Was sind Zeitkiller?
Zeitkiller (auch: Zeitfresser) sind Beschäftigungen, die uns von den wirklich wichtigen Dingen und Aufgaben abhalten. Sie sorgen anfangs für sinnlose Zeitverschwendung und für Zeitmangel beziehungsweise erhöhten Zeitdruck hinterher.
Solche Zeitkiller lauern überall – im Alltag, auf der Arbeit, zuhause. Sie sind der natürliche Feind von Produktivität und Effizienz und sorgen ganz oft für ein schlechtes Gewissen.
Analysten der Unternehmensberatung Proudfoot haben einmal errechnet, dass pro Jahr mehr als 32 Arbeitstage allein durch Zeitkiller vergeudet werden. Auf ganz Deutschland übertragen erwächst daraus ein Schaden in Milliardenhöhe. Höchste Zeit also, dass wir diese Zeitkiller erkennen – und killen…
Was sind die häufigsten Zeitkiller?
Zeitkiller und Zeitdiebe machen vor allem eines: Sie stehlen uns wertvolle Zeit, die anderswo sinnvoller genutzt werden könnte!
Wir haben uns die Mühe gemacht, mehrere Studien, Umfragen und Artikel zu den Themen Zeit, Zeitmanagement und Zeitkiller auszuwerten. Dabei haben wir diese Zeitkiller als die größten und häufigsten identifiziert:
1. E-Mails
Laut einer Umfrage nimmt das Beantworten von E-Mails bei 43,5 Prozent der Befragten bis zu 2 Stunden am Tag in Anspruch. In Deutschland verschicken Angestellte im Schnitt rund 600 E-Mails pro Monat. Das entspricht einer Arbeitszeit von rund einer Stunde am Tag. Zwar sind Kommunikation und Austausch essenziell für unsere Arbeit. Beim Lesen, Bearbeiten und Antworten geht aber unglaublich viel Zeit verloren. Klüger ist, E-Mails jeweils gebündelt am Tag zu festen Zeiten zu erledigen (siehe Batching).
2. Kollegen
Nichts gegen Kollegen! Aber mit ihnen ist es wie mit E-Mails oder Anrufen: Stürmen Sie unangemeldet an den Schreibtisch, reißt uns das aus der aktuellen Aufgabe heraus. Manche Studien sagen: Danach dauere es 3-5 Minuten bis wir uns wieder in die Aufgabe eingedacht haben und weiterarbeiten. Ein enormer Zeitverlust! Wenn Sie also gerade hochkonzentriert arbeiten wollen, signalisieren Sie das den Kollegen – zum Beispiel mit einem Kopfhörer auf dem Kopf oder einem „Bitte nicht stören„-Schild an der Tür.
3. Meetings
Manager wie Angestellte verbringen im Schnitt 4,9 Arbeitsstunden pro Woche damit, Sitzungen zu koordinieren. Dabei werden dann durchschnittlich sieben Besprechungen pro Woche vereinbart, an denen sieben Personen teilnehmen, die im Schnitt 2 Stunden und 45 Minuten zusammen sitzen. Ein Fünftel dieser Bürorunden dauert sogar länger als 5 Stunden. Woraus sich für manche statistisch ergibt, dass sie jede Woche rund 19 Stunden in Meetings hocken. Was für ein Zeitkiller!
4. Prokrastination
Lästige Aufgaben aufschieben? Das machen viele. Prokrastination heißt die „Aufschieberitis“ in der Fachsprache – und ist ein enormer Zeitkiller. Denn er rächt sich: Bei dem Versuch, es uns jetzt leichter zu machen, machen wir es uns später umso schwerer. Wir sparen vielleicht jetzt etwas Energie und drücken uns vor der Verantwortung – aber das hat Konsequenzen: Es zehrt an unseren Ressourcen, weil wir hinterher umso härter nachholen müssen, was wir vorher aufgeschoben haben. Auch dafür gibt es einen wissenschaftlichen Namen: Depletion-Effekt.
5. Bürokratie
Wir Deutsche sind Weltmeister der Formulare, Regeln und Vordrucke und Vorschriften. Statt sich produktiver Arbeit zu widmen, müssen wir von Jahr zu Jahr mehr bürokratische Auflagen erfüllen – und ersticken daran. Das geht bei der Arbeitszeiterfassung los und endet bei einer maximal komplizierten Steuererklärung. Bürokratieabbau in Deutschland? Immer wieder gefordert – nie erreicht. Dabei lähmt sie längst das ganze Land.
6. Mikromanagement
Wenn Vorgesetzte meinen, alles bis ins kleinste Detail regeln und kontrollieren zu müssen, nennt sich das Mikromanagement und ist ebenfalls einer der größten Zeitfresser im Job. Doppelt bitter: Dabei verschwenden Chefs nicht nur eigene Zeit, sondern auch die der so eng geführten Mitarbeiter (und deren intrinsische Motivation).
7. Perfektionismus
Hohe Ansprüche und Erwartungen an sich selbst können antreiben und motivieren. Einerseits. Sie sind aber ein ebenso gefährlicher Zeitkiller – vor allem dann, wenn wir uns in Details verrennen und zum Perfektionismus neigen. Entsprechende Projekte werden nie fertig. Es müssen nicht immer 120 Prozent sein – siehe Pareto-Prinzip: Mit 20 Prozent Einsatz erreichen wir oft schon 80 Prozent des Erfolgs.
8. Hilfsbereitschaft
Natürlich ist Hilfsbereitschaft eine wünschenswerte und positive Eigenschaft. Erst recht im Job. Zum Zeitkiller wird sie, wenn die Kollegen das ausnutzen, Motto: „Kannst du bitte eben noch…?“ Der Effekt ist: Sie kommen ständig aus dem Trott, erledigen zusätzliche Aufgaben, während die eigenen ins Hintertreffen geraten. Das einzige Gegenmittel gegen solche Zeitdiebe: Klare Grenzen setzen und öfter mal Nein sagen – auch wenn das schwerfällt.
9. Missverständnisse
Und zwar in allen Dimensionen: Unklare Arbeitsanweisungen oder missverständlich formulierte E-Mails nötigen uns zum Nachfragen oder lenken direkt in die falsche Richtung und vergeuden so wertvolle Zeit. Eine weitere Dimension: Missverständnisse, die uns ärgern. Die führen in die Grübelfalle: „Wie hat die das gemeint?“ „Will er mich fertigmachen?“ Das Gedankenkarussell lenkt enorm ab und raubt unglaublich viel Lebensenergie.
10. Unkonzentriertheit
Apropos Ablenkung: Ihre Gedanken schweifen ständig ab, Konzentration und Deep Work unmöglich?! Dann braucht Ihr Gehirn dringend eine mentale Pause. Jetzt einfach weiterzumachen, ist ein weiterer Zeitkiller. Sie schaffen so gewiss nicht mehr, machen aber mehr Fehler. Immer nur funktionieren, funktioniert eben nicht…
11. Pendeln
Einer der großen Zeitkiller begegnet uns schon bevor wir überhaupt am Arbeitsplatz ankommen: das Pendeln. Wer nicht gerade im Homeoffice arbeitet, pendelt im Schnitt 20-30 Minuten pro Strecke zur Arbeit und zurück – Staus und Bahnverspätungen nicht eingerechnet. Das entspricht bei 200 Arbeitstagen im Jahr vollen 7 Tagen à 24 Stunden Lebenszeit, die Sie im Berufsverkehr nur hin- und herpendeln. Nicht gerade das, was wir Quality Time nennen…
12. Smartphone
Das Smartphone ist heute unser ständiger Begleiter – und enorm praktisch. Aber leider auch einer der größten Zeitfresser: E-Mails checken, lustige Videos gucken, im Online-Shop stöbern, mit Freunden chatten… Ohne dass wir es merken, sind damit mal eben 1-2 Stunden verdaddelt. Oft bekommen wir gar nicht mit, wie viel Zeit wir jeden Tag mit dem Smartphone und im Internet vergeuden. Nutzen Sie einfach mal die Funktion „Bildschirmzeit“, um sich selbst zu kontrollieren.
13. Klatsch und Tratsch
Nichts spricht gegen leichte Unterhaltung und Smalltalk unter Kollegen in der Kaffeeküche. Beides stärkt die sozialen Bindungen untereinander. Zum Zeitkiller wird der Plausch, wenn es dabei nur um Gerüchte, Lästereien oder Klatsch geht. Besonders sinnlos wird es, wenn solche Gespräche über Belanglosigkeiten auch noch in Streit ausufern.
14. Prioritäten
Jeder Tag kennt wichtige und dringende Aufgaben – und deren Gegenteil. Viele Menschen setzen dabei jene Aufgaben an die erste Stelle, die angenehm und leicht sind sowie schnelle Erfolge versprechen. Das müssen aber nicht zwangsläufig die wichtigen Aufgaben sein. Und so führen falsche Prioritäten zu einer falschen Zeitplanung und ineffizienten Zeiteinteilung. Das Gegenmittel: die Eat the Frog-Methode – oder klassische Eisenhower-Matrix.
15. Falscher Job
Der größte Zeitkiller von allen aber ist ein falscher Job. Er kann uns verschwendete Jahre oder Jahrzehnte kosten – ohne das diese (abgesehen von der Bezahlung) einen Nutzen für unsere Zukunft haben. Je nach Ausmaß sorgt der falsche Job für Frust oder macht sogar krank und mündet in einem Burnout.
Jeder dritte Arbeitnehmer ist zurzeit unglücklich in seinem Job und würde am liebsten in seinen wahren Traumjob wechseln – tut es aber nicht: aus Bequemlichkeit, Angst oder Unwissen. Dabei wäre es so leicht, das zu ändern…
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Wie kann ich Zeitkiller vermeiden? 5 einfache Tipps
Die gute Nachricht ist: Den wenigsten Zeitkillern sind Sie hilflos ausgeliefert. Dahinter steckt nicht selten die Angst etwas zu verpassen (siehe: FOMO). Und gegen die meisten von Ihnen gibt es sogar einfache Gegenmittel und Strategien, um mehr aus seinem Leben und seiner Zeit zu machen:
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Prioritäten setzen
Machen Sie sich klar, was Ihnen (!) wichtig ist – und setzen Sie klare Prioritäten, die Sie dann bitte auch konsequent verfolgen. Bedeutet, wie oben schon erwähnt, dass Sie manchmal Grenzen setzen und Nein sagen müssen. Aber Ihre Ziele und Bedürfnisse sind nicht weniger wichtig als die der anderen.
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Störquellen abschalten
Wer konzentriert arbeiten will, darf sich nicht stören oder unterbrechen lassen. Auch das ist eine Form der Konsequenz: Schalten Sie technische Zeitkiller (Smartphone, E-Mail-Eingang, etc.) ab oder zumindest auf lautlos und sorgen Sie für eine Umgebung, in der Sie konzentriert am Stück durcharbeiten können. Idealerweise 52 Minuten am Stück – siehe 52-17-Methode.
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Multitasking vermeiden
Es ist eine häufige Illusion, dass Menschen mehrere Dinge gleichzeitig erledigen können – das sogenannte Multitasking funktioniert nicht. Studien zeigen: Es führt zu schlechteren Leistungen und der IQ sinkt dabei auf das Niveau eines 8-Jährigen. Dank klarer Priorisierung (siehe erster Punkt) sollten Sie erst eine Aufgabe beenden, bevor Sie mit einer neuen starten (siehe: Singletasking).
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Selbstmanagement-Methoden nutzen
Es gibt inzwischen zahlreiche Methoden zum Selbstmanagement – von ALPEN-Methode bis SMART-Methode. Finden Sie jene, die bei Ihnen am besten funktioniert und zu Ihrer Persönlichkeit passt. All diese Techniken zur optimalen Zeiteinteilung können Zeitkiller killen.
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Pausen machen
Kein Mensch kann 8 oder mehr Stunden Stück konzentriert arbeiten. Regelmäßige mentale Auszeiten sind wichtig und gesund. Das nutzen zahlreiche Zeitmanagement-Methoden wie zum Beispiel die Pomodoro Technik. Aktuell empfehlen Kognitionswissenschaftler spätestens alle 90 Minuten eine 10-minütige Pause zu machen – am besten fernab vom Schreibtisch!
Wie heißt es so richtig? „Wir alle haben zwei Leben – das zweite beginnt, wenn wir realisieren, dass wir nur ein Leben haben!“ Deshalb: Carpe diem!
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