe ich Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch oder ein Recht auf ein Zwischenzeugnis. Es sei denn der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag regeln etwas anderes. Der gesetzliche Anspruch besteht im Arbeitsrecht nur auf ein Arbeitszeugnis am Ende des Beschäftigungsverhältnisses (daher auch „Endzeugnis“ oder „Abschlusszeugnis“).

Der Arbeitgeber kann sich sogar weigern, ein Zwischenzeugnis auszustellen. Die meisten Chefs rechnen bei der Bitte mit einem Jobwechsel und baldigen Kündigung. Denn das Zwischenzeugnis wird zu 80 Prozent für eine Bewerbung genutzt. Die Frage danach kann das Verhältnis zum Arbeitgeber negativ beeinflussen.

Häufige Fragen zum Zwischenzeugnis

Zwischenzeugnis Gründe: Wann beantragen?

Durchschnittlich alle zwei Jahre können Arbeitnehmer ein Zwischenzeugnis beantragen – etwa zur Leistungsbeurteilung. Je öfter und regelmäßiger Sie das Zwischenzeugnis anfordern, desto unverdächtiger wird es. Plausible Gründe für die Interimsbeurteilung sind:

• Betriebszugehörigkeit
  Wer einige Jahre im Unternehmen beschäftigt ist und in diesem Zeitraum noch nie eine schriftliche Bewertung der Arbeitsleistung erhalten hat, kann ein Zwischenzeugnis beantragen.
• Vorgesetztenwechsel
  Sie bekommen einen neuen Vorgesetzten? In dem Fall ist es ebenfalls üblich, Arbeitnehmern eine „Leistungsbeurteilung“ auszustellen.
• Versetzung
  Bei einer Versetzung wechseln Vorgesetzter und Arbeitsplatz. Die bisherigen Leistungen sollten daher schriftlich dokumentiert werden.
• Beförderung
  Ob Sie intern auf eine neue Position oder in eine andere Abteilung wechseln: Interne Jobwechsel sowie eine Beförderung rechtfertigen den Wunsch für ein Zwischenzeugnis.
• Weiterbildung
  Wer sich weiterbildet, zum Beispiel einen MBA oder andere Weiterbildungen absolviert, qualifiziert sich für höhere Stellen. Der Grund ist vergleichbar mit einer Beförderung.
• Arbeitsvertrag
  Einen rechtswirksamen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis haben Sie bei Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags. Schließlich müssen Sie bisherige Tätigkeiten nachweisen.
• Betriebsübernahme
  Bei Betriebsübernahmen oder Fusionen kommt es regelmäßig zu Entlassungen. Hierfür vorzusorgen, kann Ihnen niemand verübeln. Auch gehen mit Übernahmen Änderungen in der Organisationsstruktur einher. Ein guter Zwischenzeugnis Grund.
• Stellenabbau
  Das Unternehmen plant – betriebsbedingt – Stellen abzubauen. Zahlreiche Arbeitnehmer sollen ein Abfindungsangebot und einen Aufhebungsvertrag bekommen. Auch hier entspricht die Bitte für ein Zwischenzeugnis purem Selbstschutz.
• Insolvenz
  Droht dem Unternehmen ein Insolvenzverfahren, kann die Geschäftsleitung noch vorher Zwischenzeugnisse unterzeichnen. Diese Gelegenheit sollten Arbeitnehmer nutzen. Im laufenden Insolvenzverfahren muss der Insolvenzverwalter die Zeugnisse unterschreiben. Dass der die Leistungen der Mitarbeiter angemessen beurteilen kann, ist unwahrscheinlich.
• Elternzeit
  Eine längere Auszeit wie eine Elternzeit markiert eine Zäsur im Berufsleben. Es ist also legitim zu fragen, wo man aktuell und leistungsbezogen steht.
• Sabbatical
  Wer ein Sabbatical macht, nimmt ebenfalls eine längere Auszeit. Nicht selten zur beruflichen Neuorientierung. Auch hierfür sollten Sie ein Zwischenzeugnis beantragen.

Zwischenzeugnis beantragen: Muster

Wenn Sie ein Zwischenzeugnis anfordern wollen, ist das reine Formsache. Das qualifizierte Zwischenzeugnis beantragen Sie immer schriftlich – beim direkten Vorgesetzten. Alternativ können Sie die Bitte an die Personalabteilung richten. Für den Zwischenzeugnis Antrag reichen wenige Zeilen.

Zwischenzeugnis anfordern: Beispiele

Bitte um ein Zwischenzeugnis
Sehr geehrte Damen und Herren,

weil ich mich über meinen aktuellen Leistungsstand informieren möchte, bitte ich um die kurzfristige Ausstellung eines qualifizierten Zwischenzeugnisses innerhalb der kommenden zwei Wochen.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Wer mag, kann dem Antrag eine Begründung hinzufügen. Das entschärft die Anfrage, erforderlich ist die Begründung aber nicht. Im Folgenden finden Sie hierzu einige Beispiele.

Zwischenzeugnis bei internem Jobwechsel

Sehr geehrte Frau Muster,

aufgrund meines Wechsels in die Abteilung ____, bitte ich um die Ausstellung eines qualifizierten Zwischenzeugnisses zum TT.MM.JJJJ. Ich bedanke mich für die gute Zusammenarbeit und freue mich, wenn wir auch weiterhin gemeinsam am Erfolg dieses Unternehmens arbeiten.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Zwischenzeugnis bei Elternzeit

Sehr geehrte Damen und Herren,

weil ich demnächst in Elternzeit gehe, bitte ich um die Ausstellung eines qualifizierten Zwischenzeugnisses. Ich bedanke mich für die gute Zusammenarbeit und freue mich auf ein baldiges Wiedersehen.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Zwischenzeugnis bei Vorgesetztenwechsel

Sehr geehrter Herr Muster,

aufgrund Ihres Wechsels in eine andere Position, bitte ich um die Ausstellung eines qualifizierten Zwischenzeugnisses. Ich danke für die immer gute Zusammenarbeit und würde mich freuen, wenn wir in Kontakt bleiben.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Zwischenzeugnis nach langjährigen Unternehmenszugehörigkeit

Sehr geehrte Frau Muster,

ich freue mich, seit ____ Jahren Teil dieses erfolgreichen Unternehmens zu sein. Daher bitte ich um eine schriftliche Bewertung meiner bisherigen Arbeitsleistung. Bitte stellen Sie mir dazu ein qualifiziertes Zwischenzeugnis bis zum TT.MM.JJJJ aus. Ich freue mich auf eine weitere gute Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Zwischenzeugnis bei geplantem Stellenabbau

Sehr geehrte Frau Muster,

die Nachrichten über den geplanten Stellenabbau haben mich aufhorchen lassen. Ich bitte Sie daher um einen Überblick meiner bisherigen Leistungen. Hiermit beantrage ich ein qualifiziertes Zwischenzeugnis bis zum TT.MM.JJJJ. Haben Sie vielen Dank – ich freue mich auf eine weitere gute Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Zwischenzeugnis für Fortbildung

Sehr geehrter Herr Muster,

für die Teilnahme an der Weiterbildung „____“ benötige ich ein qualifiziertes Zwischenzeugnis. Ich bitte Sie daher darum, mir dieses bis spätestens zum TT.MM.JJJJ auszustellen. Ich danke Ihnen für die Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Zwischenzeugnis Frist: Wann bekomme ich es?

Eine feste Frist, bis wann der Arbeitgeber das Zwischenzeugnis ausstellen muss, gibt es nicht. Liegen allerdings triftige Gründe vor (Abteilungswechsel, baldige Elternzeit, Sabbatical), muss der Arbeitgeber der Bitte des Angestellten „unverzüglich“ nachkommen.

Wie wichtig ist ein Zwischenzeugnis?

Die Zwischenzeugnis Bedeutung wird oft unterschätzt. Es hilft vor allem bei einer diskreten Bewerbung. Tatsächlich hat das Dokument aber noch drei weitere Funktionen und Vorteile:

• Bindungswirkung
  Das Zwischenzeugnis besitzt „Bindungswirkung“. Heißt: Wechselt der Arbeitnehmer danach den Job oder die Abteilung, kann der Arbeitgeber im Abschlusszeugnis oder der neue Vorgesetzte nicht groß von dessen Beurteilung abweichen. Andernfalls können Angestellte ein schlechtes Zeugnis anfechten.
• Leistungsbewertung
  Ein gutes Zwischenzeugnis ist „gutes“ Argument in der Gehaltsverhandlung. Ebenso kann es Hinweise auf persönliche Entwicklungen geben. Selbst ein mittelmäßiges Zeugnis ist ein guter Anlass für ein Feedbackgespräch mit dem Chef oder eine interne Veränderung.
• Selbstschutz
  Ebenso gibt es strategische Zwischenzeugnis Gründe. Zum Beispiel wenn Arbeitnehmer ein schwieriges Projekt mit hohen Risiken übernehmen. Falls sie das verpatzen und scheitern, könnten sie in der Gunst des Vorgesetzten sinken. Gut, wenn das Zwischenzeugnis daran erinnert, dass die bisherigen Leistungen tadellos waren.

Vorteile des Zwischenzeugnisses

Der größte Vorteil der Zwischenbeurteilung ist: Häufig werden die Leistungen und das Sozialverhalten von Arbeitnehmern im Zwischenzeugnis besser bewertet als im Arbeitszeugnis. Die Gründe dafür:

• Ansporn
  Der Arbeitgeber möchte den Mitarbeiter motivieren. Die Zusammenarbeit soll schließlich fortgesetzt werden. Ein positives Feedback hilft dabei.
• Ausgleich
  Der Arbeitgeber hat ein schlechtes Gewissen. Betriebsbedingte Kündigungen sollen durch positive Zeugnisse abgemildert werden. Man will dem Ex-Mitarbeiter helfen, schnell wieder in Lohn und Brot zu kommen.
• Abschied
  Der Arbeitgeber möchte Sie loswerden und sich lange, teure Arbeitsrechtsprozesse ersparen. Die gute Beurteilung soll den Kollegen praktisch hinauskomplimentieren.

Zwischenzeugnis Alternativen

Selbst wer triftige Gründe beim Anfordern des Zwischenzeugnisses nennt und seine Vorgesetzten beschwichtigt: Ein Rest Skepsis bleibt immer. Und wer es übertreibt, macht sich sogar noch verdächtiger. Deshalb kann es manchmal sinnvoller sein, kein Zwischenzeugnis für die Bewerbung zu beantragen und stattdessen Zeugnis Alternativen zu nutzen. Diese sind aber nicht bei allen Personalern anerkannt. Einen vollständigen Ersatz bieten sie daher nicht.

1. Arbeits- und Tätigkeitsbeschreibung

   Um sich positiv von der Masse der Bewerber abzuheben, können Sie sich eine ausführliche Arbeits- und Tätigkeitsbeschreibung erstellen. Die Tätigkeitsbeschreibung ist oft aussagekräftiger. Sie geben darin Einblick in Ihre Aufgabenbereiche und schärfen Ihr Profil. Eine überzeugende Tätigkeitsbeschreibung sollte den Fokus auf betreute Projekte legen. So kann der zukünftige Arbeitgeber sehen, welche Erfolge Sie realisiert haben und wie Sie bei Ihrer Arbeit vorgehen.

2. Mitarbeiterbeurteilung

   Insbesondere Führungskräfte können die Beurteilungen ihrer Mitarbeiter als Zeugnisersatz mit ins Vorstellungsgespräch nehmen. Personaler bekommen so einen Nachweis, dass das Führungsverhalten tadellos oder überdurchschnittlich war. Bewertungen aus Assessment Centern oder 360-Grad-Feedbacks können eine ähnliche Wirkung erzielen.

3. Referenzen und Empfehlungsschreiben

   Referenzen im Lebenslauf sind im Ausland längst Standard. Große Aussagekraft haben sie von jemandem, der Sie wirklich beurteilen kann: ein langjähriger Kunde oder Mentor sowie ranghoher Kollege. Überlegen Sie sich gründlich, wessen Empfehlung einen zukünftigen Arbeitgeber beeindrucken kann. In jedem Fall sollte das Empfehlungsschreiben eine Kontaktmöglichkeit enthalten, damit sich der Personaler von der Referenzliste überzeugen kann.

4. Testimonials

   Der Begriff „Testimonial“ bezeichnet die Zustimmung oder das Lob für ein Produkt. Sie können solche Testimonials als Zwischenzeugnis Alternative nutzen, um Qualifikationen bestätigen zu lassen. Testimonials eignen sich für Selbstständige und Freiberufler, die wieder zurück in die Festanstellung wechseln. Selbstständige können kein Zeugnis beantragen. Wohl aber Aussagen von zufriedenen Kunden und Weggefährten einholen.

Weitere Informationen zum Zeugnis und Zeugnisarten

• Zeugnisbrauch: Rechtsgrundlage und Arbeitszeugnis Pflicht
• Bewerben ohne Zeugnis: Tipps für Bewerber
• Praktikumszeugnis
• Ausbildungszeugnis
• Arbeitszeugnis für Führungskräfte
• Englisches Arbeitszeugnis