Bewerbungsunterlagen: Vorlagen, Reihenfolge, wie erstellen

Definition: Was sind Bewerbungsunterlagen?

Der Begriff „Bewerbungsunterlagen“ bezeichnet alle Unterlagen, die notwendig sind, um sich auf eine ausgeschriebene Stelle zu bewerben. Sie dienen dazu, Personalverantwortlichen ein umfassendes Bild über Qualifikationen, Berufserfahrungen, Motivation und persönliche Eignung zu vermitteln.​ Daher ist es wichtig, dass die Unterlagen sowohl inhaltlich wie formal korrekt sind.

Achtung: Die Bewerbungsunterlagen dienen vielen Personalern bereits als erste Arbeitsprobe. Sie signalisieren, wie sorgfältig, strukturiert und zielstrebig Kandidaten arbeiten. Können die Bewerbungsunterlagen überzeugen, folgt meist eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Bewerbungsunterlagen Varianten und Unterschiede

Je nach Bewerbungsart werden verschiedene Unterlagen unterschieden:

• Vollständige Bewerbungsunterlagen

  Sie enthalten bis zu 10 Seiten, inkl. Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen (Zeugnisse, Zertifikate, Urkunden, Referenzen, Arbeitsproben).

• Online-Bewerbung

  Entspricht der klassischen Bewerbung, allerdings werden bei der E-Mail-Bewerbung oder Online-Bewerbung alle Dokumente in einem PDF zusammengefügt und digital hochgeladen bzw. der Mail angehängt. Die Dateigröße sollte unter 5 MB bleiben.

• Kurzbewerbung

  Sie besteht aus 3-4 Seiten – Anschreiben (1 Seite) plus Lebenslauf (2-3 Seiten) – und wird für Jobmessen oder eine Minijob Bewerbung genutzt.​

Bewerbungsunterlagen Reihenfolge

Werden in einer Stellenanzeige „vollständige Bewerbungsunterlagen“ verlangt, sind damit alle Dokumente gemeint, die vom Arbeitgeber explizit verlangt werden sowie aktuelle Arbeitszeugnisse und Zertifikate oder Urkunden über relevante Qualifikationen und Weiterbildungen.

Egal, ob Sie eine klassische Bewerbungsmappe auf Papier verschicken oder digitale Bewerbungsunterlagen erstellen: Diese werden in Deutschland stets nach folgendem Muster und in dieser richtigen Reihenfolge sortiert:

1. Bewerbungsschreiben (max. 1 Seite)
2. Deckblatt (optional)
3. Lebenslauf (2-3 Seiten)
4. Motivationsschreiben (optional)
5. Zeugnisse (Arbeitszeugnisse, höchster Bildungsabschluss)
6. Referenzen (oder Empfehlungsschreiben, 2-3)
7. Zertifikate (von relevanten Weiterbildungen, bis zu 3)
8. Gesundheits- oder Führungszeugnis (falls verlangt)
9. Arbeitsproben (falls verlangt)

Bewerbungsunterlagen Beispiel

Weitere optionale Bewerbungsunterlagen

Für die sogenannten „Anlagen“ zur Bewerbung eignen sich noch weitere Dokumente und Arbeitszeugnis Alternativen, zum Beispiel:

• Tätigkeitsbeschreibung
• Beurteilungsschreiben
• Eignungsschreiben
• Projektliste
• Leistungsbilanz
• Profilseite

Wichtig: Alle Dokumente bitte stets in sinnvoller Reihenfolge beifügen. Üblich für den Bewerbung Aufbau ist heute, die Seiten nach Relevanz und der Erwähnung im Lebenslauf zu sortieren, also meist „antichronologisch“ mit dem aktuellsten Nachweis zuerst.

Für alle Unterlagen gilt: Versenden Sie stets nur (beglaubigte) Kopien, niemals Originale! Sie könnten verlorengehen.

Bewerbungsunterlagen Vorlagen: Gratis Muster

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Bewerbungsunterlagen erstellen: Was gehört dazu?

Sie wollen moderne Bewerbungsunterlagen erstellen? Wir zeigen Ihnen im Folgenden, wie Sie diese sorgfältig erstellen und auf einander abstimmen, um einen professionellen Gesamteindruck zu erzeugen. Die wichtigsten Bestandteile – Schritt für Schritt erklärt…

1. Bewerbungsmappe

Bei einer gebundenen Bewerbungsmappe handelt es sich in der Regel um einen hochwertigen Klemmhefter aus Pappe, den Sie per Post in einem C4 Umschlag verschicken. Eine Mappe mit Bewerbungsunterlagen wird aber heute kaum noch erwartet.

Standard bei der Bewerbung sind digitale Bewerbungsunterlagen als PDF. Halten Sie sich beim Erstellen unbedingt an die Vorgaben des Arbeitgebers und schicken Sie nur die geforderten Dokumente. Nicht mehr, aber auch nicht weniger (siehe: Checkliste Bewerbungsunterlagen (PDF).

Mehr über die Bewerbungsmappe erfahren

2. Anschreiben

Das Bewerbungsschreiben ist das erste Dokument der Unterlagen. Es wird für jede Bewerbung individuell erstellt und ist nie länger als eine DIN-A4-Seite.

Ein aussagekräftiges Anschreiben bringt Ihre Motivation für den Job und Arbeitgeber auf den Punkt, erklärt mögliche Lücken im Lebenslauf oder betont wichtige Soft Skills. Aufgebaut wird das Bewerbungsanschreiben nach diesem Muster:

1. Briefkopf

1. Absender
2. Empfänger
3. Ort & Datum
4. Betreffzeile

2. Anschreiben

5. Anrede (möglichst namentlich, persönlich)
6. Einleitung (Originell, weckt Neugier)
7. Hauptteil (Motivation, Besonderes, Beispiele)
8. Unternehmensbezug (Erfolge, Mehrwert für Arbeitgeber)

3. Schlussteil

9. Vorfreude
10. Grußformel
11. Unterschrift
12. Anlagenvermerk

Sprechen Sie den Arbeitgeber im Anschreiben ruhig direkt an, wecken Sie Interesse auf ein persönliches Kennenlernen im Vorstellungsgespräch und schreiben Sie, warum Sie sich bewerben, warum Sie genau der oder die Richtige sind und welchen Nutzen das Unternehmen hat, wenn es Sie einstellt. Aber nie im Konjunktiv!

Tipps und Formulierungen zum Anschreiben

3. Deckblatt

Das Deckblatt ist in den Bewerbungsunterlagen freiwillig. Es besteht aus einer optisch ansprechenden und übersichtlichen Darstellung der wichtigsten Informationen und hat eine klare Überschrift wie „Bewerbungsunterlagen“ oder „Bewerbung“. Wesentliche Inhalte auf dem Deckblatt sind:

• Titel & Bewerbungsfoto
• Name, Kontaktdaten & Anschrift
• Angestrebte Position
• Anlagenverzeichnis

In kreativen Berufen (z.B. Medien- oder Grafikdesigner) lohnt sich das Deckblatt besonders. Sie heben sich damit nicht nur auffällig positiv von der Masse ab, sondern liefern bereits eine erste Kostprobe von Ihrem gestalterischen Können.

Vorlagen und Infos zum Deckblatt

4. Lebenslauf

Der Lebenslauf ist das Herzstück der Bewerbung. Viele Personaler lesen ihn zuerst. Der tabellarische Lebenslauf ist heute Standard und eine übersichtliche Zusammenfassung Ihres bisherigen beruflichen Werdegangs, relevanter Kompetenzen, Zusatzqualifikationen und besonderer Kenntnisse.

Ein perfekter Lebenslauf hat maximal 2-3 DIN A4 Seiten und enthält folgende Abschnitte:

1. Überschrift („Lebenslauf“)
2. Persönliche Daten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon)
3. Bewerbungsfoto (freiwillig)
4. Angestrebte Position (oder Kurzprofil)
5. Beruflicher Werdegang (Berufserfahrung)
6. Bildungsweg (Schule, Ausbildung, Studium)
7. Besondere Kenntnisse (Sprachkenntnisse, IT-Kenntnisse, Weiterbildungen)
8. Interessen & Hobbys (Soziales Engagement, Ehrenamt)
9. Ort, Datum, Unterschrift

Der Lebenslauf sollte stets vollständig und lückenlos sein. Bedeutet: Auszeiten von mehr als 2 Monaten müssen Sie kurz erwähnen und erklären.

Damit der Lebenslauf nicht zu lang wird, können Sie zusammenhängende Zeiträume zusammenfassen oder zum Beispiel beim Bildungsweg nur den höchsten Bildungsabschluss nennen. Wichtig ist nur, dass Sie alle Muss-Qualifikationen aus der Stellenanzeige nennen. Weniger relevante Angaben können Sie kürzen oder streichen.

Vorlagen und tiefergehende Informationen zum Lebenslauf

Das Bewerbungsfoto ist heute freiwillig, wird von Personalern aber gerne gesehen. Wir empfehlen es, weil es die Bewerbungsunterlagen persönlicher macht. Nutzen Sie stets ein Foto vom Fotografen – kein Selfie!

5. Dritte Seite

Wie das Deckblatt ist auch die Dritte Seite (synonym: Motivationsschreiben) ein optionaler Zusatz in den Bewerbungsunterlagen. Verlangt wird das Motivationsschreiben häufig bei der Bewerbung für ein Stipendium, für ein Studium oder bei der internen Bewerbung.

Die dritte Seite kann folgende Inhalte haben:

• Kurzprofil (Stichpunkte zu Soft Skills, Berufserfahrung und Zielen)
• Portfolio (bisherige Projekte, wichtigste Kompetenzen, Qualifikationen)
• Liste von Fachpublikationen (Text- oder Arbeitsproben)

Die dritte Seite benötigen Sie in der Regel aber nur, wenn diese ausdrücklich in der Stellenanzeige verlangt wird (z.B. bei der Polizei oder für ein Auslandssemester). Für Berufserfahrene und Selbständige ist meist eine Projektliste wichtiger und aussagekräftiger.

Mustersätze und Vorlagen zum Motivationsschreiben

6. Anlagen

Die Anlagen machen Ihre Bewerbungsunterlagen „vollständig“ – mehr als insgesamt 10 DIN A4 Seiten sollten Sie aber nicht versenden. Das will kein Personaler lesen. Zur Auswahl stehen folgende Dokumente:

• Zeugnisse von Schule, Universität oder Ausbildung (max. 1)
• Qualifizierte Arbeitszeugnisse (bis zu 3)
• Nachweise über absolvierte Praktika (1-2)
• Zertifikate von Fort- und Weiterbildungen (2-3)
• Nachweise über Sprachfähigkeiten
• Publikationen, Auszeichnungen
• Kopie von Führerschein, Führungszeugnis
• Empfehlungsschreiben

Ab mehr als 6 Seiten benötigen Sie im Anschreiben ein Anlagenverzeichnis (auch: Anzeigenvermerk), um Personalern einen besseren Überblick der Bewerbungsunterlagen zu geben. Ausländische Zeugnisse müssen zudem übersetzt und beglaubigt werden.

Generell gilt: In die Anlagen gehören nur Unterlagen, die für die angestrebte Position relevant sind. Der Nachweis über einen Sprachkurs in Französisch macht sich gut, wenn Sie sich bei einem deutsch-französischen Unternehmen bewerben. Für ein lokales Unternehmen, dass nur in Deutschland aktiv ist und keine Fremdsprachenkenntnisse erwartet, ist diese Anlage überflüssig.

Ausführliche Informationen zu den Anlagen

Bewerbungsunterlagen Sonderfälle: Wohnungssuche oder Quereinstieg

Nicht jede Bewerbung wird gleich aufgebaut oder braucht immer „vollständige“ Bewerbungsunterlagen oder eine ausführliche Bewerbungsmappe. Orientieren Sie sich dabei stets an dem Text in der Stellenausschreibung und checken Sie die Webseite des Unternehmens. Oft steht auch dort, welche Unterlagen gewünscht sind.

Im Folgenden finden Sie eine Liste mit Sonderfällen sowie Tipps, welche Unterlagen und Dokumente hierbei meistens verlangt werden:

1. Unterlagen für die Wohnungsbewerbung

Auch bei der Wohnungssuche brauchen Sie für den Vermieter Bewerbungsunterlagen. Die hanben jedoch meist andere Bestandteile als die Bewerbung für einen Arbeitsplatz.

Benötigte Dokumente:

• Anschreiben (Wohnungssuche)
• SCHUFA-Auskunft
• Personalausweis (Kopie)
• Einkommensnachweis
• Mietschuldenfreiheitsbescheinigung

2. Bewerbungsunterlagen für Neben- oder Minijob

Wer sich für einen Minijob oder Nebenjob bewirbt, benötigt in der Regel nur eine Kurzbewerbung mit Anschreiben und Lebenslauf. Dasselbe gilt für alle Aushilfsstellen oder auf Jobmessen.

Benötigte Dokumente:

• Anschreiben (1 Seite)
• Lebenslauf (1-2 Seiten)

Ausnahme: Werden in der Stellenausschreibung dennoch und ausdrücklich mehr Bewerbungsunterlagen verlangt, müssen Sie der Bitte nachkommen. Mehr als 10 DIN A4 Seiten müssen Sie aber nie erstellen und zusammenfügen.

3. Bewerbungsunterlagen für ein Praktikum

Bei einer Praktikumsbewerbung zählt vor allem der erste Eindruck. Da praktisch alle Bewerber kaum Berufserfahrung haben, muss die Bewerbung umso mehr im Anschreiben durch Motivation und Sorgfalt überzeugen.

Typische Unterlagen:

• Anschreiben (1 Seite)
• Lebenslauf (1-2 Seiten)
• Aktuelles Schul- oder Hochschulzeugnis
• Immatrikulationsnachweis (bei Studenten)

4. Bewerbungsunterlagen für eine Ausbildung

Bei der Bewerbung für einen Ausbildungsplatz hat Ihre Motivation für den Beruf und den Ausbildungsbetrieb eine ausschlaggebende Bedeutung. Auch hierbei ist das Anschreiben oder wichtiger als der Lebenslauf

Empfohlene Dokumente:

• Bewerbungsanschreiben
• Deckblatt (optional)
• Tabellarischer Lebenslauf
• Schulabschlusszeugnis
• Praktikumsnachweise oder relevante Tätigkeiten

5. Bewerbungsunterlagen für ein Studium

Sie wollen Sie für ein Studium bewerben? Je nach Studiengang erfolgt die Bewerbung über Hochschulstart.de oder direkt an der Hochschule. Prüfen Sie die genauen Anforderungen auf der Universitäts-Homepage.

Oft verlangte Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Hochschulreife (Abitur, Fachabitur)
• Nachweis über Vorpraktikum
• Arbeitsproben oder Mappe

6. Bewerbung als Führungskraft

Bei Führungskräften gewinnt der Lebenslauf an Bedeutung, teils wird sogar auf ein Anschreiben ganz verzichtet. Wichtig ist, dass der Lebenslauf nicht nur Stationen, sondern vor allem Zielerfolge und Führungsqualitäten widerspiegelt. Auch die Referenzen spielen eine wichtige Rolle.

Wichtige Unterlagen:

• (Anschreiben)
• Lebenslauf (3-4 Seiten)
• Arbeitszeugnisse (bis zu 3)
• Empfehlungsschreiben (bis zu 3)

7. Bewerbungsunterlagen als Quereinsteiger

Als Quereinsteiger passt der Lebenslauf per Definition nicht zum angestrebten Job. Daher müssen Sie hierin möglichst viele Bezugspunkte hervorheben. Nicht relevante Tätigkeiten können dafür entfallen. Besonders wichtig ist hier das Bewerbungsanschreiben. In der Quereinsteiger Bewerbung müssen unbedingt Ihre Motivation, Lernwille und übertragbare Kompetenzen deutlich werden.

Empfohlene Unterlagen:

• Anschreiben
• Deckblatt (optional)
• Lebenslauf
• Projektliste
• Arbeitsproben

8. Bewerbungsunterlagen auf Englisch

Bei der Bewerbung im Ausland gelten oft andere Regeln als in Deutschland. Hier sollten Sie das Foto sowie Angaben zu Alter, Familienstand oder Religion immer weglassen. Dafür werden statt Zeugnissen mehrheitlich Referenz erwartet.

Typische englische Bewerbungsunterlagen bestehen aus:

• Cover Letter (Anschreiben)
• Curriculum Vitae (CV) oder Résumé

Tipp: Achten Sie unbedingt auf britische oder amerikanische Schreibweisen – je nachdem, wo Sie sich bewerben!

9. Bewerbung als Arbeitssuchende(r)

Falls Sie aktuell „arbeitssuchend“ sind, überzeugen Sie vor allem durch anhaltendes Engagement und noch immer aktuelle Fachkenntnisse – etwa nachgewiesen durch Fortbildungen oder Micro-Degrees.

Empfohlene Bewerbungsunterlagen:

• Anschreiben
• Lebenslauf (mit Kurzprofil)
• Projektliste
• Zertifikate von relevanten Fortbildungen
• Empfehlungsschreiben

10. Initiativbewerbung

Bei der Initiativbewerbung bewerben Sie sich mit einem Schuss ins Blaue: Es gibt offiziell keine Stellenausschreibung für Ihren Wunschjob! Betonen Sie daher umso mehr Ihre Motivation und Begeisterung für das Unternehmen und passen Sie die Unterlagen auf jeden Fall individuell an das Unternehmen an.

Empfohlene Bewerbungsunterlagen:

• Bewerbungsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse & Zertifikate
• Projektliste
• Referenzen
• Arbeitsproben

Wir empfehlen, bei der Initiativbewerbung immer „vollständige Unterlagen“ zu verschicken. So bekommt der Personaler ein maximal umfassenderes Bild von Ihnen. Das erhöht die Bewerbungschancen und potenzielle Schnittstellen zu möglichen Stellen und Jobs, von denen Sie noch nichts wissen.

Wie Bewerbungsunterlagen per Post versenden?

Bewerbungsunterlagen werden nie gefaltet, sondern kommen in einen sogenannten C4 Umschlag mit oder ohne Sichtfenster. Wenn Sie Ihr Anschreiben nach der DIN 5008 für Geschäftsbriefe beschriftet haben, stehen Name und Anschrift des Empfängers automatisch im Sichtfenster:

Wir empfehlen, zusätzlich das Wort „Bewerbung“ auf den Briefumschlag zu drucken. Manche Post-Zusteller behandeln die Bewerbungsunterlagen dann vorsichtiger, und auch die Poststelle des Unternehmens weiß den Brief besser zuzuordnen. Vergessen Sie nicht, den Umschlag ausreichend zu frankieren. Die Briefmarken kommen rechts oben auf den Umschlag.

PS: Bewerbungsunterlagen nie als Einschreiben versenden – zu aufdringlich!

Bewerbungsunterlagen online oder per E-Mail

Die meisten Bewerbungsunterlagen werden heute digital verschickt. Dabei laden Sie die Dokumente entweder online in einem Formular auf der Homepage des Arbeitgebers hoch – oder versenden diese als PDF im Anhang zu einem E-Mail-Anschreiben. Weisen Sie in der Mail bitte nochmal darauf hin – zum Beispiel: „Anbei übersende ich ihnen meine Bewerbungsunterlagen…“

Die richtige Reihenfolge der Bewerbungsunterlagen ist digital übrigens dieselbe wie in der Papierform. Falls nichts anderes verlangt wird, sollten Sie nur eine PDF-Datei verschicken oder hochladen. Das erspart Personalern das mehrfache Öffnen. Umso wichtiger ist, dass Sie die Datei mit den Unterlagen korrekt benennen. Beispiele:

• Bewerbung-Max-Muster.pdf
• Bewerbung-Max-Muster-2025.pdf
• Bewerbungunterlagen-Mia-Muster.pdf
• Bewerbungunterlagen-Mia-Muster-2025.pdf

Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen

Für Bewerbungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 3 Monaten. Solange dürfen Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren, falls abgelehnte Bewerber eine Diskriminierungsklage erheben. Ansprüche nach dem AGG sind spätestens nach 2 Monaten geltend zu machen. Nach dieser Frist müssen Unternehmen die Bewerbungsunterlagen entweder „zur Entlastung“ zurücksenden oder alle digitalen Daten löschen.

Checkliste für vollständige Bewerbungsunterlagen

Die Checkliste können Sie gleich online im Brwoser abhaken:

1. Checkliste Anschreiben

• Individuelles Anschreiben für die Stelle verfasst.
• Ansprechperson namentlich in der Anrede genannt.
• Erklärung, warum ich mich auf diese Stelle bewerbe.
• Überzeugende Motivation für das Interesse am Unternehmen.
• Bezug zwischen Skills und Job hergestellt.
• Anschreiben auf Rechtschreibung und Grammatik geprüft.
• Datum aktualisiert und Bewerbungsschreiben unterschrieben.
• Anschreiben auf eine DIN A4 Seite komprimiert.

2. Checkliste Lebenslauf

• Lebenslauf ist aktuell, übersichtlich und vollständig.
• Professionelles Bewerbungsfoto eingefügt (falls nützlich).
• Persönliche Daten korrekt angegeben (keine Zahlendreher).
• Relevante Berufserfahrung und Qualifikationen herausgearbeitet.
• Besondere Kenntnisse (z.B. Sprachen, IT) ergänzt.
• Interessen und Hobbys angegeben, die relevante Soft Skills zeigen.
• Datum im Lebenslauf aktualisiert und CV unterschrieben.

3. Checkliste Anlagen

• Wichtige Zeugnisse angefügt (max. 3 Arbeitszeugnisse).
• Zertifikate und Nachweise besonderer Qualifikationen beigefügt (2-3).
• Alle Dokumente sind gut lesbar und ordentlich eingescannt oder kopiert.
• Reihenfolge der Anlagen entspricht Angaben im Lebenslauf (Aktuelles zuerst).

4. Checkliste Format & Versand

• Bewerbungsunterlagen auf Rechtschreibung, Layout und Vollständigkeit geprüft.
• Alle Dokumente sind in einem PDF zusammengefügt (max. 5 MB).
• Dateiname ist professionell gewählt (z.B. Bewerbung-Vorname-Nachname.pdf).
• Bewerbungsunterlagen sind an richtige E-Mail-Adresse oder Online-Plattform gesendet.

Die Bewerbungsunterlagen Checkliste können Sie sich – wie gewohnt – zusätzlich hier kostenlos als PDF herunterladen.

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