Handformel: Ein simpler Trick zur Selbstreflexion

Die Uhr tickt erbarmungslos weiter – so das Empfinden mancher Arbeitnehmer. Hätte ich doch mehr Zeit! Kein Wunder, dass es jede Menge Zeitmanagementmethoden gibt, die sofortige Hilfe versprechen. Einige arbeiten mit interessanten Akronymen, so etwa die Alpen-Methode. Die Handformel hingegen lässt Sie an fünf Fingern abzählen, was Sie sich merken müssen. Dabei geht es nicht nur um Selbstmanagement, sondern um eine Reflexionshilfe. Wie sie funktioniert…

Handformel: Ein simpler Trick zur Selbstreflexion

Zeit- oder Selbstmanagement?

Eigentlich lässt sich die Zeit nicht „managen“, denn Zeit ist Zeit – sie lässt sich nicht sammeln, genauso wenig verlieren. Aber sie ist messbar. Wie Zeit vergeht, lässt sich an Himmelskörpern und dem Wechsel der Jahreszeiten gut beobachten. Nach unserer Zeitrechnung hat der Tag 24 Stunden und die hat er auch unabhängig davon, ob Sie früher Feierabend oder Überstunden machen.

Aber klar, die Tage sind unterschiedlich stark ausgefüllt. Wer viel Arbeit hat, hat sicherlich das Gefühl, dass ihm die Zeit wegrennt. So viele Dinge müssen noch bis zur Deadline erledigt werden.

Zahlreiche Ratgeber beschäftigen sich mit Methoden des Selbst- beziehungsweise Zeitmanagements. Wer also den Eindruck hat, den Überblick zu verlieren, ist mit diesem Gefühl nicht allein.

Denn letztlich geht es jedem darum, seine Arbeit so erledigt zu bekommen, dass er seiner Verpflichtung nachkommt und gleichzeitig genügend Freizeit für sich hat. Wer über längere Zeit hinweg von Termin zu Termin hetzt, immer nur unter Zeitdruck arbeitet, büßt schließlich einen erheblichen Teil seiner Lebensqualität ein.

Richtige Prioritäten bereits Teil des Erfolges

Ob wir gut durch den Tag und die Woche kommen und unsere Ziele erreichen, liegt häufig bereits am wichtigsten Tipp: nämlich der Kunst, Prioritäten setzen zu können. Häufig scheitern Arbeitnehmer bereits daran, denn alles wird gleich wichtig eingestuft.

Und statt zu delegieren wird alles selbst gemacht. Dabei hat das falsche Priorisieren Konsequenzen. Es muss ja nicht gleich ein wirtschaftlicher Misserfolg ausgelöst werden, nur weil Sie eine Aufgabe nicht fristgerecht erledigen.

Wer allerdings dauerhaft den Eindruck hinterlässt, überfordert zu sein, macht nicht gerade Werbung für sich mit Blick auf eine Beförderung. Ganz zu schweigen davon, dass ständige Misserfolge großes Frustrationspotenzial besitzen.

Und das gilt im Privaten genauso: Wer sich immerzu vornimmt, seine Garage endlich zu streichen, aber mit der Zeit nicht hinlangt, wird auf Dauer ebenso unzufrieden sein. Und sollte offensichtlich seine Prioritäten überprüfen. Vielleicht kommen Sie zu einem neuen Ergebnis?

Gleich ob im Privaten oder Beruflichen – wichtig beim Überprüfen ist, dass Sie…

  • sich die Zeit nehmen, sich über die anstehenden Aufgaben einen Überblick zu verschaffen.
  • Ihre Ziele im Blick behalten. Gerade wenn es viele Aufgaben sind und Sie sich keine To-do-Liste machen, kann das schwerfallen.
  • die Reihenfolge Ihrer Prioritäten einhalten. Wer doch etwas von übernächster Woche vorzieht und zusätzlich erledigt, braucht logischerweise länger.
  • Arbeit abgeben, wenn Sie erkennen, dass ein anderer Kollege dafür besser geeignet ist oder Sie anderenfalls Ihre Vorgaben nicht erfüllen können.
  • neue Informationen berücksichtigen: Manche Aufgaben erledigen sich von selbst, beispielsweise, wenn Termine abgesagt werden.

Analyse des eigenen Verhaltens: Zeitfresser identifizieren

Ein weiterer wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Selbstmanagements besteht darin, Zeitdiebe zu erkennen und sie zu minimieren.

Das können Kollegen, Kunden oder der Vorgesetzte sein, die „mal eben“ etwas von Ihnen wollen und Ihnen in Wirklichkeit das Ohr abkauen. Oder völlig unnötige Meetings ansetzen. Natürlich sollten Sie selbstkritisch genug sein zu überlegen, ob Ihnen die eine oder andere Ablenkung nicht auch gelegen kommt, Stichwort: Prokrastination

Denn manche Aufgaben sind einfach langweilig und müssen dennoch erledigt werden. Aber stattdessen gucken Sie lieber lustige Tiervideos oder lassen sich eben doch auf den Schwatz zwischen Tür und Angel ein, statt denn Kollegen auf die Mittagspause zu vertrösten.

Viel zu viel Zeit geht auch für das Beantworten von Mails drauf. Das liegt oftmals nicht nur an der puren Masse an Mails. Sondern an der Tatsache, dass viele meinen, sofort antworten zu müssen, statt feste Zeiten dafür festzulegen. Das hat wiederum zur Folge, dass Sie jedes Mal aus Ihrem Arbeitsprozess herausgerissen werden. Man rechnet im Schnitt damit, dass ein Arbeitnehmer anschließend etwa 15 Minuten braucht, um sich wieder in seine Aufgabe einzufinden.

Fazit am Ende der Woche: Die Handformel

Vom Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert stammt die sogenannte Handformel, die Ihnen dabei hilft, sich einen Überblick über Ihre Ziele und Wünsche zu verschaffen.

Jede Hand hat fünf Finger, die stellvertretend für eine Reflexionsfrage stehen, die Sie sich am Ende einer Arbeitswoche stellen können. Welche Reflexionsfrage das ist, können Sie sich jeweils mit dem Anfangsbuchstaben erschließen:

  • Daumen = Denkergebnisse

    Reflexionsfrage: Was habe ich dazugelernt? Machen Sie sich die Erkenntnisse, die Sie an diesem Tag oder im Verlauf der Woche gewonnen haben, bewusst. So können Sie nicht nur auch kleine Fortschritte angemessen wahrnehmen, sondern neue Erkenntnisse durch Rekapitulieren festigen.

  • Zeigefinger = Zielerreichung

    Reflexionsfrage: Wo bin ich meinen Zielen näher gekommen? Fragen Sie sich, inwiefern Ihr Handeln in dem betrachteten Zeitraum Ihren eigentlichen Zielen zugutekommt. Stellen Sie dabei fest, dass Sie sich eher kontraproduktiv verhalten haben, ist dies eine gute Gelegenheit, die eigenen Prioritäten erneut zu überprüfen oder an der eigenen Selbstdisziplin zu arbeiten.

  • Mittelfinger = Mentalität

    Reflexionsfrage: Wie habe ich mich gefühlt? Erkunden Sie Ihre Gefühlswelt: Wo gab es Anlass zur Freude, Ärger, Enttäuschung oder gar Sorge? Wenngleich es nicht darum geht, Dinge zu verklären: Schauen Sie ebenso, wofür Sie diese Woche Dankbarkeit empfinden. Denn selten ist alles nur toll oder nur schlecht und es hilft Ihnen dabei, die Dinge möglichst realistisch wahrzunehmen.

  • Ringfinger = Ratgeber

    Reflexionsfrage: Wie habe ich anderen geholfen? Hilfsbereitschaft zahlt sich aus. Natürlich in Maßen: Überlegen Sie, an welchem Punkt Sie jemanden eine Stütze waren – sei es, dass Sie Arbeit abgenommen haben oder ein offenes Ohr für Probleme hatten. Die meisten Kollegen und Freunde werden es Ihnen irgendwann dankend zurückzahlen. Und ein Erfolgserlebnis ist es ja auch, von anderen dafür gemocht zu werden.

  • Kleiner Finger = Körper

    Reflexionsfrage: Was habe ich für meinen Körper getan? Schauen Sie auch kritisch darauf, was Sie für sich abseits irgendwelcher Karriereambitionen getan haben: Gehen Sie sorgsam mit sich selbst um? Schlafen Sie genug, achten Sie auf gesunde Ernährung, treiben Sie Sport? Diese Dinge können nicht nur lebensverlängernd wirken, sie tragen vor allem dazu bei, dass Sie die notwendige Energie für Ihre Aufgaben haben. Je schlapper, müder und untrainierter der Körper, desto schwieriger auch oft die Konzentration.

Der große Gewinn der Handformel: Sie ist leicht zu merken und macht bereits kleine Erfolge sichtbar. Aber auch wenn es nicht wie erhofft funktioniert: Dann fangen Sie in der darauffolgenden Woche von vorne an, der Erkenntnisgewinn aus der vergangenen Woche dürfte dabei helfen, einige Fehler zu meiden.

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
15. August 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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