Checkliste300Die japanische Kanban Methode hat in den letzten Jahren im Bereich der Projektorganisation in vielen Unternehmen Einzug gehalten. Auch für die Organisation persönlicher Aufgaben und Projekte wird (Personal) Kanban immer öfter eingesetzt. Heute stelle ich Ihnen eine Kanban Variante aus dem Karrierecoaching vor, mit der Bewerber ihre Jobsuche optimal organisieren können.

Doch zuerst zur Beschreibung des Personal Kanban Systems: Jedes Projekt wird auf einer Karte notiert und am Kanban Board befestigt. Dort finden sich grundsätzlich drei Bereiche: “Zu erledigen”, “In Bearbeitung”, “Erledigt/Fertig”. Es kann jeweils nur ein Projekt in Bearbeitung sein und auf dem Board sollten sich im Bereich “Zu erledigen” maximal sechs bis acht Projekte in Wartestellung befinden. Die Struktur sieht in der einfachsten Form ungefähr so aus:

Personal Kanban

Hier sind auch einige Details für die konkrete Umsetzung zu sehen. Die verschiedenen Farben können der Unterscheidung von Kategorien dienen. Sie sollten sich dabei jedoch – wie in der Skizze zu sehen – auf maximal vier oder fünf verschiedene Farben beschränken. Mehr Farben sorgen nur für unnötige Komplexität und wirken der bewussten Reduktion des Kanban Systems entgegen.

Kanban für Bewerber

Die Grenzen der Kanban Methode sind gleichzeitig auch ihre Stärken. Diese lassen sich in drei Grundsätzen zusammenfassen:

  1. Es befinden sich nie mehr als sechs, maximal acht Projekte in Wartestellung.
  2. Es darf nur ein Projekt in Bearbeitung sein.
  3. Alltägliche Aufgaben haben auf dem Board nichts zu suchen.

Diese bewusste Limitierung sorgt ganz automatisch für Fokus und Übersichtlichkeit und wirkt der Tendenz, To-Do-Listen immer länger werden zu lassen, entgegen. Für Bewerber bringt dieser Fokus ebenfalls Vorteile, denn so erhält die aktuell laufende Bewerbung die volle Aufmerksamkeit.

Kanban für Bewerber

Wie Sie auf dem angepassten Kanban Board sehen, wird es in „Anstehende Bewerbungen“, „Aktive Bewerbungen“ und „Auf Reaktion wartend“ aufgeteilt. In der ersten Spalte sammeln Sie als Bewerber alle Stellen und/oder Unternehmen, bei denen Sie sich bewerben wollen. Beschränken Sie sich dabei idealerweise auf maximal sechs Stellen. Der Grund: Da jede Bewerbung Zeit in Anspruch nimmt, sind die Ausschreibungen bei mehr als sechs Stellen vermutlich bereits geschlossen, wenn Sie sich um die letzten Bewerbungen kümmern können.

„Aktive Bewerbungen“ enthält eine, maximal zwei Bewerbungen, an denen Sie aktuell arbeiten. Für optimale Ergebnisse konzentrieren Sie sich hier wirklich nur auf eine einzige Bewerbung und setzen diese dafür bestmöglich um. „Auf Reaktion wartend“ enthält alle Stellen, bei denen Sie auf Rückmeldung der Unternehmen warten. Stellen, bei den das Verfahren abgeschlossen ist, Sie eine Absage oder Einladung zum Bewerbungsgespräch erhalten haben, entfernen Sie bitte aus der Spalte.

Kanban für Bewerber – werden Sie kreativ

Nach dem oben skizzierten Schema können Sie die Kanban Methode auch für andere Bereiche Ihrer Jobsuche und Bewerbungsaktivitäten anpassen. So ist beispielsweise die Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen mit dieser Methode möglich. Hier könnten Sie in der ersten Spalte alle Themen sammeln, auf die Sie sich vorbereiten wollen. In der zweiten Spalte findet sich dann das Thema, an dem Sie gerade arbeiten und in der dritten Spalte alle bereits erledigten Themen.

Sie nutzen Kanban bereits für Ihre Jobsuche? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar.