Freie Mitarbeit: Definition, Steuern, Jobs + Vor- & Nachteile

Definition: Was bedeutet freie Mitarbeit?

Freie Mitarbeit beschreibt eine Zusammenarbeit, bei der Selbstständige auf Basis von Honorar-, Dienst- oder Werkverträgen auf eigene Rechnung für ein Unternehmen tätig sind. Sie werden nicht angestellt oder ins Unternehmen eingegliedert und sind auch nicht weisungsgebunden. Freie Mitarbeiter erhalten vom Betrieb Arbeitsaufträge oder werden für bestimmte Projekte beauftragt. Sie sind oft für mehrere Auftraggeber und Kunden parallel tätig, die sie selbst akquirieren.

Freelancer sind selbstständig, müssen sich beim Finanzamt anmelden, registrieren und selbst Steuern abführen. Sie können eigenständig entscheiden, welche Aufträge sie annehmen oder ablehnen. Durch die wachsende Nachfrage von Unternehmen ist die Zahl der freien Mitarbeiter in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Typisch sind sie in der IT- und Medienbranche, doch auch in anderen Bereichen werden Sie zunehmend eingesetzt.

Brauche ich einen Vertrag für freie Mitarbeit?

Ein schriftlicher Vertrag ist für ein Arbeitsverhältnis als freier Mitarbeiter nicht zwingend notwendig. Es empfiehlt sich aber, einen Vertrag abzuschließen. Er dokumentiert die Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und freiem Mitarbeiter. Ein formeller Vertrag bietet somit Sicherheit, schützt vor Missverständnissen und möglichen rechtlichen Auseinandersetzungen.

Was muss ein Mustervertrag für freie Mitarbeit enthalten?

Folgende Punkte sollten in einem Vertrag für freie Mitarbeit enthalten sein:

• Vertragspartner
  Namen und Kontaktinformationen der beiden Parteien
• Tätigkeitsbeschreibung
  Beschreibung der vereinbarten Dienstleistung oder Arbeit
• Vergütung
  Vereinbarte Vergütung als Stundensatz, Honorar oder Pauschale
• Aufwendungsersatz
  Regelungen für Kosten des freien Mitarbeiters
• Dauer
  Laufzeit der Zusammenarbeit und Kündigungsbedingungen
• Haftung
  Festlegung der Haftungsbegrenzung sowie Gewährleistungsbedingungen
• Konkurrenz
  Gegebenenfalls Einschränkungen anderer Geschäftsaktivitäten für die Vertragslaufzeit
• Verschwiegenheitsklausel
  Geheimhaltung vertraulicher Informationen und der Schutz geistigen Eigentums
• Gerichtsstand
  Erfüllungsort der Verpflichtungen sowie Gerichtsbarkeit bei Streitigkeiten
• Salvatorische Klausel
  Vereinbarung, dass nur schriftliche Änderungen am Vertrag wirksam sind

Was bedeutet Scheinselbstständigkeit?

Scheinselbstständigkeit ist eine Beschäftigung, die zwar als freie Mitarbeit bezeichnet wird, jedoch eigentlich ein abhängiges Arbeitsverhältnis ist. Dies kann dann gegeben sein, wenn der freie Mitarbeiter nur für einen Auftraggeber tätig ist, von dem er wirtschaftlich abhängig ist oder wenn er weisungsgebunden arbeitet.

Wird eine Scheinselbstständigkeit festgestellt, hat dies Konsequenzen nach dem Arbeitsrecht, dem Sozialversicherungsrecht und auch dem Steuerrecht. Der Arbeitgeber muss rückwirkend sämtliche Haftungs- und Zahlungsverpflichtungen wie für einen Angestellten erfüllen.

Dies können rückwirkend bis zu 4 Jahre Beiträge zur Sozialversicherung sein. Auch die Lohnsteuer und Vorsteuerabzüge müssen nachgezahlt werden. Der Arbeitnehmer verliert seine Selbstständigkeit, muss seine anteiligen Sozialversicherungsbeiträge und ebenfalls seine Vorsteuerabzüge zurückzahlen.

Zahle ich für freie Mitarbeit Steuern?

Grundsätzlich müssen Sie für freie Mitarbeit Steuern zahlen. Es handelt sich um Einkommen aus selbstständiger Arbeit. Durch eine Einnahmen-/Überschussrechnung ermitteln Sie Ihren Gewinn, den Sie über die Einkommensteuererklärung beim Finanzamt angeben und versteuern. Die Gewinne aus einer freien Mitarbeit bleiben aber steuerfrei, wenn sie den Grundfreibetrag für das aktuelle Jahr nicht überschreiten.

Je nachdem, welche Tätigkeit Sie als Freelancer ausüben, kann diese freiberuflich oder gewerblich sein. Als Freiberufler brauchen Sie keine Gewerbeanmeldung und müssen keine Gewerbesteuer abführen. Nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) gehören hierzu alle Tätigkeiten der Katalogberufe oder den Katalogberufen ähnliche Tätigkeiten. Die Zuordnung wird vom zuständigen Finanzamt übernommen.

Sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende unterliegen jedoch der Einkommensteuerpflicht. Umsatzsteuerpflichtig sind freie Mitarbeiter, wenn sie nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Als Selbstständiger müssen Sie die Steuern auch selbst an das Finanzamt abführen.

Wie viel darf ich als freier Mitarbeiter verdienen?

Grundsätzlich gibt es keine Einschränkungen, wie viel Sie als freier Mitarbeiter verdienen dürfen. Wie hoch Ihr Einkommen ist, hängt vom Auftragsvolumen, Ihrer Stundenzahl und natürlich der angebotenen Dienstleistung ab. Es gibt jedoch zwei Grundfreibeträge, die Sie kennen sollten:

• Grundfreibetrag
  Sie können einen Grundfreibetrag von 11.604 Euro für das Jahr 2024 in Anspruch nehmen, der steuerfrei bleibt. Bei Verheirateten, die gemeinsam veranlagt sind, bleiben insgesamt 23.208 Euro steuerfrei. Erst, wenn die Einnahmen abzüglich der Ausgaben über diesem Betrag liegen, muss der überschüssige Betrag versteuert werden. Je höher die Gewinne über diesem Betrag liegen, desto höher ist die Steuerlast und der Steuersatz, aufgrund der in Deutschland geltenden Steuerprogression.
• Gewerbesteuerfreibetrag
  Selbstständige, die gewerblich tätig sind, können einen Gewerbesteuerfreibetrag von 24.500 € pro Jahr geltend machen. Überschreitet Ihr Gewinn als Selbstständiger diesen Betrag nicht, müssen Sie keine Gewerbesteuer bezahlen.

Freie Mitarbeit: Nebenjob

Zusätzlich zu einer angestellten Tätigkeit ist freie Mitarbeit im Nebenjob möglich. Diese sollten Sie sich von Ihrem Hauptarbeitgeber genehmigen lassen. Eine Zustimmung darf der Arbeitgeber nur verweigern, wenn Sie für Konkurrenzunternehmen tätig werden, Ihre Leistung in der Haupttätigkeit durch den Nebenjob leidet oder die maximal zulässigen Arbeitszeiten in Summe überschritten werden.

Die freie Mitarbeit im Nebenjob muss beim Finanzamt angemeldet und die Gewinne dort versteuert werden. Ihre Einkünfte aus freier Mitarbeit im Nebenjob werden in der Einkommensteuererklärung in der Anlage S eingetragen. Sie werden dem Gehalt aus Ihrem Hauptjob zugerechnet. Auf dieser Basis erfolgt die Berechnung der Einkommensteuer.

Freie Mitarbeit Jobs

Um als freier Mitarbeiter arbeiten zu können, müssen Sie Kunden selbstständig akquirieren. Sie müssen sich im jeweiligen Tätigkeitsfeld profilieren. Wichtig ist es, den eigenen Lebenslauf zu überarbeiten und das eigene Profil zu schärfen. Auch sollten Sie bereits im Anschreiben herausarbeiten, was Sie für die ausgeschriebene freie Mitarbeit qualifiziert und welche Kenntnisse sowie Fähigkeiten Sie mitbringen.

Großer Pluspunkt sind erfolgreich abgeschlossene Projekte, auf die Sie verweisen können. Auch Arbeitsproben werden erwartet und sind gerne gesehen. Projekte für freie Mitarbeiter finden Sie in den gängigen Stellenanzeigenportalen, aber auch Blindbewerbungen bei Unternehmen können erfolgreich sein.

Was muss ich bei freier Mitarbeit beachten?

Als freier Mitarbeiter arbeiten Sie selbstständig auf Rechnung. Wenn Sie als Gewerbetreibender oder Einzelunternehmer tätig sind, müssen Sie keine doppelte Buchführung ausweisen, wenn Ihre Umsätze unter 600.000 Euro liegen und Ihre Gewinne 60.000 Euro nicht übersteigen.

In diesem Fall reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung, bei der die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenübergestellt werden. Sie ermitteln den Gewinn durch simple Gegenüberstellung von Einnahmen und Kosten. Für Freiberufler ist dies unabhängig der Höhe von Umsatz und Gewinn möglich.

Freie Mitarbeit: Krankenkasse

Als Selbstständiger müssen Sie sich auch selbst um Ihre Sozialversicherungen kümmern, da für Ihre Auftraggeber keine Sozialversicherungspflicht besteht. Besonders wichtig ist die Krankenversicherung, die in Deutschland verpflichtend ist. Freie Mitarbeiter als Selbstständige können sich freiwillig bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichern oder eine private Krankenversicherung wählen.

Üben Sie eine selbstständige und auf Dauer angelegte künstlerische oder publizistische Tätigkeit aus, können Sie sich über die Künstlersozialkasse versichern. In diesem Fall zahlen Sie wie ein Arbeitnehmer nur die Hälfte der Beiträge zur gesetzlichen Renten-, Pflege- und Krankenversicherung. Die andere Hälfte wird von der Künstlersozialversicherung übernommen. Die Überlegungen zur Krankenversicherung sind wichtig, da die Beiträge als feste monatliche Ausgaben eingeplant werden müssen.

Welche Vor- und Nachteile hat freie Mitarbeit?

Freie Mitarbeit hat für Freelancer und Arbeitgeber eine Reihe von Vorteilen, aber auch einige Nachteile. Wir stellen die Pro und Contra Argumente für beide Seiten vor:

Vorteile für freie Mitarbeiter

• Sie entscheiden über Aufträge

  Als freier Mitarbeiter können Sie selbst entscheiden, welche freie Mitarbeit Jobs für Sie interessant sind, mit welchen Kunden Sie zusammenarbeiten möchten und wie lange die Zusammenarbeit besteht.

• Sie sind sehr flexibel

  Freie Mitarbeiter sind flexibler und entscheiden selbst, wie viele Projekte sie annehmen. Auch können Sie verhandeln, zu welchen Konditionen Sie tätig werden. Sie sind freier in Bezug auf Arbeitsort und Arbeitszeit und oft nicht an klassische Bürozeiten gebunden. Je nach Job können Sie von unterwegs oder aus dem Homeoffice arbeiten.

• Sie haben viel Abwechslung

  Routine im Job führt schnell zu Langeweile. Freie Mitarbeit ermöglicht Zusammenarbeit mit immer neuen Unternehmen, anderen Kollegen und in unterschiedlichen Projekten.

• Sie beeinflussen Ihre Bezahlung

  Als freier Mitarbeiter können Sie bei jedem neuen Auftrag und Projekt Ihre Bezahlung nennen und immer wieder eine „Gehaltsverhandlung“ führen. Mit zunehmenden Kompetenzen und Erfolgen können Sie Ihre Lohnvorstellungen zügig anpassen.

Nachteile für freie Mitarbeiter

• Sie haben keinen bezahlten Urlaub

  Freie Mitarbeiter haben keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub. Auch im Krankheitsfall müssen Sie finanziell anders abgesichert sein. Als freier Mitarbeiter verdienen Sie nur dann Geld, wenn Sie auch wirklich arbeiten.

• Sie müssen sich selbst versichern

  Da der Arbeitgeber keine Sozialabgaben zahlt, müssen Sie sich selbst und allein um die wichtigsten Versicherungen kümmern.

• Sie müssen Scheinselbstständigkeit vermeiden

  Als freier Mitarbeiter müssen Sie sich darum kümmern, mehrere Auftraggeber zu akquirieren, für die Sie arbeiten und dürfen bei Ihren Projekten nicht weisungsgebunden sein.

• Sie erhalten kein festes Gehalt

  Freie Mitarbeiter haben eine größere finanzielle Unsicherheit als Angestellte. Da Sie kein festes Gehalt bekommen, hängt Ihr Einkommen von der jeweiligen Auftragslage ab. Dies kann auch zu Einkommenslücken führen, auf die Sie vorbereitet sein müssen.

Vorteile für Auftraggeber

Auch für Arbeitgeber bietet die freie Mitarbeit wichtige Vorteile bei der Personalgewinnung – doch auch Nachteile, die vor dem Einsatz freier Mitarbeiter bedacht werden müssen:

• Bedarfsgerechte Planung

  Freie Mitarbeiter kommen gelegen, wenn für große und wichtige Projekte mehr Personal oder bestimmte Fähigkeiten benötigt werden. Die Personalplanung kann durch freie Mitarbeiter genau auf diese Anforderungen reagieren, ohne eine neue Stelle im Unternehmen schaffen zu müssen.

• Geringere Kosten

  Da freie Mitarbeiter nicht angestellt sind, zahlt der Arbeitgeber keine Sozialabgaben. Es gibt keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub und auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Oft brauchen sie keinen eigenen Arbeitsplatz im Unternehmen. Deshalb kann ein freier Mitarbeiter günstiger sein.

• Keine Kündigungsfrist

  Bei freier Mitarbeit besteht kein Anspruch auf eine Kündigungsfrist. Eine Zusammenarbeit kann kurzfristig beendet werden. Werden Dienst- oder Werkverträge abgeschlossen, sind diese nur für die vereinbarte Zeit oder eine bestimmte Leistung bindend.

Nachteile für Auftraggeber

• Unsichere Verfügbarkeit

  Freie Mitarbeiter haben diverse Auftraggeber. Sie sind nicht immer verfügbar, wenn sie gebraucht werden. Unternehmen müssen deshalb häufiger neue freie Mitarbeiter anwerben.

• Wiederholendes Anlernen

  Jeder freie Mitarbeiter bringt Qualifikationen und Fähigkeiten auf seinem Gebiet mit, doch jedes Unternehmen arbeitet anders. Mit jedem Freelancer muss erneut die Arbeitsweise erklärt werden, um bestmöglich gemeinsam arbeiten zu können.

• Weniger Mitarbeiterbindung

  Freie Mitarbeiter kommen und gehen. Dies kann sich negativ auf das Teamwork, das Betriebsklima, die Mitarbeiterbindung und die Loyalität dem Unternehmen gegenüber auswirken. Durch das Einlernen freier Mitarbeiter werden Kapazitäten investiert, die ebenso in die Weiterbildung der eigenen Angestellten fließen könnten.

• Interne Informationen

  Interne Informationen, Abläufe und Prozesse werden an einen Außenstehenden weitergegeben. Möglicherweise nimmt der freie Mitarbeiter Wissen und Erkenntnisse mit, die er bei einem nächsten Projekt bei einem anderen Auftraggeber nutzen kann – wodurch die Konkurrenz profitiert.

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