Was sind wichtige Bewerberauswahl Kriterien
Grundlage jeder Bewerberauswahl ist das Anforderungsprofil der jeweiligen Stelle bzw. der Position im Unternehmen. Hierfür definieren Personalverantwortliche und HR-Manager zunächst einen Katalog mit beruflichen Qualifikationen und persönlichen Eigenschaften, die Bewerber für die ausgeschriebene Stelle mitbringen müssen (oder sollten) – sogenannte Muss- und Kann-Qualifikationen.
Um einen möglichst umfangreichen Eindruck von Kandidaten zu gewinnen, nutzen Personaler verschiedene Methoden der Bewerberauswahl. Am Anfang des mehrstufigen Prozesses steht in der Regel ein schriftliches Auswahlverfahren. Anhand der eingereichten Bewerbungsunterlagen sichten und filtern die Personalentscheider optimal qualifizierte Kandidaten heraus und laden diese zum Vorstellungsgespräch ein. Der zweiten Stufe im Bewerbungsverfahren.
Maßstab hierfür ist aber immer das Anforderungsprofil in der Stellenanzeige. Wichtige Kriterien bei der Vorauswahl der Bewerber sind:
1. Formale Kriterien
Egal, ob Sie eine Bewerbungsmappe auf Papier, E-Mail-Bewerbung oder Online-Bewerbung einreichen: So gut wie immer müssen Bewerbungsschreiben und Lebenslauf gängige Standards und formale Kriterien erfüllen:
- Die Bewerbung muss vollständig und fehlerfrei sein.
- Schriftliche Unterlagen müssen sauber und knickfrei sein.
- Der tabellarische Lebenslauf sollte lückenlos und aktuell sein.
- Das Anschreiben sollte individuell formuliert, der Text ohne Floskeln sein.
- Das Anschreiben sollte einen erkennbaren Unternehmensbezug haben.
- Übersichtlichkeit und Einheitlichkeit bei der Formatierung der Unterlagen sind ebenfalls Pflicht.
Recruiter achten nicht nur auf Rechtschreib- und typische Bewerbungsfehler, sondern ebenso auf mögliche Widersprüche, etwa zu den Angaben in den Social Media Profilen. Erkennbare Massenware landet sofort im Aus.
Mehr zum Thema: 12 wichtige Bewerbungstipps sowie aktuelle Bewerbungstrends.
2. Muss-Kriterien in der Stellenanzeige
Oft stellt schon die Reihenfolge der Anforderungen an Bewerber eine Hierarchie dar. Was oben in der Stellenanzeige steht, müssen Sie unbedingt erfüllen; was weiter unten steht, ist wünschenswert, aber kein Muss. Sogenannte Muss-Anforderungen erkennen Sie oft an Formulierungen, wie:
- „Voraussetzungen sind…“
- „Erwarten wir…“
- „Sie bringen mit…“
- „setzen wir voraus.“
Je weniger dieser Kriterien Sie erfüllen, desto mehr sinken die Bewerbungschancen.
3. Kann-Kriterien in der Stellenanzeige
Die sogenannten Kann-Qualifikationen sind deutlich „weicher“ formuliert:
- „Idealerweise besitzen Sie…“
- „Wünschenswert sind zudem…“
- „Wenn Sie außerdem mitbringen…“
- „Zusätzlich freuen wir uns über…“
Kann-Anforderungen sind zwar von geringerer Bedeutung in der Bewerberauswahl. Ignorieren sollten Sie diese aber nicht! Erst recht, wenn Sie nicht alle Muss-Kriterien erfüllen. Manches Defizit bei den Hard Skills lässt sich mit Soft Skills ausgleichen.
Überdies können Kann-Anforderungen ein Hinweis sein, in welche Richtung sich ein Unternehmen entwickeln will. Für Sie als Bewerber ist es nur von Vorteil, zukünftige Entwicklungen abzuschätzen und in die Bewerbungsunterlagen einzubauen.
Kann ich mich bewerben, wenn ich nicht alles erfülle?
Arbeitgeber suchen im Personalauswahlverfahren gerne die eierlegende Wollmilchsau. Als Faustregel können Sie sich merken: Auch wenn Sie nur 70 Prozent der Anforderungen erfüllen, sollten Sie sich bewerben! Im schlimmsten Fall kassieren Sie eine Bewerbungsabsage.
Natürlich ist es ratsam, möglichst viele Qualifikationen in der Bewerbung zu erfüllen. Die Bewerberauswahl ist aber nicht selten subjektiv. Heißt: Ein sympathisches Bewerbungsfoto oder originelles Bewerbungsdesign hat so manche Bewerber auf Stufe 2 der Bewerberauswahl gehoben.
Entscheidungsmatrix: Was sind die 3 Bewerber-Kategorien?
Zahlreiche Personaler verschaffen sich bei der Vorauswahl auch nur einen ersten Überblick und teilen Bewerber nach den genannten Kriterien in drei Kategorien ein:
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A-Bewerber
Diese Kandidaten erfüllen alle relevanten Kriterien – oder mehr. Ihr Profil deckt sich perfekt mit der Ausschreibung. Sie werden auf jeden Fall zum Bewerbungsgespräch eingeladen.
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B-Bewerber
Bewerber mit hoher Übereinstimmung mit dem Anforderungsprofil können nachrücken, wenn A-Kandidaten abspringen oder absagen.
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C-Bewerber
Leider weist ihr Profil zu geringe Übereinstimmung mit der Ausschreibung auf. Diese Kandidaten erhalten bald darauf eine Absage.
Studien haben ermittelt, dass sich manche Personaler bei diesem ersten Test kaum mehr als 2 Minuten pro Bewerbung Zeit nehmen.
Was sind typische Bewerberauswahl Methoden?
Papier ist geduldig. Zwar geben Bewerbungsunterlagen (inklusive Arbeitszeugnissen) einen ersten Überblick über die Qualifikationen und die Motivation von Bewerbern. Der erste Eindruck sollte sich aber mit dem persönlichen decken. Generell lässt sich sagen: Die Bewerbung ist die Vergangenheit der Kandidaten; das Jobinterview und weitere Testverfahren zielen in die Zukunft.
Ob Auswahlgespräch, Telefoninterview, Einstellungstest oder Assessment Center: Im Zentrum stehen dabei vor allem soziale Kompetenzen – und die Fragen: Passen Sie ins Team? Stimmt die Chemie (siehe Cultural Fit)?
Folgende Methoden nutzen Personalverantwortliche im zweiten Schritt der Bewerberauswahl:
Vorstellungsgespräch
Der Klassiker bei der Bewerberauswahl bleibt das Vorstellungsgespräch. Ob als strukturiertes Einzelinterview, Videointerview oder Gruppeninterview: Im Fokus steht jedes Mal die Persönlichkeit des Bewerbers. Die fachlichen Kompetenzen haben überzeugt, sonst hätte man Sie nicht eingeladen.
Ziel des Vorstellungsgesprächs ist, dass sich beide (!) Seiten besser (und persönlich) kennenlernen. Das Gespräch verläuft meist in 5 typischen Phasen, hinzu kommen Vor- und Nachbereitung:
Eine gründliche Vorstellungsgespräch Vorbereitung macht schon 60 % des Joberfolgs aus. Dazu gehört, dass Sie sich nochmal über das Unternehmen, dessen Hintergrund, Markt, Werte und Produkte informieren sowie Hintergründe zu den Anwesenden recherchieren. Bereiten Sie sich ebenfalls auf unterschiedliche Formate vor, und üben Sie Ihre Selbstpräsentation sowie Antworten auf typische Fragen. Trainieren Sie zusätzlich Ihre Körpersprache, wählen Sie am Tag selbst ein angemessenes Outfit und planen Sie eine pünktliche Anreise.
Die Begrüßung prägt den ersten Eindruck nachhaltig. Stellen Sie sich hierzu mit Vor- und Nachnamen vor, lächeln Sie und halten Sie dabei Blickkontakt zu Ihrem Gegenüber. Ein kräftiger Händedruck vermittelt Selbstsicherheit. Danach folgt meist noch kurzer Smalltalk. Wichtig ist, dass Sie dabei nie jammern oder über die Anreise klagen. Immer positiv bleiben – und erst setzen, wenn man Ihnen einen Platz anbietet.
Die kurze Selbstvorstellung sollte nie länger als 3-5 Minuten dauern und ist grundsätzlich ein freier Vortrag – nie ablesen! Sprechen Sie hierbei lebhaft und zeigen Sie Energie und Körperspannung. Bleiben Sie fokussiert und sachlich und betonen Sie zu mehr 60 % wichtige Qualifikationen, Erfahrungen oder Alleinstellungsmerkmale – ohne nur den Lebenslauf zu wiederholen. Aufgebaut wird die Selbstpräsentation idealerweise nach dem Muster: „Ich bin – ich kann – ich will“.
Das Vorstellungsgespräch dient in erster Linie zum gegenseitigen Kennenlernen. Dazu stellen Personaler viele unterschiedliche Fragen. Hören Sie aufmerksam zu und machen Sie sich ruhig Notizen. Bleiben Sie bei Ihren Antworten unbedingt ehrlich und authentisch und erzeugen Sie keine Widersprüche zum Lebenslauf. Erklären Sie eine mögliche Wechselmotivation, ohne sich zur rechtfertigen und schaffen Sie bei den Antworten einen möglichst starken Unternehmensbezug. Genannte Stärken sollten für die angestrebte Stelle relevant sein (Beispiele nennen!); mit Schwächen gehen Sie wiederum stets reflektiert und konstruktiv um. Reagieren Sie auf Stressfragen stets souverän und gelassen. Und wenn Sie nicht sofort eine Antwort wissen, bitten Sie ruhig um Bedenkzeit.
Haben Sie immer 2-3 Rückfragen – oder mehr. Nutzen Sie eigene Fragen, um mehr über die Erwartungen des Unternehmens zu erfahren und überlegen Sie sich Fragen zu Entwicklungsperspektiven, z.B: „Wie definieren Sie Erfolg für diese Position?“, „Was erwarten Sie von einem idealen Kandidaten?“, „Was zeichnet Ihre besten Mitarbeiter aus?“ Ebenso können Sie bei den Rückfragen auf Ihre Notizen eingehen. Tabu sind jedoch Fragen zu Urlaub, Benefits oder Überstunden – wirkt nicht motiviert. Stellen Sie auch keine „dummen Fragen“, die Sie hätten vorher recherchieren können.
Bedanken Sie sich am Ende für das angenehme Gespräch und sprechen Sie alle Anwesenden nochmal mit Namen an. Verabschieden Sie sich höflich und professionell und werden Sie dabei nicht hektisch – Sie fliehen nicht! Fragen Sie noch nach den weiteren Schritten oder wann Sie mit einer Entscheidung rechnen können. Danach verlassen Sie das Gebäude und sind nett zu allen (!) Mitarbeitern – auch dem Pförtner!
Reflektieren Sie in der Vorstellungsgespräch Nachbereitung das Jobinterview zeitnah und lernen Sie daraus, was Sie zukünftig besser machen können. Überlegen Sie, ob Sie den Job weiterhin wollen und wenn ja: Schicken Sie ein Dankschreiben nach 24-48 Stunden – oder ziehen Sie Ihre Bewerbung zurück. Falls Sie nichts mehr hören: Frühestens nach 2-3 Wochen dürfen Sie nachfassen. Ansonsten bleiben Sie bitte weiterhin aktiv auf Jobsuche und informieren Sie sich über weitere Stellenangebote!
Wichtig: Zwar stellen Personaler viele Fragen im Vorstellungsgespräch. Damit es ein echter Dialog auf Augenhöhe wird, sollten Bewerber aber immer Notizen machen und eigene Rückfragen stellen!
Beispiele für gute eigene Fragen:
- Wie definieren Sie Erfolg für diese Position?
- Was erwarten Sie von dem idealen Kandidaten?
- Was zeichnet Ihre besten Mitarbeiter aus?
- Was könnte mich an diesem Job am meisten frustrieren?
- Wie würden Sie den Führungsstil meines Chefs beschreiben?
- Wie würden Sie Ihre Unternehmenskultur beschreiben?
- Wie wird bei Ihnen Leistung gemessen und bewertet?
- Wie werden bei Ihnen Talente und Stärken gefördert?
- Warum arbeiten Sie gerne für dieses Unternehmen?
- Wann kann ich mit Ihrer Entscheidung rechnen?
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Assessment Center
Sogenannte Assessment Center (AC) sind deutlich aufwendiger und können bis zu 3 Tage dauern. Ein solches Auswahlverfahren können die Arbeitgeber selbst durchführen oder von einem spezialisierten Berater oder Dienstleister absolvieren lassen. Assessment Center bestehen aus zahlreichen Übungen und Aufgaben, die fachliche und soziale Kompetenzen prüfen und beurteilen.
Zu den gängigen Bewerberauswahl Methoden im AC gehören Rollenspiele, Postkorbübung, Gruppendiskussionen und Einzelassessments, etwa bei Führungskräften (siehe Management-Audit).
Fachleute unterscheiden grundsätzlich drei AC-Verfahren:
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Das normative Testverfahren
Hier werden persönliche Eigenschaften, wie zum Beispiel Kontaktfähigkeit, Handlungsorientierung oder Leistungsmotivation geprüft.
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Das ipsative Testverfahren
Es wird auf Verhaltensweisen und Fähigkeiten, die der Bewerber in bestimmten Situationen zeigt, geachtet.
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Das kriterienorientierte Testverfahren
Dieses Verfahren ist eine Mischung aus normativen und ipsativen Testverfahren und prüft, wie stark bestimmte Verhaltensweisen, Merkmale und Eigenschaften ausgeprägt sind.
Anschließend werden die Ergebnisse der Kandidaten miteinander verglichen. Kommt es zum perfekten „Match“ zwischen Bewerberprofil und Anforderungsprofil, ist einem das Jobangebot so gut wie sicher. Das Matching wird bei der Bewerberauswahl jedoch zunehmend automatisiert und basiert häufig auf Algorithmen.
Testverfahren
Je nach Anforderungsprofil oder Hierarchiestufe der Stelle kommen noch weitere Testverfahren zum Einsatz. Dazu gehören beispielsweise:
- Tests zum Allgemeinwissen
- Kompetenztests
- Intelligenztests
- Persönlichkeitstests
- Eignungstests oder Einstellungstests
Bei körperlichen Anforderung kommen Leistungstests dazu. Teilweise hat auch die Beurteilung durch Vorgesetzte, Mitarbeiter und Kunden Einfluss auf die Auswahl (siehe 360-Grad-Feedback).
Allen Tests gemein ist, dass Sie Bewerber – häufig unter Zeitdruck – auf vorher festgelegte Fähigkeiten oder Fertigkeiten prüfen, vergleichen und bewerten. Ein Vorteil für Bewerber: Viele dieser Testverfahren lassen sich im Vorfeld üben und trainieren.
Perfekt aufs Vorstellungsgespräch vorbereiten!
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Checkliste für Unternehmen
Drum prüfe, wer sich länger bindet: Weil Sie sich im Arbeitsvertrag in der Regel für eine mehrjährige Zusammenarbeit entscheiden, sollten Sie die Bewerberauswahl und deren Ablauf gründlich planen und vorbereiten. Die folgende Checkliste hilft dabei:
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Anforderungsprofil erstellen
Wer wird gesucht? Welche Qualifikationen sollten künftige Mitarbeiter mitbringen oder erfüllen? In welchem Unternehmensbereich wird die Person eingesetzt? Welche Anforderungen bringt dieser Bereich mit sich?
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Methoden wählen
Welche Auswahlprozesse kommen für Sie infrage: Bewerbung, Telefongespräch, persönliche Gespräche, psychologische Tests oder Assessment-Center, Probearbeit?
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Teilnehmer festlegen
Klären Sie vorab, wer wann auf welcher Stufe der Bewerberauswahl beteiligt wird. Das geht schon beim Formulieren der Stellenanzeige los: Personalabteilung, Betriebsrat, Abteilungsleiter, Führungskräfte, Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte und die Schwerbehindertenvertretung müssen oft frühzeitig involviert werden.
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Prozess starten
Starten Sie die Bewerberauswahl nach den zuvor festgelegten Methoden und wählen Sie die Kandidaten auf Grundlage Ihrer Kriterien aus. Zum Beispiel Fachkenntnisse (Ausbildung, Praxiserfahrung, Spezialwissen), physische Anforderungen (Gesundheit, Belastbarkeit, äußeres Erscheinen), psychische Anforderungen (Auffassungsgabe, Lernwille, Leistungsbereitschaft, Kreativität), soziale Kompetenzen (z.B. Teamfähigkeit, Empathie, Verlässlichkeit, Offenheit). Wichtig ist, einen einheitlichen Ablauf festzulegen, um Fairness und Chancengleichheit zu wahren.
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Entscheidung treffen
Konzerne mit mehreren 100 Bewerbungen setzen schon häufig Software ein („CV-Parsing„). Inhaber entscheiden dagegen meist noch nach Bauchgefühl. So oder so: Wählen Sie aus! Treffen Sie eine Entscheidung – und heute noch wichtiger: Teilen Sie diese mit, und antworten Sie auf Bewerbungen!
Die Bewerberauswahl sollte schließlich für alle Beteiligten transparent sein.
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