Termin absagen: Aufbau und professionelle Muster

Wie kann ich einen Termin höflich absagen?

Das Wort „Absage“ klingt schon nicht sympathisch, weil es eine Zurückweisung enthält. Diese gilt es deshalb höflich zu verpacken. In der Regel gibt es zwei gute Gründe für eine Terminabsage:

• Es gibt dringende Termine

  Sie können eine Einladung nicht annehmen, weil Sie schon anderweitig gebunden sind.

• Es ist etwas dazwischen gekommen

  Sie haben die Einladung schon angenommen, müssen Sie aber wieder absagen – aus Gründen.

In beiden Fällen ist Diplomatie und Fingerspitzengefühl gefragt, wenn Sie Kränkungen vermeiden wollen.

Höfliche Terminabsage – Regeln

Für eine höfliche Terminabsage gelten deshalb grundsätzlich immer die folgenden Regeln:

• Sagen Sie den Termin so früh wie möglich ab.
• Bedanken Sie sich nochmal für die Einladung oder den Termin.
• Entschuldigen Sie sich und drücken Sie Bedauern über die Absage aus.
• Falls es sie gibt: Nennen Sie den plausiblen Grund, ohne ins Detail zu gehen.
• Zeigen Sie Verständnis für die Unannehmlichkeit, die dadurch entstehen.
• Bieten Sie, wenn möglich, einen neuen Termin an.

Dieser höfliche und professionelle Umgang mit einer Terminabsagen zeigt, dass Sie Ihr Gegenüber grundsätzlich wertschätzen und verantwortungsbewusst mit dessen Zeit umgehen.

Aufbau: Professionell Termin absagen

Wenn Sie einen Termin absagen müssen, sollte Ihre Nachricht klar und gut strukturiert sein. Eine professionelle Absage zeigt stets, dass Sie die Situation des Empfängers ernst nehmen. Das gelingt nie mit Floskeln oder flapsigen Sprüchen wie „Sorry“. Wählen Sie stattdessen immer einen persönlichen und individuell angemessenen Sprachstil.

So sollte Ihre professionelle Terminabsage aufgebaut sein:

1. Briefkopf

Wenn Sie einen Einladung per Brief erhalten haben – z.B. bei offiziellen Anlässen –, sollten Sie auch per Brief den Termin absagen. In dem Fall sollten Sie eine klassischen Briefkopf erstellen: mit Vorname, Name, Adresse, Empfänger, Anschrift und aktuellem Datum.

2. Anrede

Formulieren Sie bei der Terminabsage stets eine persönliche Anrede: „Sehr geehrte Frau…“ oder „Sehr geehrter Herr…“ bzw. „Hallo [Vorname]“ oder „Guten Tag [Vorname]“. Die allgemeine Formulierung „Sehr geehrte Damen und Herren“ wirkt zu distanziert.

3. Dank & Interesse

Heben Sie hervor, dass Ihnen an dem Termin grundsätzlich gelegen war. Das zeigt Wertschätzung und signalisiert persönliches Interesse.

Formulierungen & Beispiele

• „Ich habe mich wirklich über die Einladung gefreut.“
• „Erst einmal vielen Dank für die freundliche Einladung.“
• „Vielen herzlichen Dank für deine Einladung zum Treffen am…“

4. Terminabsage

Kommen Sie möglichst schnell auf den Punkt und sagen Sie den Termin ab oder bitten Sie darum, diesen zu verschieben.

Formulierungen & Beispiele

• „Ich muss unseren Termin leider absagen.“
• „Es ist mir leider nicht möglich, am Treffen teilzunehmen.“
• „Ich muss unseren Termin leider verschieben.“

5. Gründe & Bedauern

Gibt es nachvollziehbare und plausible Gründe für die Terminabsage, können Sie diese ebenfalls nennen. Gehen Sie dabei aber nicht zu sehr ins Detail und drücken Sie gleichzeitig immer Ihr Bedauern für die Umstände aus.

Formulierungen & Beispiele

• „Ich bedauere sehr, dass das Unannehmlichkeiten verursacht, aber es gibt persönliche Gründe, die das Treffen gerade unmöglich machen.“
• „Ich wünschte, es wäre anders, aber bei uns haben sich die Ereignisse überschlagen. Ein schwieriges Projekt braucht gerade meine volle Aufmerksamkeit.“
• „Ich habe mich so auf unser Treffen gefreut, unglücklicherweise bin ich an diesem Tag schon auf einer Konferenz.“
• „Wir haben leider einen wichtigen Termin im Krankenhaus, den ich nicht verschieben kann. Bitte entschuldige die kurzfristige Absage.“

6. Terminvorschlag

Ihr Bedauern wirkt sogar noch ehrlicher, wenn Sie nicht einfach nur den Termin absagen, sondern gleich versuchen, einen neuen Zeitpunkt für das Treffen zu finden.

Formulierungen & Beispiele

• „Ich hoffe sehr, dass wir unser Treffen nachholen können. Wie wäre es am…“
• „Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie stattdessen am TT.MM.JJJJ Zeit haben.“
• „Können wir den Termin auf nächste Woche verschieben – gleicher Tag, gleiche Uhrzeit?“

7. Abschluss & Grußformel

Beenden Sie die Terminabsage mit einem freundlichen Dank für das Verständnis und schließen Sie die E-Mail oder den Brief mit einer angemessenen Grußformel ab. „Mit freundlichen Grüßen“ geht immer.

Formulierungen & Beispiele

• „Ich danke für Ihr Verständnis. Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift]“
• „Danke, dass du das verstehst. Liebe Grüße [Signatur]“

Mit diesen sieben einfachen Schritten können Sie professionell und formvollendet einen Termin absagen, ohne dass der Empfänger gekränkt ist oder sich wie eine zweite Wahl fühlt.

Termin absagen – Muster & Vorlage

Zur Orientierung können Sie für Ihre Terminabsage gerne unser Muster und Vorlagen für E-Mails nutzen:

Formell einen Termin absagen

Sehr geehrte Frau Muster,

leider muss ich unser geplantes Meeting am TT.MM. aus dringenden geschäftlichen Gründen verschieben. Bitte entschuldigen Sie die Umstände. Hätten Sie nächste Woche Dienstag, um 14 Uhr Zeit für einen zweiten Versuch? Ich danke Ihnen herzlich für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

Informelle Absage

Hallo lieber [Name],

leider ist mir ein wichtiges Projekt kurzfristig dazwischen gekommen. Können wir unseren Termin bitte auf morgen 11 Uhr verschieben?

Ich danke dir von Herzen!
Liebe Grüße

Kurzfristige Notfall-Absage

Sehr geehrter Herr Beispiel,

es ist mir total unangenehm, aber ich muss unseren heutigen Termin aufgrund eines privaten Zwischenfalls kurzfristig absagen. Ich bitte vielmals um Entschuldigung und weiß um die Umstände, die das macht.

Gerne schlage ich Ihnen zeitnah einen neuen Termin vor – einverstanden? Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Mit freundlichen Grüßen

Termin absagen – schriftlich oder telefonisch?

Welchen Weg Sie für Ihre Terminabsage wählen, hängt davon ab, wie Sie diesen zuvor vereinbart haben und wie kurzfristig Sie absagen müssen.

Brief oder E-Mail bieten sich vor allem ab, wenn der Termin noch in ferner Zukunft liegt. Schneller und persönlicher ist natürlich ein Telefonanruf. Der eignet sich insbesondere dann, wenn Sie den Termin mündlich vereinbart haben oder gut miteinander bekannt sind. Wir empfehlen diesen Weg.

Welche Fehler sollte ich bei der Terminabsage vermeiden?

Einen Termin abzusagen, ist immer heikel – je nachdem wie viel Zeit sich der oder die andere dafür genommen oder freigeschaufelt hat, etwa für ein gemeinsames Dinner oder eine besondere Party.

Damit Ihre Absage nicht nur die richtigen Worte und einen angemessenen Ton findet, sollten Sie folgende Fehler dabei unbedingt vermeiden:

• Floskeln

  Schreiben oder nutzen Sie möglichst originelle Formulierungen und eigene, emotionale Worte. Vage Worthülsen vom Typ „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen…“ klingen wie typische Bewerbungsabsagen – und leider auch unpersönlich.

• Desinteresse

  Wirklich niemals darf die Absagen wirken, als sei Ihnen der Termin oder die Zeit des anderen gleichgültig bzw. anderes wichtiger. Das ist ein arroganter Affront und belastet die Beziehung nachhaltig.

• Rechtfertigungen

  Sie dürfen einen Grund für die Terminabsage nennen, aber sich nie rechtfertigen. Das wirkt wie ein schlechtes Gewissen und lässt den Rest wie eine faule Ausrede aussehen.

• Oberflächlichkeit

  Der Empfänger sollte spüren, dass Ihnen die Sache wirklich leid tut und unangenehm ist. Ein simples „Sorry“ ist dafür oft zu wenig. Noch lapidarer wirken Smileys.

Regelrecht grob unhöflich sind freilich Schuldzuweisungen vom Typ: „Weil der Termin zu spät angesetzt war…“. So etwas ist völlig tabu.

Was sind die Risiken einer schlechten Terminabsage?

Wer sich erst auf den letzten Drücker meldet, wirkt nicht nur respektlos sondern auch unzuverlässig. Eine unhöfliche Absage kann zudem das Vertrauen in Sie zerstören und die Beziehung noch lange belasten. Wer mehrfach absagt, ramponiert sogar seinen Ruf.

Was tun bei mehrfachen Terminabsagen?

Sie haben bereits mehrfach einen Termin absagen müssen? Das könnte den Eindruck erwecken, dass Sie entweder ein Chaot sind, der seine Selbstorganisation nicht beherrscht. Oder aber Ihnen ist der Termin und die andere Person schlicht egal. Beides ganz schlecht.

In solchen Fällen hilft nur eine ganz besonders aufrichtige und vor allem glaubwürdige Entschuldigung. Beispiel:

• „Das ist jetzt wirklich peinlich und entschuldige mich aufrichtig und zutiefst für die erneuten Unannehmlichkeiten! Ich versichere Ihnen, dass mir unser Termin wirklich sehr wichtig ist…“
• „Es tut mir so unendlich leid, den Termin schon wieder verschieben zu müssen. Es ist erneut etwa Unvorhergesehenes dazwischen gekommen. Ich hoffe sehr, dass Sie mir nicht böse sind und wir einen alternativen Termin finden…“
• „Ich weiß, das wird immer unglaubwürdiger, aber ich kann es nicht ändern: Ich muss unser Treffen erneut absagen. Ich verspreche Ihnen, im dritten Anlauf klappt es und die Drinks gehen selbstverständlich auf mich!“

Nur durch eine so ehrliche wie emotionale Antwort, können Sie bei wiederholten Absagen noch auf Verständnis hoffen. Das Wichtigste aber ist, dass Sie Glaubwürdigkeit und Respekt beweisen.

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