Terminbestätigung: Muster, Aufbau und Tipps

Was ist eine Terminbestätigung?

Die Terminbestätigung ist eine schriftliche (oder mündliche) Zusage, dass ein ausgemachter Termin zum vereinbarten Zeitpunkt stattfindet. Sie bestätigen noch einmal, dass Sie den Termin in jedem Fall wahrnehmen – und erinnern auch den Empfänger daran.

Typisch sind Bestätigungen für Termine im Job – etwa bei Vorstellungsgesprächen, wichtigen Besprechungen oder Treffen. Aber auch Ärzte und teilweise sogar Restaurants verschicken Terminbestätigungen.

Termin bestätigen: Mündlich oder schriftlich?

Als Faustregel gilt: Für informelle und regelmäßige Treffen reicht eine mündliche Bestätigung. Einen Termin, der jede Woche zur selben Zeit stattfindet (siehe: Jour fixe), müssen Sie möglicherweise gar nicht gesondert bestätigen.

Formelle und unregelmäßige Termine werden mit einer schriftlichen Terminbestätigung per E-Mail zugesagt. Eine postalische Bestätigung erfolgt meist nur bei offizielleren Anlässen – zum Beispiel Kongressen oder lang geplanten Veranstaltungen mit wichtigen Kunden. Hier gilt: Achten Sie auf ein hochwertiges Schreiben (Papierqualität, Logo, handschriftliche Unterschrift). Das unterstreicht die Bedeutung des Anlasses.

Gute Gründe für eine Terminbestätigung

Eine Terminbestätigung ist professionell und sorgt dafür, dass Verabredungen wie geplant stattfinden. Das kurze Schreiben erfüllt aber weitere Funktionen:

Erinnerung

Der Termin wurde bereits vor einiger Zeit ausgemacht, die Bestätigung erinnert an den Zeitpunkt und dient als Gedächtnisstütze. Sie zeigen, dass Sie die Absprache nicht vergessen haben und erinnern an die Ernsthaftigkeit und Verbindlichkeit des Termins.
Employer Branding

Unternehmen präsentieren sich durch die Nachricht als zuverlässige, zuvorkommende Organisationen. Sie zeigen: Höflichkeit und Professionalität sind wesentliche Faktoren. Das verbessert die Kundenbindung und das Employer Branding – z.B. gegenüber Bewerbern.
Information

Eine Terminbestätigung kann zusätzliche Informationen enthalten, die im Gespräch vorab noch nicht übermittelt wurden. Beispiel: Die Bestätigung vom Arzt beinhaltet den Hinweis, dass der Patient nüchtern erscheinen muss oder die Bestätigung zum Vorstellungsgespräch enthält Informationen zur Anreise und einen Lageplan.
Stimmung

In der Nachricht zeigen Sie: „Ich freue mich auf den Termin und ein positives Gespräch.“ Sie schaffen bereits die Rahmenbedingungen für eine angenehme Atmosphäre und gute Stimmung beim persönlichen Aufeinandertreffen.

Terminbestätigung formulieren: Inhalt und Aufbau

Für die Terminbestätigung reicht eine kurze Nachricht, das Schreiben muss aber den wichtigsten Inhalt umfassen. Beantworten Sie deshalb die wichtigsten W-Fragen:

Was findet statt?
Kundentreffen, Kongress, Arzttermin, Vorstellungsgespräch…
Worum geht es?
Thema, Untersuchung, Agenda…
Wer nimmt daran teil?
Gesprächspartner, Personaler, Vorstand…
Wo findet der Termin statt?
Ort, Lage, Raum…
Wann geht es los?
Datum, Uhrzeit, Dauer…
Wie sieht der Rahmen aus?
Ablauf, Rahmenbedingungen, Verpflegung, benötigte Materialien…

Aufbau der Terminbestätigung

Für einen professionellen Eindruck und leichte Verständlichkeit folgt die Terminbestätigung einem klaren Aufbau. Orientieren Sie sich beim Formulieren an dieser Gliederung:

Betreffzeile

Kurz und aussagekräftig. Fügen Sie idealerweise bereits hinzu, worum es beim Termin geht (Thema und Datum). Beispiel: „Terminbestätigung zum Vorstellungsgespräch am TT.MM.JJJJ“
Anrede

Kennen Sie den Ansprechpartner, sollte dieser namentlich genannt werden (Sehr geehrte/r Herr/Frau…). Sonst beginnen Sie mit „Sehr geehrte Damen und Herren…„
Einleitungssatz

Die Einleitung verweist auf den bereits ausgemachten Termin – also ein vorangegangenes Gespräch oder vorherigen Schriftverkehr.
Hauptteil (Bestätigung des Termins)

Bestätigen Sie kurz und unmissverständlich den ausgemachten Zeitpunkt für den Termin.
Zusätzliche Informationen (optional)

Wollen Sie dem Empfänger weitere Informationen mitteilen, folgen diese nach der Bestätigung.
Schluss

Bringen Sie am Schluss Ihre Freude über den bevorstehenden Termin zum Ausdruck. Das sorgt für positive Stimmung.
Grußformel

Neutral enden Sie mit der Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“. Persönlicher wird es zum Beispiel mit Formulierungen wie „Sonnige Grüße aus…“

Ton der Terminbestätigung

In jungen Unternehmen und Start-ups ist das Duzen in der Kommunikation verbreitet – auch bei Terminbestätigungen. Entscheidend ist die Unternehmenskultur. Ist diese eher klassisch, wird gesiezt.

Entscheidend ist zudem der Empfänger: Je hochrangiger und wichtiger die Persönlichkeit, desto formaler und neutraler der Ton des Schreibens. Höflich und professionell sollte es in jedem Fall sein.

Muster: Kostenlose Vorlagen zur Terminbestätigung

Unsere Muster zeigen, wie eine Terminbestätigung in der Praxis aussehen kann. Die Vorlagen dienen der Inspiration und zum besseren Verständnis. Passen Sie diese unbedingt den individuellen Umständen an, bevor Sie die Schreiben verschicken:

Muster: Terminbestätigung Vorstellungsgespräch

Vorlage GmbH
Beispielstraße 20
12345 Hauptstadt

Max Muster
Kirchenweg 5
12345 Hauptstadt

Datum (TT.MM.JJJJ)

Bestätigung Ihres Vorstellungsgesprächs am TT.MM.JJJJ

Sehr geehrter Herr Muster,

wie telefonisch besprochen, möchten wir Sie gerne persönlich kennenlernen und uns ein Bild von Ihnen machen. Das Vorstellungsgespräch findet am TT.MM.JJJJ um 10 Uhr in unseren Räumlichkeiten in der Beispielstraße 20 in 12345 Hauptstadt statt.

Sie finden uns mit dem Bus der Linie 50X und steigen an der gleichnamigen Haltestelle „Beispielstraße“ aus. Etwa 20 Meter weiter auf derselben Seite befindet sich unser Haupteingang mit dem Empfang. Dort werde ich Sie persönlich abholen und zum Besprechungsraum begleiten.

Herr Müller, unser Geschäftsführer, Frau Mustermann, die Gleichstellungsbeauftragte und ich werden Ihre Gesprächspartner sein.

Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können, geben Sie uns kurz Bescheid, wir finden dann einen anderen.

Mit freundlichen Grüßen
Peter Personaler

Muster: Terminbestätigung Geschäftstermin

Sehr geehrter Herr Muster,

vielen Dank für das freundliche Gespräch am vergangenen Mittwoch. Hiermit möchte ich Ihnen schriftlich unseren Termin am TT.MM.JJJJ zur Besprechung einer Kooperation der Muster GmbH und der Beispiel AG bestätigen.

Direkt neben unseren Geschäftsräumen in der Seitenstraße 42 (98765 Hafenstadt) finden Sie zahlreiche Parkmöglichkeiten.

Ich freue mich auf positive Gespräche und einen spannenden Austausch.

Mit freundlichen Grüßen
Barbara Beispiel

Muster: Terminbestätigung per E-Mail

Hallo Frau Muster,

vielen Dank für Ihre Registrierung zu unserem Webinar „Malen nach Zahlen“. Das wird ganz groß! Schon 300 Anmeldungen sind eingegangen, und am Freitag werden wir gemeinsam dem großen Künstler Paul Pinsel über die Schulter schauen.

Am Ende ist eine halbe Stunde Zeit für persönliche Fragen. Das Ganze wird voraussichtlich anderthalb Stunden dauern. Sie brauchen für dieses Webinar nur Zeit, Lust auf etwas Neues und gegebenenfalls ein eigenes Werk, an dem Sie gerade arbeiten.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme am TT.MM.JJJJ um 10 Uhr. Um zum Webinar zu gelangen, klicken Sie den unten aufgeführten Link.

Mit herzlichen Grüßen
Volker Vorlage

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