Definition: Was ist unter Swapping zu verstehen?

Beim Swapping – auch „Job Swapping“ genannt – können Sie den eigenen Arbeitsplatz temporär verlassen und an einem anderen Ort arbeiten, ohne Ihren Job aufgeben zu müssen. Gleichzeitig erhalten Sie Einblicke in einen anderen Arbeitsbereich oder sogar in ein anderes Unternehmen. Eine ideale Mischung aus Jobrotation und Weiterbildung. Schließlich praktizieren Sie dabei nichts anderes als Training on the Job.

Da Swapping ein Tausch ist, funktioniert es nur, wenn zwei Mitarbeiter gleichzeitig für eine bestimmte Zeit Aufgaben und Verantwortung miteinander tauschen. Das erfordert vergleichbare Kenntnisse und Qualifikationen. Daher findet Swapping meist innerhalb derselben Branche statt. Der Zeitraum ist unterschiedlich lang und kann einen Monat oder ein ganzes Jahr lang dauern. Besonders gefragt: Arbeiten im Ausland.

Vor- und Nachteile: Warum Swapping?

Beim Swapping geht vor allem um Flexibilität und interne Weitergabe des vorhandenen Wissens. Swapping ist die Antwort auf Fachkräftemangel und Digitalisierung. Beide Phänomene begünstigen einen Trend im Arbeitsleben: Arbeitnehmer gehen nicht mehr nur innerhalb eines eng gesteckten Horizonts ihren Aufgaben nach. Stattdessen erweitern sie ihr Wissen ständig und sind so auch abteilungsübergreifend einsetzbar.

Was auf der einen Seite notwendig ist, weil schlichtweg das Personal fehlt, um Engpässe im Krankheitsfalle ausgleichen zu können, ist andererseits ein Gebot. Immer schnellere Prozesse in der Arbeitswelt erfordern schnelle Reaktionen – die sind vor allem dann machbar, wenn ein Arbeitgeber nicht erst lang und umständlich Zeit für Einarbeitung einplanen muss.

Swapping Vorteile

Sie behalten Ihren festen Job, den Sie nicht aufgeben müssen.
Swapping beugt Monotonie und damit Berufskrankheiten oder Boreout vor.
Sie lernen etwas Neues: neue Herangehensweisen, neue Arbeitstechniken oder Strategien.
Dadurch kann Swapping ein wertvoller Schritt zur nächsten Karrierestufe sein.
Wer ins Ausland geht, kann gegebenenfalls seine Englischkenntnisse erweitern/pflegen. Außerdem gewinnen er Einblicke in eine fremde Kultur und trainiert seine interkulturelle Kompetenz.
Sie haben keine finanzielle Nachteile wie im Falle eines Sabbaticals.
Sie knüpfen wertvolle Businesskontakte und vergrößern Ihr Netzwerk.

Swapping Nachteile

Die tauschenden Mitarbeiter sollten vergleichbare Qualifikationen besitzen und in derselben Hierarchieposition sein, ansonsten wird Swapping schwierig.
Nicht alle Bereiche können miteinander tauschen: Ein technischer Mitarbeiter kann schlecht jemanden aus dem Vertrieb ersetzen und umgekehrt.
Je nachdem, wie kurz der zeitliche Rahmen gesteckt ist, bleibt der Erkenntnisgewinn doch an der Oberfläche.

Bedeutung von Swapping für Unternehmen

Befürworter von Swapping betonen, dass die Zufriedenheit und damit die Mitarbeiterbindung steigen, weil sich so individuelle Mitarbeiterwünsche berücksichtigen lassen. Nicht zuletzt geht der Arbeitnehmer kein Risiko ein: Der Mitarbeiter bleibt erhalten – seine freie Stelle wird mit vorübergehend einem anderen Mitarbeiter aus dem Tochterunternehmen oder einem Partnerbetrieb besetzt. Für Unternehmen bietet diese Form des Cross-Trainings zahlreiche weitere Vorteile:

Verbessertes Betriebsklima
Swapping befördert den innerbetrieblichen Zusammenhalt. Es macht einen Unterschied, wenn beispielsweise Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen oder Niederlassungen sich persönlich begegnen und die Plätze miteinander tauschen. Das lässt den Respekt und das Verständnis für einander wachsen.
Größerer Wissenstransfer
Idealerweise vergrößert der Mitarbeiter seinen Wissensbereich und kann seine Kenntnisse nun auf verwandte Bereiche anwenden. Mit neuen Aufgaben treten womöglich neue Stärken hervor. Das erleichtert es Unternehmen, potenzielle Führungskräfte zu erkennen und gezielt zu fördern.
Effizientere Geschäftsabläufe
Klappt die Arbeit am Tauscharbeitsplatz relativ mühelos, könnte eine intensivere Einarbeitung dabei helfen, Engpässe durch Urlaub oder Krankheit auszugleichen. Das ist vor allem dann wichtig, wenn es darum geht, Deadlines einzuhalten.
Aufgedeckte Schwachstellen
Auch wenn Swapping nicht zwangsläufig eine Einarbeitung ersetzt: Es kann zumindest Hinweise darauf geben, welcher Mitarbeiter für den Fall aller Fälle für diese andere Position geeignet wäre. Auf der anderen Seite treten womöglich Fehlbesetzungen offen zutage. Und zwar wenn jemand in einem anderen Bereich eine deutlich bessere Arbeitsleistung als auf seinem alten Arbeitsplatz erzielt. Das ist ein guter Hinweis für verborgene Talente und kann eine Umverteilung von Aufgaben nach sich ziehen.

Verschiedene Formen der Jobrotation

Swapping reiht sich ein in einige verschiedene Unterformen der Jobrotation:

Job Shadowing
Dabei werden Sie zum Schatten Ihres Kollegen, dem Sie bei der Arbeit über die Schulter sehen. Sie nehmen eine beobachtende Rolle ein und erhalten so Einblick in seine Tätigkeit.
Projektarbeit
Hierbei stellt ein Unternehmen für eine festgelegte Zeit Teams zur Bearbeitung einer konkreten Aufgabe zusammen. Diese kann mit der täglichen Arbeit zusammenhängen, enthält aber zumeist noch weitere Aspekte.
Hospitation
Während der Hospitation erhält der Mitarbeiter einen kurzen Einblick in ein Unternehmen oder einen anderen Bereich des Betriebs. Dieser soll ein besseres Verständnis für die Abläufe und benötigten Fähigkeiten ermöglichen. Meist findet auch eine Mitarbeit statt, so dass Hospitanten selbst aktiv teilnehmen.
Job Enlargement
Kein reiner Tausch, sondern eine Vergrößerung des Arbeitsfeldes liegt beim Job Enlargement vor. Wichtig für diese Form ist: Die Erweiterung der Aufgaben findet auf dem gleichen Anforderungsniveau statt, das schon die bisherige Tätigkeit hatte.
Job Enrichment
Beim Job Enrichment wachsen nicht nur der Umfang der Tätigkeiten, sondern auch die Verantwortung. Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter größere Verantwortungsbereiche erhalten oder die Führung innerhalb eines Teams übernehmen.
Job Visiting
Wem Swapping zu riskant ist, entscheidet sich für diese Option: Beispielsweise können Sie so zu 70 Prozent eine neue Aufgabe übernehmen und zu 30 Prozent Ihre alte behalten.

4 Tipps: So gelingt Job Swapping

Damit Swapping für Unternehmen funktioniert, sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

Beginnen Sie mit Berufseinsteigern

Berufseinsteiger sollten direkt in Jobrotation verschiedene Abteilungen durchlaufen. Es ist für die Mitarbeiter selbst deutlich einfacher, wenn sie sich nicht erst nach langer Betriebszugehörigkeit umstellen müssen. Für das Unternehmen ist es außerdem weniger ressourcenintensiv, da sie jemanden auf Einstiegsebene eher verschmerzen können.

Holen Sie den Mitarbeiter ins Boot

Wenn jemand schon länger im Unternehmen ist, kann eine gewisse Routine dazu beitragen, dass Mitarbeiter es sich in ihrer Komfortzone einrichten. Der Zugewinn an neuen Erkenntnissen durch Swapping muss also schmackhaft gemacht werden. Es geht dabei nicht nur darum, dem Mitarbeiter einen Zugewinn an Wissen zu ermöglichen: Auch seine Abteilung sollte davon profitieren, dass ein Ersatz kommt. Wichtig ist außerdem, dass das Unternehmen die Mitarbeiter nicht sich selbst überlässt. Vielmehr sollten die Vorgesetzten jeweils mit Rat und Tat zur Seite stehen können.

Passen Sie die Dauer an

Im Einzelfall kann es sinnvoll sein, das Swapping nicht allzu lange dauern zu lassen. Geht es vor allem um den Zusammenhalt im Unternehmen, können bereits wenige Monate helfen, wertvolle Einblicke zu erlangen.

Fördern Sie neue Ideen

Machen Sie deutlich, dass Sie sich von Jobrotation und Swapping neue Ideen und Impulse erhoffen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, nach neuen Lösungen zu schauen und den Blickwinkel auf eine Sache zu ändern. Lassen Sie durchblicken, dass der Gewinn fürs Unternehmen auch ein Gewinn für sie sein könnte – beispielsweise durch Incentives.

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