Powerpoint Präsentation: Clevere Tipps für Aufbau und Struktur

Powerpoint Präsentationen erstellen

Ob an der Uni oder fürs Meeting: Präsentationen sind ein beliebtes Gestaltungselement, um einen Vortrag zu illustrieren. Folgendermaßen können Sie Powerpoint Präsentationen erstellen:

Legen Sie ein Layout fest

Sie öffnen das Programm und können nun im Seitenmenü unter „Neu“ zwischen einer leeren Präsentation wählen oder auf verschiedene Vorlagen zurückgreifen. Microsoft ermöglicht Ihnen außerdem eine Tour, bei der Sie Powerpoint Präsentation Tipps erhalten. Unter „Start ➠ Neue Folie“ fügen Sie die Anzahl der Folien hinzu, die Sie benötigen (siehe Regeln!). Am besten schauen Sie sich in Ruhe die Vorlagen und Möglichkeiten an, bevor Sie sich festlegen. Maßgabe sollte allerdings immer sein: Weniger ist mehr. Zu viele Farben, verschiedene Schrifttypen und andere Gestaltungsmöglichkeiten überfordern den Zuhörer eher. Wer sich in der Farbgebung subtil an den Unternehmensfarben orientiert, signalisiert Corporate Design.

Planen Sie die Folien

Für diesen Punkt muss Ihr Vortrag bereits klar gegliedert sein. Die Inhalte stehen fest, nun geht es darum, welche Bestandteile Sie wie visuell unterstützen möchten. Auf den Folien finden Sie je nach individueller Auswahl bereits Textplatzhalter. Klicken Sie einfach auf die Stelle und fügen den Text hinzu. Wichtig: Ihre Powerpoint Präsentation ist nicht das Präsentationstool zum Word-Dokument. Nur Kernbotschaften sollten hier Platz finden oder Medien und Grafikelemente, die das Gesagte unterstützen.

Verpassen Sie den Feinschliff

Unter der Registerkarte „Format“ können Sie die Textfüllung, Textkontur (also Umrandung) oder spezielle Texteffekte auswählen. Bilder, bestimmte Formen oder Diagramme können Sie unter der Registerkarte „Einfügen“ in Ihre Powerpoint Präsentation einarbeiten. Hier finden Sie auch weitere Textelemente wie Fett- und Kursivdruck. Für Aufzählungen markieren Sie den jeweiligen Text und suchen dann „Aufzählungszeichen“ oder „Nummerierung“ aus. Wichtig ist, dass Sie vorab überlegen, was Sie mit dem jeweiligen Element ausdrücken wollen. Es sollte für den Zuhörer einen erkennbaren Mehrwert bieten. Ist es hingegen eine pure Wiederholung des Gesagten, bläht es die Powerpoint Präsentation unnötig auf. Haben Sie Ihre Folien für den Vortrag beisammen, speichern Sie das Ganze unter „Datei“ wie andere Microsoft Produkte.

Die 9 besten Regeln für eine überzeugende Powerpoint Präsentation

• Überfrachten Sie Ihre Folien niemals
  Die beste Regel ist zugleich die simpelste: „KISS – Keep It Straight and Simple.“ Im Extrem heißt das: Nur eine Botschaft pro Folie. Die Aufmerksamkeit des Publikums ist nun mal begrenzt: Zu viele Bulletpoints, Fußnoten oder unbedacht eingesetzte Grafiken und Bilder verwirren nur. Je mehr Informationen eine Folie enthält, desto mehr verschwimmt die Kernaussage. Aus demselben Grund wirken auch Überschriften redundant. Besser also nur eine Zeile pro Folie. Die Slides sollen schließlich den Vortrag visualisieren – nicht ersetzen! Konkret: Auf der Folie, die dieses Prinzip umsetzt, stünde in diesem Fall also nur „K I S S“ in großen Lettern. Den Rest erklärt der Redner.
• Ein guter Vortrag ist ein relevantes Extrakt
  Er ist nicht Vollmilch, sondern Kondensmilch. Guy Kawasaki, ein gefragter Redner und Wagnisfinanzierer aus dem Silicon Valley hat deshalb die populäre 10–20–30-Regel aufgestellt: Danach sollte ein guter Powerpoint Vortrag nie mehr als 10 Folien umfassen, nicht länger als 20 Minuten dauern und eine Schriftgröße von nicht weniger als 30-Punkt verwenden.
• Seien Sie sparsam mit Stilelementen
  Verwenden Sie nie mehr als zwei Schrifttypen und möglichst nur Farben aus einer Familie (zum Beispiel Rot, Orange, Zinnober) und verzichten Sie in Ihrer Powerpoint Präsentation auf überflüssigen Schnickschnack wie Überblend- oder Soundeffekte. Das lenkt nur ab.
• Auf die Reihenfolge kommt es an
  Falsch ist: Erst projizieren, dann vorlesen. Dann hört Ihnen keiner mehr zu, weil das Publikum erst selbst liest. Hören die Leute danach, was sie schon wissen, schalten sie zudem ab. Deshalb sollte eine Folie nur Stichworte oder einprägsame Zahlen beinhalten. Und die sollten Sie exakt dann einblenden, wenn sie auch im Vortrag kommen. Nicht vorher, nicht danach.
• Starre Grafiken werden nur selten erinnert
  Der Grund: Sie sind leblos. Beim Betrachter lösen sie weder Bilder im Kopf noch Emotionen aus. Überzeugungskraft entfalten Grafiken in einer Powerpoint Präsentation vor allem, wenn diese animiert werden. Wenn Sie also einen dramatischen Anstieg darstellen wollen, zeigen Sie nicht fünf Balkendiagramme in Reihe, sondern einen Balken, der während Ihres Vortrags dramatisch wächst. Das prägt sich viel besser ein und ist obendrein spannend zu beobachten.
• Setzen Sie schwarze Folien ein
  Verwenden Sie in Ihrer Präsentation öfter „schwarze Folien“. Ihr Publikum sieht in diesem Moment nichts, keine ablenkenden Bilder, Zahlen oder Texte, keinen Lichtkegel – nur Sie. Sie haben jetzt die volle Aufmerksamkeit – und können nun Inhalte besonders dramaturgisch präsentieren, die über die (üblichen) Folien hinausgehen. Außerdem macht der Pausen-Trick Präsentationen abwechslungsreicher und haucht ihnen mehr Leben ein.
• Erregen Sie Aufsehen
  Zuschauer wollen bei Vorträgen und Präsentationen erstens beeindruckt, zweitens unterhalten, drittens angeregt und erst an vierter Stelle informiert werden, hat die Unternehmensberatung Mercer einmal herausgefunden. Nach diesem Prinzip sollten Sie Folien gestalten. Aufsehen erregen Sie etwa mit interessanten Einblicken, überraschenden Vergleichen und unbekannten Fakten, die für Ihre Zuhörer relevant sind. Die Höhepunkte sollten Sie am Anfang und am Ende des Vortrags platzieren – beide bleiben am stärksten in Erinnerung.
• Nicht die Folien spielen die Hauptrolle, sondern Sie
  Entsprechend sollte die Leinwand, auf der Sie die Folien zeigen, nie in der Mitte der Bühne stehen – das ist Ihr Ort. Sie sind der Mittelpunkt der Powerpoint Präsentation! Kein noch so schickes Folien-Brimborium kann einen schlechten Vortrag rausreißen. Es kann ihn aber verschlimmern. Geben Sie ihm also nicht zu viel Raum.
• Verteilen Sie ein Handout
  Wenn Sie etwas Bleibendes hinterlassen wollen, geben Sie nach (!) dem Vortrag ein umfassendes Handout mit Zahlen, Daten und Tabellen aus. Aber nicht die Powerpoint-Folien! Wenn Sie alles richtig gemacht haben, sind diese ohne Ihren Vortrag nutzlos.

Powerpoint Präsentationstipps für Aufbau und Struktur

Wie jeder Vortrag sollte eine Powerpoint Präsentation durch klar abgegrenzte Bestandteile aufgebaut sein. Dazu gehören Einstieg, Hauptteil und Schluss. Bevor Sie also mit der optischen Gestaltung beginnen, sollte der Vortrag an sich fertig und stimmig sein.

Einstieg

Zuerst stellen Sie sich selbst vor, doch wie geht es weiter? Die ersten Minuten Ihrer Präsentation entscheiden darüber, ob Sie Ihre Zuhörer begeistern und für sich gewinnen oder ob diese sofort abschalten. Machen Sie sich deswegen Gedanken über den richtigen Einstieg. Hier fünf Anregungen:

• Interaktiv
  Beziehen Sie Ihr Publikum mit ein durch spontane Umfragen: „Wer von Ihnen ist heute mit der Bahn angereist?“
• Anregend
  Sie können Ihr Publikum aber auch selbst erst einmal über Ihr Thema sinnieren lassen, indem Sie eine rhetorische Frage, am besten aus der Metaebene stellen: „Was denken Sie, wie kann ein Redner dafür sorgen, dass ihm sein Publikum zuhört?“
• Visuell
  Zeigen Sie einen thematisch passenden Filmausschnitt per Beamer oder spielen Sie ein Telefonmitschnitt vor (Achtung: Beides muss autorisiert sein!). Oder zeigen Sie emotionale Bilder, die Ihr Publikum einstimmen.
• Nachrichtlich
  Beginnen Sie mit den Ergebnissen einer aktuellen Studie oder (Branchen-)News: „Sie haben es heute gelesen: Die Konjunktur flaut ab…“
• Überraschend
  Sie können die Nachricht aber auch bewusst verfälschen und eine Falschaussage treffen, um eine Art Was-wäre-wenn-Szenario aufzubauen: „Die Statistik zeigt: In zehn Jahren ist Deutschland ein Greisenheim.“

Hauptteil

Im Hauptteil widmen Sie sich dem eigentlichen Thema. Er ist der Kern und macht etwa 70 Prozent Ihrer Powerpoint Präsentation aus. Entscheidend dafür, dass Sie das Publikum gedanklich mitnehmen, ist die Bedeutung Ihres Themas. Wenn Sie eine Frage aufwerfen, die sich auch die Zuhörer stellen, erlangen Sie ihr Interesse. Und je stärker Sie Wert auf Interaktion mit dem Publikum legen, desto gewisser können Sie sich der Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer sein. Wer eine Ausgangsfrage präsentiert, sollte darauf achten, dass er diese unbedingt beantwortet. Sie haben zwei Möglichkeiten, den Hauptteil zu gestalten:

• Pryamidale Struktur
  Hierbei präsentieren Sie die Kernbotschaft zu Beginn. In diesem Moment triggern Sie beim Zuhörer sogleich die Frage, was sich hinter Ihrem Vortrag verbirgt, welche Botschaft Sie senden wollen. Diese Art des Hauptteils erleichtert die Frage-Antwort-Interaktion und hält die Zuhörer gewissermaßen „bei der Stange“.
• Trichterförmige Struktur
  Für Anfänger weniger geeignet, da anspruchsvoller, ist die trichterförmige Struktur. Das bedeutet, Sie präsentieren Ihre Kernbotschaft erst gegen Ende des Hauptteils. Das kann dazu führen, dass Ihre Zuhörer sie nicht unwidersprochen akzeptieren. Dennoch kann sie geeignet sein, beispielsweise bei kontrovers diskutierten und emotional besetzten Themen. Sie können so ausufernde oder gar eskalierende Diskussionen umgehen.

Schluss

Im Schluss gehen Sie nochmals kurz auf die wichtigsten Punkte des Hauptteils ein. Allerdings handelt es sich nicht nur um eine reine Zusammenfassung. Sondern Sie leiten daraus die notwendigen Konsequenzen und zukünftige Schritte ab. Indem Sie auf die Ausgangsfrage zurückgehen, geben Sie Ihrer Powerpoint Präsentation eine inhaltliche Klammer. Zum Schluss einer Powerpoint Präsentation gehört auch, dem Publikum Zeit für Fragen einzuräumen.

Vorsicht bei abgedroschen Motiven!

Bilder können das Gesagte verstärken und Emotionen wecken (was wiederum die Merkfähigkeit der Botschaft verbessert). Steigern lässt sich dieser Effekt noch einmal, indem Sie zu den Bildern nur maximal eine Aussage, einen Merksatz pro Folie stellen und das Ganze mittels eines roten Fadens zu einer spannenden Geschichte verweben. Storytelling heißt das auch im Fachjargon. Allerdings steht und fällt der Effekt natürlich auch mit ebenso passenden wie plakativen Bildern.

Und genau da liegt das Problem. Die britische Agentur Eyeful Presentations hat nach eigenen Angaben zahlreiche Powerpoint Präsentationen ausgewertet sowie zahlreiche Zuschauer nach ihren Erfahrungen befragt und dabei jene Bildelemente identifiziert, die laut Befragten besonders abgenutzt sind. Ihre inflationäre Verwendung macht inzwischen aus jedem Vortrag ein permanentes Déjà-vu-Erlebnis. Fesseln und überzeugen lässt damit kein Publikum mehr, dafür aber enorm langweilen. Das Gehirn erkennt Bekanntes und schaltet ab. Zum Lernen braucht es aber einen neuen Reiz, eine neue Assoziation – ein frisches Bild eben. Daher sollten Sie auf diese Motive verzichten:

• Zahnräder
  Zahnräder sollen meist Koordination, das Zusammenwirken von Schlüsselfaktoren, Strategien ausdrücken. Aber genauso gut harmoniert ein Orchester miteinander, ebenso klassische Zutaten eines Rezepts. Wer hier weiterdenkt, findet sicher noch Originelleres.
• Aufgetürmte Kieselsteine
  Aufeinander gestapelte Steine haben etwas Beruhigendes, etwas Spirituelles. Deutlich weniger abgenutzt lässt sich der Effekt mit anderen Motiven erzielen, die sich wiederholen: Die immer gleichen Leih-Fahrräder nebeneinander, ein Beet mit denselben Blumen in Reih und Glied, ein Bücherstapel desselben Titels, und so weiter.
• Zielscheibe beim Bogenschießen (optional mit Pfeilen)
  In vielen Vorträgen geht es regelmäßig um (strategische) Ziele. Nur müssen diese überhaupt nicht immer so pfeilgerade erreicht werden, wie bei einem Schuss mit Pfeil und Bogen. Es kann ebenso der Weg durch ein Labyrinth sein, ein markierter Weg auf einer (Schatz)Karte, die schwarz-weiß-karierte Finish-Flagge oder das Zielband, das der siegreiche Läufer durchtrennt.
• Geschäftsleute auf einer Laufbahn
  Dabei handelt es sich erkennbar um ein gestelltes Motiv aus der Bilddatenbank. Was in Online-Artikeln gerade noch der Illustration dienen kann, ist in PPT-Präsentationen durch. Wenn Sie schon Wettbewerb symbolisieren wollen, warum dann nicht mal beim Binden der Krawatte oder beim Kampf um den (einzigen) Chefsessel?

Noch mehr Tipps für Powerpoint Präsentationen

• Präsentationstechniken
  In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe rhetorischer Stilmittel und technischer Hilfsmittel auf Ihr Publikum eingehen und es in den Bann ziehen.
• Präsentationstipps
  Vom Aufbau über die Körpersprache bis hin zum Handout. Sie erfahren, wie Sie mit Rückfragen souverän umgehen, Witze und Youtube-Videos einbauen und Inhalte gezielt in den Vordergrund stellen. Mit diesen Tipps liegen Sie garantiert richtig.
• Präsentationsfehler
  Hier lesen Sie, wie Sie Ihre Rede nicht nur inhaltlich, sondern auch formal so gestalten, dass Ihre Powerpoint Präsentation gelingt und Ihre Zuhörer Ihnen folgen können.
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  Prüfungen, Vorstellungsgespräche oder anstehende Präsentation bescheren Ihnen schwitzige Hände, ein rasendes Herz und Sprachlosigkeit? In diesem Artikel finden Sie viele Tipps, wie Sie Ihre Redeangst und einen Blackout überwinden.
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  Reden ist nicht ihr Ding? Sie schweigen lieber und halten sich zurück? Das muss nicht sein, wie diese Tipps beweisen.
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• Einen Toast ausbringen
  Es ist eine Ehre, einen Toast ausbringen zu dürfen. Damit die Tischrede aber bei den Zuhörern Anklang findet, sollten Sie einige Dinge beachten.
• Flipchart Präsentation
  Flipcharts sind etwas aus der Mode geraten. Zu unrecht. Gerade in Workshops, Seminaren und Präsentationen besitzen sie Vorteile – wenn Sie die Regeln kennen.