Definition: Was ist eine Betreffzeile?
Geschäftsbriefe und geschäftliche E-Mails enthalten immer eine Betreffzeile! Die kurze und prägnante Zeile erleichtert dem Empfänger die Zuordnung des Schreibens und erklärt den Inhalt der Nachricht auf einen Blick.
Warum ist die Betreffzeile wichtig?
Die Betreffzeile ist das Aushängeschild Ihrer Nachricht. Sie entscheidet maßgeblich darüber, ob eine E-Mail geöffnet und ein Brief oder eine Bewerbung mit Interesse gelesen werden. Studien zeigen: Mit einer aussagekräftigen und personalisierten Betreffzeile steigt die Öffnungsrate von Mails um 22 Prozent.
Die Bedeutung einer Betreffzeile wird häufig unterschätzt. Sie ist in der geschäftlichen Korrespondenz absolute Pflicht. Das gilt auch für Kündigung oder Bewerbung: Ohne Betreffzeile sind beide unvollständig.
Betreffzeile DIN 5008
Geregelt ist die Betreffzeile in der deutschen Norm DIN 5008. Diese enthält spezielle „Schreib- und Gestaltungsregeln“ für Zeilenabstände, Seitenränder, Leerzeilen und Textausrichtung und soll für mehr Einheitlichkeit, Übersichtlichkeit und Nutzerfreundlichkeit sorgen. Laut DIN 5008 steht die Betreffzeile im Brief zwei Zeilen unter dem (rechtsbündigen) Datum.
Betreffzeile formulieren: 10 Tipps und Beispiele
Sie wollen eine bessere Betreffzeile formulieren? Dann lesen Sie weiter: Wir haben für Sie die besten Tipps für einen knackigen und überzeugenden Betreff gesammelt, der Empfänger neugierig macht und funktioniert:
1. Schreiben Sie maximal eine Zeile
Die perfekte Betreffzeile passt exakt in eine Zeile. Das entspricht rund 40-60 Zeichen – in Brief und E-Mail. Mehr werden bei gängigen E-Mail-Clients (Outlook, Gmail, …) nicht angezeigt. Auf Mobilgeräten sind es sogar noch weniger Zeichen: 25-30. So bleibt kaum mehr Platz als für 6-8 Worte.
Versuchen Sie Ihre Betreffzeilen daher so kurz wie möglich zu schreiben. Im Brief haben Sie zusätzlich die Option einer sogenannten Bezugzeile. Diese wird in kleinerer Schrift direkt darunter gesetzt.
Betreffzeile Brief – Beispiel
Kündigung meines Mobilfunkvertrags
Vertrag vom 1.4.2025, Vertragsnummer: LMAA-08/15 2025
2. Formulieren Sie präzise und prägnant
Formulieren Sie die Betreffzeile mit einfachen, aber präzisen Worten, die jeder sofort versteht. Fremdwörter sind tabu. Ein guter Trick ist, die wichtigsten Worte und Substantive gleich am Anfang der Zeile zu platzieren.
Betreff E-Mail geschäftlich – Beispiele
- „Initiativbewerbung für ein Praktikum“
- „Angebot für Büro-Malerarbeiten im Mai“
- „Vertragsentwurf – gemeinsame Marketing-Kooperation“
3. Personalisieren Sie Ihre Nachricht
Versuchen Sie Ihren Betreff zu personalisieren und den Namen des Empfängers einzubauen oder diesen direkt anzusprechen. Eine Personalisierung steigert nachweislich die Öffnungsraten.
Beispiele:
- „Alles Gute zum Geburtstag, Max! – Unser Geschenk für dich…“
- „Hey, Lena! Suchst du gerade einen Job?“
- „Herr Muster: Sind Sie mit uns zufrieden?“
4. Verwenden Sie Zahlen im Betreff
Zahlen suggerieren unterbewusst fachliche Kompetenz und Substanz sowie ein konkretes Versprechen. Die oder der Empfänger weiß dadurch genau, was er oder sie bekommt – einen konkreten Mehrwert oder Rabatt.
Schreiben Sie die Zahlen im Betreff aber stets als Ziffer (1, 2, 3, …) und nie aus (eins, zwei, drei, …). Das spart Platz und ist viel einprägsamer. Studien zeigen überdies, dass ungerade Zahlen stärker wirken als gerade.
Beispiele:
- „Noch 1 Stunde: Sichern Sie sich den Rabatt von 33%“
- „Jetzt zuschlagen – und 3 zum Preis von 2 bekommen“
- „Nur heute: 17% auf alles – außer Tiernahrung“
5. Bauen Sie auffällige Satzzeichen ein
Besondere Satzzeichen oder Sonderzeichen steigern nochmal die Aufmerksamkeit der Betreffzeile. Setzen diese aber sparsam ein. Zu viele Ausrufezeichen, Fragezeichen oder VERSALIEN – und die Betreffzeile erinnert im Posteingang schnell an typischen Spam.
Faustregel: Mehr als 2 auffällige Sonderzeichen sollte eine E-Mail-Betreffzeile nicht enthalten.
Beispiele:
- „✈ Ab in den Urlaub, Frau Beispiel!“
- „Exklusiv testen: Unser Fußpflege-Set 👣“
- „❤ Entdecken Sie gleich Ihre Lieblingsprodukte ❤“
6. Farbige Symbole nutzen
Farbige Elemente wie Symbole, Smileys und Emojis sind echte Hingucker und fallen im Postfach extrem auf. Aber Achtung: Sie wirken auch schnell unseriös und albern.
Treiben Sie es nicht zu bunt! In Maßen und ab und an in der Betreffzeile eingesetzt, können die bunten Nachrichten die Aufmerksamkeit und Öffnungsrate steigern. Achten Sie aber unbedingt darauf, dass diese zur Zielgruppe passen!
Beispiele:
- „🎃 Happy Halloween: Das Angebot ist ein Schocker!“
- „Unser Team sagt DANKE 🙏 und wünscht: Frohe Weihnachten 🎄“
- „🔎 Deine Suche hat endlich ein Ende! 🔍“
7. Geben Sie ein konkretes Versprechen
Konkrete Vorteile für Empfänger gehören in der Verkaufspsychologie zu den stärksten Triggern. Geben Sie in der Betreffzeile ein verlockendes Nutzwertversprechen ab, wird die E-Mail sehr wahrscheinlich geöffnet und gelesen.
Beispiele:
- „Genial: So optimieren Sie Ihren Newsletter“
- „3 einfache Tipps für mehr Gehalt“
- „Geld sparen? Mit diesen 10 Tricks ein Kinderspiel“
Tipp: Indem Sie Fragen stellen können Sie ebenfalls subtil einen Mehrwert versprechen („Wollen Sie Steuern sparen?“). Achtung: Viele Spam-Filter reagieren bereits auf die Masche und sortieren Mails mit solchen Betreffzeilen und „?“ darin aus.
8. Stellen Sie eine Behauptung auf
Frechheit siegt – das gilt auch beim E-Mail-Marketing. Interesse und Neugier wecken Sie genauso, indem Sie eine kühne These aufstellen oder frech etwas behaupten.
Solche Botschaften wirken stets überzeugt, selbstbewusst und entschlossen. Aber klar: Was Sie behaupten, müssen Sie später auch einlösen. Sonst ist es nur heiße Luft – und sorgt für Enttäuschung.
Beispiele:
- „Sie wollen Party machen – wir haben das Outfit dazu!“
- „Deine 10 besten Urlaubsziele für diesen Sommer!“
- „Darum hast du bei Frauen kein Glück…“
9. Wählen Sie starke Wörter aus
Im Copywriting gibt es sogenannte Trigger-Worte, die mit positiven Emotionen besetzt sind und sofort Neugier provozieren. Das gilt für Substantive, Verben und Adjektive.
Tabelle mit Beispielen:
| Nomen | Verben | Adjektive |
| Geheimnisse | verraten | einfach |
| Gründe | vermeiden | wirksam |
| Fakten | sparen | kostenlos |
| Wahrheiten | erreichen | exklusiv |
| Tricks | optimieren | garantiert |
| Ideen | gewinnen | beste |
| Fehler | vermeiden | wirkungsvoll |
10. Bleiben Sie vage
Dieser Betreffzeilen-Tipp widerspricht etwas dem zweiten. Aber Unbestimmtes oder eine unbekannte Überraschung können ebenso verführerisch sein und den Empfänger dazu bringen, eine E-Mail oder einen Brief zu öffnen.
Der Trick hierbei ist, den Menschen das Gefühl zu geben, ansonsten etwas zu verpassen (siehe: FOMO), wenn Sie Ihre Nachricht ignorieren.
Beispiele:
- „Happy Birthday, Mia! Hol‘ dir dein Geschenk…“
- „Cyber Week: Darauf können Sie sich freuen…“
- „Black Friday: Unser Angebots-Finale…“
Nach demselben Muster funktionieren übrigens auch künstliche Verknappung oder das Gefühl der Dringlichkeit eines Angebots – beispielsweise bei begrenzten Sonderaktionen.
Welche Bedeutung hat die Betreffzeile in der Bewerbung?
Die E-Mail-Bewerbung ist zwar heute Standard. Gleichzeitig unterschätzen viele Bewerber die Bedeutung der Betreffzeile in der Bewerbung. Eine gut formulierte Betreffzeile weckt Neugier und entscheidet maßgeblich darüber, ob die Mail überhaupt geöffnet oder ein Bewerbungsschreiben gelesen wird.
Sie gibt der Bewerbung – optisch und formal – einen klaren Bezug zum Job: Für welche Stelle bewerben Sie sich? Gibt es eine Referenznummer? Zugleich prägt sie entscheidend den ersten Eindruck der Bewerbung. Je origineller und kreativer die Betreffzeile ist, desto mehr stechen Bewerber positiv aus der Masse heraus.
Was schreibe ich in den Bewerbung Betreff?
Auch für die Formulierung einer aussagekräftigen Betreffzeile in der Bewerbung haben wir noch ein paar bewährte Tipps:
-
Betreff zur Stellenanzeige
Falls Sie sich auf ein konkretes Stellenangebot bewerben, sollten Sie alle Informationen nutzen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Sind Kennziffern oder Referenznummern angegeben, gehören diese unbedingt in die Betreffzeile der E-Mail. Zum Beispiel: „Bewerbung als Trainee im Vertrieb (Referenz: 1234-5)“
-
Betreff zur Initiativbewerbung
Bei der Initiativbewerbung fehlt der Bezug zur Stelle. Deswegen schreiben Sie hier in den Betreff die Position, für die Sie sich interessieren. Beispiel: „Initiativbewerbung für eine Position als Key Account Manager“
-
Betreff mit Sperrvermerk
Falls Sie sich aus einer ungekündigten Position heraus bewerben und möchten, dass Ihre Bewerbung vertraulich und diskret behandelt wird, können Sie einen sogenannten Sperrvermerk nutzen. Diese kurze Formulierung ist nur eine Bitte, der Empfänger möge mit Ihren Unterlagen vertraulich umgehen. Beispiel: „Bitte vertraulich behandeln: Bewerbung als …“
-
Betreffzeile Englisch
Die Betreffzeile heißt im Englischen „subject line“ und kann – im Gegensatz zu Deutschland – auch mit dem vorangestellten Wort „SUBJECT:“ beginnen. Im amerikanischen Cover Letter fällt der Betreff allerdings grundsätzlich weg.
Betreffzeile Fehler: Diese bitte vermeiden!
Im Deutschen und offiziellen Schreiben kommt es bei der Betreffzeile leider häufig zu Fehlern, die Sie unbedingt vermeiden sollten:
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Interpunktion im Brief
Für alle Briefe und Geschäftsschreiben gilt: Am Ende des Betreffs folgt keine Interpunktion! Setzen Sie bitte nie einen Punkt und schon gar kein Ausrufezeichen! Korrekt ist das allenfalls in der E-Mail.
-
„Betreff“ schreiben
Stellen Sie der Betreffzeile nie das Wort „Betreff“ oder schlimmer die Abkürzung „Betr.“ voran. Das ist veraltet und falsch. Ausnahme: Bewerbung auf Englisch
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Spam-Begriffe nutzen
Alle genannten Design-Tipps müssen sparsam eingesetzt werden. Die Dosis macht das Gift. Begriffe wie „gratis“, „billig“, „günstig“ sowie „€“-Zeichen oder übermäßige Verwendung von „!!!“ und Großbuchstaben machen Ihre Botschaft zu typischem Spam.
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Betreffzeile zuerst schreiben
Überschriften schreibt man zum Schluss – wenn klar ist, was in Brief oder E-Mail steht oder versprochen und eingelöst wird. Lassen Sie sich zum Formulieren der Betreffzeile genug Zeit – sie ist wie eine erste Arbeitsprobe.
-
Keine Betreffzeile verwenden
Der größte Fehler von allen ist, gar keine Betreffzeile zu schreiben. Zwar warnen die meisten E-Mail-Programme davor. Trotzdem kommt es immer wieder vor. Die Folgen: Spam-Ordner, Absagen oder gar keine Antwort.
Und ganz wichtig: Verwenden Sie zum Versenden eine seriöse E-Mail-Adresse. Diese sollte möglichst einen Namen und den Firmennamen enthalten. Post von unbekannten Absendern wird kaum noch geöffnet oder gelesen. Zu groß ist die Gefahr von Malware oder Viren in Mails.
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