Das Wichtigste in Kürze
- Definition: Eine Beglaubigung bestätigt, dass die Kopie mit dem Originalzeugnis übereinstimmt. Hierfür muss bei der Beglaubigung das Originalzeugnis zusammen mit der Kopie vorgelegt werden.
- Beglaubigungen: Dokumente offiziell beglaubigen dürfen Bürgerämter, Schulen, Notare, Körperschaften des öffentlichen Rechts sowie andere Behörden.
- Kosten: Für eine amtliche Beglaubigung werden oft Gebühren von 2-10 € pro Dokument verlangt. Es geht aber auch kostenlos.
- Gültigkeit: Eine beglaubigte Kopie hat kein Ablaufdatum, wenn nichts anderes verlangt wird, und kann daher lange Zeit genutzt werden.
- Fälschung: Achtung – eine gefälschte Beglaubigung oder ein manipuliertes Zeugnis kann Urkundenfälschung nach § 267 StGB und daher strafbar sein!
Falsche Angaben in der Bewerbung sind zwar selten, kommen aber vor. Studien zeigen: In rund 30 % der Bewerbungen wird geschummelt.
Was ist eine beglaubigte Zeugniskopie?
Eine beglaubigte Zeugniskopie ist eine Kopie Ihres Originalzeugnisses. Die Beglaubigung bestätigt dessen Echtheit offiziell. Hierfür prüft die zuständige Stelle, ob die Kopie vollständig mit dem Original übereinstimmt. Anschließend wird die Kopie mit einem Stempel, einer Unterschrift oder einem amtlichen Vermerk versehen. Durch die Beglaubigung wird sichergestellt, dass keine Änderungen oder Fälschungen vorgenommen wurden. Arbeitgeber, Hochschulen oder Behörden können sich dadurch auf die Echtheit der Bewerbungsunterlagen verlassen. Wichtig: Eine einfache Kopie oder ein Scan gelten rechtlich nicht als beglaubigte Kopie. In vielen Fällen reicht heute zwar eine eine einfache E-Mail-Bewerbung aus. Dennoch verlangen einige Institutionen weiterhin amtlich beglaubigte Zeugnisse – besonders bei offiziellen Bewerbungsverfahren oder Einschreibungen an Hochschulen.
Welche Dokumente und Unterlagen kann man beglaubigen lassen?
Amtlich beglaubigt werden meist Zeugnisse und Zertifikate. Dazu gehören:
- Abiturzeugnis
- Ausbildungszeugnis
- Hochschulzeugnis
- Arbeitszeugnis
- Arbeitserlaubnis
- Zertifikate von relevanten Weiterbildungen
- Polizeiliches Führungszeugnis
- Gesundheitszeugnis (Lebensmittelberufe)
Ein Praktikumszeugnis müssen Sie dagegen nicht beglaubigen lassen. Wegen der geringen Relevanz reicht hierbei eine Kopie (als PDF) vollkommen aus. Umfasst eine zu beglaubigende Kopie mehrere Seiten, wird eine Ecke in allen Unterlagen umgeknickt, damit der Stempelabdruck auf allen Seiten zu sehen ist.
Warum muss man sein Zeugnis beglaubigen lassen?
Eine Beglaubigung dient als Nachweis, dass Ihre eingereichten Unterlagen echt sind. Vor allem bei wichtigen Dokumenten wie Schulzeugnissen, Ausbildungsnachweisen oder Universitätsabschlüssen möchten Unternehmen und Behörden sicherstellen, dass keine manipulierten Kopien verwendet werden. Beglaubigte Zeugnisse werden häufig verlangt bei:
- Bewerbungen im öffentlichen Dienst
- Hochschulbewerbungen
- Ausbildungs- und Studienplatzvergaben
- Anerkennungsverfahren im Ausland
- Behördlichen Anträgen
Die Beglaubigung schafft Vertrauen und verhindert Dokumentenfälschung. Besonders bei offiziellen Verfahren kann eine fehlende Beglaubigung dazu führen, dass Unterlagen nicht akzeptiert oder Bewerbungen abgelehnt werden.
Manchmal wird zusätzlich verlangt, dass Sie das Original zum Vorstellungsgespräch mitbringen, damit sich der Arbeitgeber eine eigene Kopie davon machen kann. Das Originalzeugnis nehmen Sie aber bitte immer wieder mit!
Muss ich Zeugniskopien immer beglaubigen lassen?
Beglaubigte Zeugniskopien sind nur erforderlich, wenn diese ausdrücklich verlangt werden. Also wenn es in der Stellenanzeige z.B. heißt: „Bitte reichen Sie zudem Abschluss- und Arbeitszeugnisse in beglaubigter Kopie ein.“ Oder: „Zeugnisse legen Sie Ihren Unterlagen bitte als beglaubigte Kopie bei.“ Wenn Sie unsicher sind, dürfen Sie zuvor ebenso in der Personalabteilung anrufen und nachfragen, ob eine Beglaubigung notwendig ist.
Wo bekomme ich ein beglaubigtes Zeugnis?
Eine beglaubigte Kopie Ihres Zeugnisses können Sie bei verschiedenen offiziellen Stellen erhalten. Häufig zuständig sind:
- Bürgerämter und Rathäuser (amtliche Beglaubigung)
- Gemeindeverwaltungen
- Pfarramt oder Kirchen (nur Zeugnisse)
- Notare (öffentliche Beglaubigung)
- Schulen
Teilweise bieten Krankenkassen den Service einer Beglaubigung für Zeugnisse kostenlos an. Fragen Sie im Zweifelsfall beim Ansprechpartner Ihrer Krankenkasse nach. Für die Beglaubigung benötigen Sie normalerweise:
- das Originalzeugnis
- die Kopie des Zeugnisses
- einen gültigen Ausweis
Wichtig: Erkundigen Sie sich im Vorfeld, ob eine Beglaubigung von diesen Institutionen für Ihren Zweck anerkannt wird. Gerade Universitäten begrenzen oft, von welchen Stellen beglaubigte Dokumente akzeptiert werden. Pfarrämter und Krankenkassen werden dabei regelmäßig ausgeschlossen.
Tipp: Zeugnisse von Sparkassen beglaubigen lassen
Durch das Sparkassengesetz sind die meisten Sparkassen siegelberechtigt. Sie dürfen dadurch grundsätzlich Beglaubigungen vornehmen und bestätigen, dass eine Abschrift mit dem Original übereinstimmt. Auch hier gilt: Beglaubigungen durch Sparkassen werden nicht überall akzeptiert. Fragen Sie deshalb unbedingt vorher nach.
Wie teuer ist eine beglaubigte Kopie vom Zeugnis?
Die Kosten für eine Beglaubigung sind in Deutschland nicht einheitlich geregelt und können je nach Behörde unterschiedlich ausfallen. In vielen Bürgerämtern kostet eine beglaubigte Zeugniskopie zwischen 2-10 € pro Dokument. Notare verlangen häufig höhere Gebühren als öffentliche Stellen. Dafür können notarielle Beglaubigungen in bestimmten Fällen international oder rechtlich umfangreicher anerkannt werden.
Schüler oder Studenten erhalten Beglaubigungen teils direkt an ihrer Schule oder Hochschule sogar kostenlos oder günstiger. Ein Vergleich lohnt sich und kann Kosten sparen. Fragen Sie daher bei möglichen Behörden nach, bevor Sie ein Bürgeramt oder einen Notar aufsuchen. Die Beglaubigung selbst ist denkbar einfach: Sie legen das Originaldokument vor und bringen eine Kopie des Schriftstücks mit. Anschließend wird genau geprüft, ob Abschrift oder Kopie und Original identisch sind. Werden keinerlei Abweichungen festgestellt, werden Stempel und Unterschrift gesetzt, um eine beglaubigte Kopie zu erstellen.
Karrierebibel-Tipp: Lassen Sie sich am besten gleich mehrere Kopien beglaubigen. Das spart Zeit und kann zusätzliche Wege vermeiden.
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