Definition: Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing ist ein modernes und flexibles Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch oder Arbeitsplatz haben. Stattdessen können Angestellte jeden Tag entscheiden, an welchem Schreibtisch oder in welchem Büro sie arbeiten wollen – nach vorheriger Anmeldung oder jeder arbeitet dort, wo gerade ein Platz frei ist.

Grund für die neue Organisation am Arbeitsplatz: Durch Homeoffice, Remote Work, Krankheiten, Urlaub und andere Faktoren bleiben in Unternehmen oft Arbeitsplätze und Büroflächen ungenutzt. Nie sind alle Kollegen da – Schreibtische und Büros bleiben leer. Desk Sharing ermöglicht eine bessere Auslastung der vorhandenen Arbeitsplätze.

Desk Sharing Konzept: Regeln für den Arbeitsplatz

Damit das Konzept funktionieren kann, bedarf es einer Reihe von Regeln für die Nutzung der vorhandenen Arbeitsplätze:

Nutzung des Arbeitsplatzes
Beim Desk Sharing dürfen Schreibtische nur so lange benutzt werden, wie tatsächlich daran gearbeitet wird. Geht ein Mitarbeiter in die Mittagspause, ein Meeting oder hat er Feierabend, wird der Schreibtisch geräumt und kann von anderen genutzt werden.
Clean-Desk-Policy
Verlässt der Mitarbeiter einen Arbeitsplatz, dürfen keine persönlichen Gegenstände, Dokumente, Stifte oder andere Dinge auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Es wird ein sauberer Arbeitsplatz hinterlassen, damit jeder andere daran arbeiten kann (siehe: Clean-Desk-Policy).
Privatsphäre der Kollegen
In einem Büro mit Desk Sharing kann reger Betrieb herrschen. Deshalb ist es wichtig, Rücksicht auf Kollegen zu nehmen, die gerade konzentriert arbeiten müssen oder ein vertrauliches Gespräch führen.
Datenschutz und Sicherheit
Häufige Schreibtischwechsel können ein Problem für sensible Arbeitsdaten werden: Laptops stehen ungeschützt und offen herum. Deshalb bedarf es angepasster Datenschutzrichtlinien sowie einer Schulung der Mitarbeiter, um persönliche Daten und Firmendaten zu schützen.

Varianten des Desk Sharing Konzeptes

Für das Konzept gibt es verschiedene Varianten der Umsetzung. Wir stellen die häufigsten Formen vor:

Hot Desking

Die klassische Variante des Desk Sharing wird als Hot Desking bezeichnet. Es gilt das Prinzip „first come, first serve.“ Freie Arbeitsplätze können von jedem Mitarbeiter genutzt werden; wer zuerst da ist, bekommt den Platz.
Desk Booking

Im Gegensatz zum Hot Desking wird die Nutzung der Arbeitsplätze im Voraus geplant und reserviert. Mitarbeiter können über eine Software oder Smartphone-App die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen einsehen und buchen. Dieses System ermöglicht bessere Planung und Minimierung von Konflikten. Es ist besonders nützlich in größeren Unternehmen, wo die Koordination der Arbeitsplätze komplexer ist.
Rotierende Arbeitsplätze

Ein weiteres Modell ist das rotierende Teilen von Arbeitsplätzen. Mitarbeiter in Rotation nutzen einen gemeinsamen Arbeitsplatz. Das funktioniert beispielsweise bei Schichtarbeit oder wenn Kollegen teilweise von zuhause arbeiten. Dieses Modell ist sinnvoll in Unternehmen mit variierenden Arbeitszeiten oder in Betrieben, die Remote Arbeit unterstützen.
Kombinierte Lösungen

Viele Unternehmen kombinieren verschiedene Ansätze, um die Vorteile verschiedener Desk Sharing Modelle zu nutzen. Solch kombinierten Lösungen bieten Flexibilität und Effizienz, indem sie die besten Aspekte verschiedener Modelle nutzen.

Desk Sharing Software

Spezielle Software unterstützt Unternehmen dabei, die Verwaltung und Buchung von Arbeitsplätzen im Büro zu umzusetzen. Das erleichtert die Koordination und die Nutzung für Mitarbeiter. Hauptfunktionen von Desk Sharing Software sind:

Buchung von Arbeitsplätzen
Mitarbeiter können Arbeitsplätze oder Besprechungsräume buchen, um Überbelegung zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder für seine Arbeitszeit einen passenden Arbeitsplatz hat.
Verwaltung von Arbeitsmitteln
Neben der Buchung von Arbeitsplätzen können diese Tools auch die Verwaltung von Arbeitsmitteln wie Laptops, Headsets und anderen Ausrüstungen unterstützen.
Integration von Tools
Einige Programme bieten Integrationen mit anderen Tools wie Slack oder Microsoft Teams an, um die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu erleichtern.
Management von Besuchern
Teilweise beinhaltet die Software Funktionen für das Besuchermanagement, um die Kontrolle über den Zugang zum Bürogebäude und die Sicherheitsprotokolle zu verbessern.
Kommunikation mit Mitarbeitern
Durch Funktionen wie Check-ins, Feedback und Benachrichtigungen kann Desk Sharing Software die Kommunikation mit den Mitarbeitern erleichtern.

Vorteile des Desk Sharing Modells

Das Desk Sharing Modell ist neu und für Unternehmen sowie Mitarbeiter anfangs ungewohnt – hat aber einige Vorteile. Wir zeigen die wichtigsten Pluspunkte des Konzepts:

Flache Hierarchien

Beim Desk Sharing sitzen Mitarbeiter nicht nur neben Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen, sondern auch neben Führungskräften. Dies schafft eine leichtere, abteilungs- und hierarchieübergreifende Kommunikation. Ebenso fördert das Modell eine Arbeit auf Augenhöhe, kann interessante Einblicke in andere Bereiche gewähren und sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit und das Betriebsklima auswirken.

Bessere Zusammenarbeit

Mitarbeiter, die jeden Tag neben einem anderen Kollegen arbeiten, lernen mit der Zeit die komplette Belegschaft kennen. Dabei können interessante Gespräche und neue Ideen entstehen. Geteilte Arbeitsplätze helfen dabei, bestehende Vorurteile und Blockaden zwischen einzelnen Mitarbeitern oder Abteilungen abzubauen.

Mehr Produktivität

Jeder Mitarbeiter hat einen individuellen Arbeitsstil, aber auch unterschiedliche Bedürfnisse bei seinen Aufgaben. Mal braucht er einen Projektraum für ein Meeting, mal einen ruhigen Arbeitsplatz ohne Ablenkung für konzentrierte Arbeit. Beim Desk Sharing können Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz nach ihren Bedürfnissen und den anstehenden Aufgaben wählen. Das steigert die Produktivität.

Niedrigere Kosten

Auf Unternehmensebene kann das Desk Sharing enorme Kostenvorteile bieten, da weniger eingerichtete Arbeitsplätze gebraucht werden. Gerade in Unternehmen, die Remote Work und Homeoffice anbieten, ist eventuell nur die Hälfte der Belegschaft präsent. Etabliert sich eine derartige Entwicklung, können Unternehmen gemietete Büroflächen verkleinern und auch die Nebenkosten senken.

Employer Branding

Gerade in jungen und innovativen Unternehmen spielt Desk Sharing eine große Rolle für das Employer Branding und das Image, das Unternehmen nach außen vermitteln. Junge und kreative Mitarbeiter fühlen sich vom Konzept angezogen und wollen in einem innovativen Unternehmen arbeiten.

Nachteile des Desk Sharing Modells

Vor der Umsetzung sollten Unternehmen die möglichen Nachteile eines Desk Sharing Konzepts kennen und berücksichtigen. Diese Punkte sollten Sie beachten:

Identifikation und Arbeitsplatzanforderungen

Desk Sharing ist nicht für die Persönlichkeit aller Mitarbeiter geeignet. Nicht jeder kommt mit einem ständig wechselnden Arbeitsplatz klar, der nicht nach eigenen Bedürfnissen eingerichtet ist. Wer einen eigenen, festen Schreibtisch bevorzugt, hat Probleme mit dem Konzept.

Konflikte und Stress

Desk Sharing kann zu Konflikten und einem täglichen Wettlauf um die besten Plätze führen. Das sorgt für Stress und kostet Zeit, insbesondere wenn die Suche nach der Mittagspause erneut startet. Neuer Schreibtisch, Dokumente mitnehmen, Arbeit vorbereiten – das kann irgendwann belasten und nerven.

Technik und Kosten

Jeder Arbeitsplatz muss ergonomisch individuell anpassbar sein, um körperlichen Unterschieden der Mitarbeiter zu entsprechen. Das erfordert Investitionen in höhenverstellbare Schreibtische, Monitore und Bürostühle. Als Stauraum für Arbeitsunterlagen oder persönliche Sachen braucht es Rollcontainer oder andere Aufbewahrungsschränke. Auch Kosten für Desk Sharing Software sind oft unvermeidlich.

Teambuilding und Zusammenarbeit

Durch wechselnde Arbeitsplätze werden Mitarbeiter von Teams räumlich getrennt und müssen stärker digital zusammenarbeiten. Das kann das Teamwork behindern und den Teamgeist schwächen. Zudem können sich Teammitglieder ausgeschlossen und zurückgedrängt fühlen, wenn die besten Arbeitsplätze im Büro immer an andere Mitarbeiter gehen.

Ist Desk Sharing ein Konzept für die Zukunft?

Desk Sharing wird in immer mehr Firmen praktiziert. Büroserviceanbieter und Coworking Spaces nutzen es bereits als Kernkonzept. Start-ups und kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen können profitieren, um Platz und Kosten zu sparen. Da sie oft flexibel in Bezug auf Arbeitszeiten und Standorte sind, können sie leichter auf hybrides Arbeiten umstellen und die Effizienz steigern.

Der Trend zu hybriden und digitalen Arbeitsformen macht das Desk Sharing zu einem Konzept der Zukunft. Passt es zu Unternehmenskultur und Arbeitsweise, kann es für zahlreiche Unternehmen eine spannende Option sein.

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