Definition: Was sind Bewerbungsunterlagen?
Werden in Stellenanzeigen „vollständige Bewerbungsunterlagen“ verlangt, sind damit alle Dokumente gemeint, die Sie für eine Bewerbung benötigen. Dazu gehören in der Regel:
- Anschreiben
- Deckblatt (optional)
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben (Dritte Seite, optional)
- Zeugnisse (Ausbildung, Arbeitszeugnisse)
- Referenzen (oder Empfehlungsschreiben)
- Zertifikate (von Weiterbildungen)
- Arbeitsproben (falls verlangt)
Bei einer sogenannten Kurzbewerbung oder Initiativbewerbung reichen meist nur Anschreiben (eine Seite) und Lebenslauf (1-2 DIN A4 Seiten).
Bewerbungsunterlagen Bedeutung?
Die Auswahl, Aussagekraft und richtige Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen stellt bereits eine erste Arbeitsprobe dar. Personaler ziehen daraus Rückschlüsse, wie sorgfältig und gewissenhaft Sie arbeiten. Daher ist es wichtig, dass Ihre Unterlagen sowohl inhaltlich wie formal korrekt sind und überzeugen.
Bewerbungsunterlagen Reihenfolge
Falls Sie Bewerbungsunterlagen – noch klassisch – ausdrucken und in einer Bewerbungsmappe auf Papier verschicken, werden diese nach folgendem Muster und in dieser richtigen Reihenfolge sortiert:
Weitere Anlagen in der Bewerbung können sein: polizeiliches Führungszeugnis, Führerschein oder Projektliste. Für alle Unterlagen gilt: Nur Kopien versenden, nie Originale!
Bei der E-Mail-Bewerbung oder Online-Bewerbung werden alle Unterlagen in einem PDF zusammengefügt und der E-Mail angehängt bzw. hochgeladen. Die Dateigröße sollte unter 5 MB bleiben.
Bewerbungsunterlagen Vorlagen: Beispiele + Muster
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Bewerbungsunterlagen erstellen: Was gehört dazu?
1. Bewerbungsmappe
Bei einer gebundenen Bewerbungsmappe handelt es sich in der Regel um einen hochwertigen Klemmhefter aus Pappe, den Sie per Post in einem C4 Umschlag verschicken. Eine solche gebundene Mappe mit Bewerbungsunterlagen wird aber heute kaum noch erwartet.
Der Standard bei der Bewerbung sind digitale Bewerbungsunterlagen als PDF. Halten Sie sich beim Er- und Zusammenstellen unbedingt an die Vorgaben des Arbeitgebers und schicken Sie nur die geforderten Dokumente. Nicht mehr, aber auch nicht weniger (siehe: Checkliste Bewerbungsunterlagen (PDF).
2. Anschreiben
Das Bewerbungsschreiben ist das erste Dokument der Unterlagen. Es wird für jede Bewerbung individuell erstellt und ist nie länger als eine DIN-A4-Seite.
Ein aussagekräftiges Anschreiben bringt Ihre Motivation für den Job und Arbeitgeber auf den Punkt, erklärt mögliche Lücken im Lebenslauf oder betont wichtige Soft Skills. Aufgebaut wird das Bewerbungsanschreiben nach diesem Muster:
- Briefkopf (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Anrede)
- Einleitungssatz (Originell, weckt Neugier)
- Hauptteil (Motivation, Besonderes, Beispiele)
- Unternehmensbezug (Erfolge, Mehrwert für Arbeitgeber)
- Schlussteil (Vorfreude, Grußformel, Unterschrift, Anlagen)
Sprechen Sie den Arbeitgeber im Anschreiben ruhig direkt an, wecken Sie Interesse auf ein persönliches Kennenlernen im Vorstellungsgespräch und schreiben Sie, warum Sie sich bewerben, warum Sie genau der oder die Richtige sind und welchen Nutzen das Unternehmen hat, wenn es Sie einstellt. Aber nie im Konjunktiv!
3. Deckblatt
Das Deckblatt ist in den Bewerbungsunterlagen freiwillig. Es besteht aus einer optisch ansprechenden und übersichtlichen Darstellung der wichtigsten Informationen und hat eine klare Überschrift wie „Bewerbungsunterlagen“ oder „Bewerbung“. Wesentliche Inhalte auf dem Deckblatt sind:
- Titel & Bewerbungsfoto
- Name, Kontaktdaten & Anschrift
- Angestrebte Position
- Anlagenverzeichnis
In kreativen Berufen (z.B. Medien- oder Grafikdesigner) lohnt sich das Deckblatt besonders. Sie heben sich damit nicht nur auffällig positiv von der Masse ab, sondern liefern bereits eine erste Kostprobe von Ihrem gestalterischen Können.
4. Lebenslauf
Der Lebenslauf ist das Herzstück der Bewerbung. Viele Personaler lesen ihn zuerst. Der tabellarische Lebenslauf ist heute Standard und eine übersichtliche Zusammenfassung Ihres bisherigen beruflichen Werdegangs, relevanter Kompetenzen, Zusatzqualifikationen und besonderer Kenntnisse.
Ein perfekter Lebenslauf hat maximal 2-3 DIN A4 Seiten und enthält folgende Abschnitte:
- Überschrift („Lebenslauf“) und Bewerbungsfoto
- Persönliche Daten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon)
- Beruflicher Werdegang (Berufserfahrung)
- Bildungsweg (Schule, Ausbildung, Studium)
- Besondere Kenntnisse (Sprachkenntnisse, IT-Kenntnisse, Weiterbildungen)
- Interessen & Hobbys (Soziales Engagement, Ehrenamt)
- Ort, Datum, Unterschrift
Der Lebenslauf sollte stets vollständig und lückenlos sein. Bedeutet: Auszeiten von mehr als 2 Monaten müssen Sie kurz erwähnen und erklären.
Damit der Lebenslauf nicht zu lang wird, können Sie zusammenhängende Zeiträume zusammenfassen oder zum Beispiel beim Bildungsweg nur den höchsten Bildungsabschluss nennen. Wichtig ist nur, dass Sie alle Muss-Qualifikationen aus der Stellenanzeige nennen. Weniger relevante Angaben können Sie kürzen oder streichen.
Das Bewerbungsfoto ist zwar heute freiwillig, wird von Personalern aber weiterhin gerne gesehen. Wir empfehlen es für die Bewerbungsunterlagen, weil es diese persönlicher macht. Nutzen Sie aber stets ein professionelles Foto vom Fotografen – kein Selfie!
5. Dritte Seite
Wie das Deckblatt ist auch die Dritte Seite (auch: Motivationsschreiben) ein optionaler Zusatz in den Bewerbungsunterlagen. Verlangt wird das Motivationsschreiben häufig bei der Bewerbung für ein Stipendium, für ein Studium oder bei der internen Bewerbung.
Die dritte Seite kann folgende Inhalte haben:
- Kurzprofil (Stichpunkte zu Soft Skills, Berufserfahrung und Zielen)
- Portfolio (bisherige Projekte, wichtigste Kompetenzen, Qualifiaktionen)
- Liste von Fachpublikationen (Text- oder Arbeitsproben)
Die dritte Seite benötigen Sie in der Regel aber nur, wenn diese ausdrücklich in der Stellenanzeige verlangt wird (z.B. bei der Polizei oder für ein Auslandssemester). Für Berufserfahrene und Selbständige ist meist die sogenannte Projektliste wichtiger und aussagekräftiger.
6. Anlagen
Die Anlagen machen Ihre Bewerbungsunterlagen „vollständig“ – mehr als insgesamt 10 DIN A4 Seiten sollten Sie aber nicht versenden. Das will kein Personaler lesen. Zur Auswahl stehen folgende Dokumente:
- Zeugnisse von Schule, Universität oder Ausbildung
- Qualifizierte Arbeitszeugnisse (maximal 3)
- Nachweise über absolvierte Praktika
- Zertifikate von Fort- und Weiterbildungen
- Nachweise über Sprachfähigkeiten
- Publikationen, Auszeichnungen
- Kopie von Führerschein, Führungszeugnis
- Empfehlungsschreiben
Ab mehr als sechs Seiten benötigen Sie im Anschreiben ein Anlagenverzeichnis, um dem Personaler einen besseren Überblick der Bewerbungsunterlagen zu geben. Ausländische Zeugnisse müssen zudem übersetzt und beglaubigt werden.
Generell gilt: In die Anlagen gehören nur Unterlagen, die für die angestrebte Position relevant sind. Der Nachweis über einen Sprachkurs in Französisch macht sich gut, wenn Sie sich bei einem deutsch-französischen Unternehmen bewerben. Für ein lokales Unternehmen, dass nur in Deutschland aktiv ist und keine Fremdsprachenkenntnisse erwartet, ist diese Anlage überflüssig.
Referenzen statt Zeugnis?
Wer keine „guten“ Arbeitszeugnisse hat, kann die Bewerbungsunterlagen mit Referenzen oder Empfehlungsschreiben aufwerten. Alternativ geht auch eine Referenzliste. Das ist eine Aufzählung von beruflichen Weggefährten (Referenzgeber = ehemalige Vorgesetzte, Mentoren, Kunden), die als Fürsprecher fungieren und hierfür die Nennung ihrer Kontaktdaten erlauben.
Bewerbungsunterlagen für Neben- oder Minijob
Wer sich für einen Minijob oder Nebenjob bewirbt, benötigt meist nur eine Kurzbewerbung mit Anschreiben und Lebenslauf (beide jeweils nur eine Seite lang).
Ausnahme: In der Stellenanzeige werden ausdrücklich mehr Bewerbungsunterlagen verlangt. Dann müssen Sie der Bitte nachkommen.
Wie Bewerbungsunterlagen per Post versenden?
Bewerbungsunterlagen werden nie gefaltet, sondern kommen in einen sogenannten C4 Umschlag mit oder ohne Sichtfenster. Wenn Sie Ihr Anschreiben nach der DIN 5008 für Geschäftsbriefe beschriftet haben, stehen Name und Anschrift des Empfängers automatisch im Sichtfenster:
Wir empfehlen, zusätzlich das Wort „Bewerbung“ auf den Briefumschlag zu drucken. Manche Post-Zusteller behandeln die Bewerbungsunterlagen dann vorsichtiger und auch die Poststelle des Unternehmens weiß den Brief besser zuzuordnen. Vergessen Sie nicht, den Umschlag ausreichend zu frankieren. Die Briefmarken kommen rechts oben auf den Umschlag.
PS: Bewerbungsunterlagen nie als Einschreiben versenden – zu aufdringlich!
Bewerbungsunterlagen online oder per E-Mail
Die meisten Bewerbungsunterlagen werden heute digital verschickt. Dabei laden Sie die Dokumente entweder online in einem Formular auf der Homepage des Arbeitgebers hoch – oder versenden diese als PDF im Anhang einer E-Mail. Weisen Sie in der Mail bitte nochmal darauf hin – zum Beispiel: „Anbei übersende ich ihnen meine Bewerbungsunterlagen…“
Die richtige Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen ist digital dieselbe wie in der Papierform. Falls nichts anderes verlangt wird, sollten Sie nur eine PDF-Datei verschicken oder hochladen. Das erspart Personalern das mehrfache Öffnen. Umso wichtiger ist, dass Sie die Datei mit den Unterlagen korrekt benennen. Beispiele:
- Bewerbung-Max-Muster.pdf
- Bewerbung-Max-Muster-2025.pdf
- Bewerbungunterlagen-Mia-Muster.pdf
- Bewerbungunterlagen-Mia-Muster-2025.pdf
Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen
Für Bewerbungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 3 Monaten. Solange dürfen Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren, falls abgelehnte Bewerber eine Diskriminierungsklage erheben. Ansprüche nach dem AGG sind spätestens nach 2 Monaten geltend zu machen. Nach dieser Frist müssen Unternehmen die Bewerbungsunterlagen entweder „zur Entlastung“ zurücksenden und alle digitalen Daten löschen.
Häufige Fragen zu Bewerbungsunterlagen
Mit einer unvollständigen oder schlechten Bewerbung reduzieren Sie Ihre Bewerbungschancen und machen die Einladung zum Vorstellungsgespräch unwahrscheinlich. Auf keinen Fall fehlen dürfen Ihre persönlichen Daten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), der Lebenslauf und eine Unterschrift unter dem CV und Anschreiben.
Vollständige Bewerbungsunterlagen bestehen aus Anschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnissen (maximal 3). Freiwillig können Sie noch ein Deckblatt, Motivationsschreiben sowie weitere Anlagen und Bescheinigungen hinzufügen.
Bei der korrekten Reihenfolge kommt das Anschreiben zuerst, danach folgen Deckblatt, Lebenslauf und die Anhänge (Arbeitszeugnisse, Abschlüsse, Zertifikate) Wird zur Bewerbung ein Motivationsschreiben verlangt, wird dies nach dem Lebenslauf in die Bewerbungsunterlagen eingefügt.
Berufsanfänger sollten unbedingt den höchsten Bildungsabschluss (Master, Bachelor, Ausbildung) mit einem Zeugnis nachweisen sowie das Zeugnis ihres höchsten Schulabschlusses (z.B. Abitur) beifügen. Je mehr Berufserfahrung Sie haben, desto unwichtiger werden diese Zeugnisse und allenfalls nach der Einstellung von der Personalabteilung nachgefordert. Nachweise über die Grundschule bitte immer weglassen!
Bei der Online-Bewerbung füllen Sie ein Formular auf der Webseite des Unternehmens aus. Dort gibt es immer ein Feld, wo Sie ihre Bewerbungsunterlagen online hochladen können. Bei der E-Mail-Bewerbung kommen diese als Anhang an die Mail. Die Dateien sollten allerdings nie größer sein als 5 MB. Und versenden Sie Ihre Unterlagen möglichst in einem PDF.
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