Meeting: 12 Arten + 10 Tipps für bessere Besprechungen

Definition: Was ist ein Meeting?

Ein Meeting (auf Deutsch: Besprechung, Sitzung, Konferenz) ist ein geplantes Treffen von mindestens zwei Personen zu einem vorher festgelegten Zweck. Die Sitzung selbst wird meist durch eine Person moderiert und auf einen strukturierten Ablauf achtet. Häufig wird zuvor eine Tagesordnung festgelegt und die Ergebnisse werden protokolliert.

Typische Ziele eines Meetings sind:

• Austausch relevanter Informationen
• Koordination und Abstimmung im Team
• Klärung offener Fragen und Diskussion
• Treffen und Dokumentieren von Entscheidungen
• Problem- oder Konfliktlösung
• Generieren von Ideen (siehe: Brainstorming).
• Förderung der Zusammenarbeit und Kommunikation

Für moderne Online-Meetings müssen die Mitarbeitenden heute nicht mal mehr physisch zusammenkommen. Diese werden zunehmend per Videokonferenz (z.B. als Zoom Meeting, Teams Meeting oder Google Meet) in virtuellen Teams abgehalten.

Formelle vs. informelle Meetings

Meetings können informeller oder formeller Natur sein. Die Unterschiede im Überblick:

Charakteristisch für alle Meeting Formen ist jedoch, dass alle Teilnehmenden gleichzeitig anwesend sind – ein zeitversetzter Austausch (etwa per E-Mail) gilt nicht als Meeting!

Lesetipp: Sitzordnung: Du bist, wo du sitzt

Meetingkultur: Problematisch oder produktiv?

Studien zeigen: Arbeitnehmer verbringen heute rund die Hälfte Ihrer Arbeitszeit in Meetings und Teamsitzungen. Führungskräfte sogar noch mehr. Doch ein großer Teil der wöchentlichen Sitzungen ist unproduktiv und unnütz.

Laut einer Studie des Marktforschungsinstituts Harris verlieren Beschäftigte rund 4,5 Stunden pro Woche durch die herrschende Meetingkultur, bei der sie den Besprechungen zwar beiwohnen, die aber keinerlei Relevanz für ihre Arbeit haben.

Warum sind Meetings unproduktiv?

Vor allem zwei Faktoren machen Meetings zu Produktivitätskillern:

• Arbeitszeit wird zerstückelt

  Finden Meetings häufiger am Tag statt, fragmentieren sie den Arbeitstag in immer kleinere und kaum noch produktive Einheiten. Die Teilnehmer kommen nicht mehr in den Flow.

• Ergebnisse bleiben aus

  In den Meetings wird viel besprochen, vielleicht sogar beschlossen. Aber konkrete Ergebnisse gibt es nicht. Diese Treffen sind eher Marktplätze der Eitelkeiten – aber ohne Ablauf oder Agenda.

Grundsätzlich sind Meetings als Instrument der Kommunikation und Teamarbeit wichtig und nützlich. Das Problem ist nicht das Medium, sondern dessen Einsatz, Planung und Umsetzung!

12 Arten von Meetings

Meetings gibt es in unterschiedlichen Formen und Arten. Rund 78 Prozent davon sind heute webbasierte Treffen, nur noch knapp ein Viertel bleiben echte Präsenz-Meetings. Diese acht Arten von Meetings sollten Sie kennen:

1. Onboarding-Meeting

Das sogenannte Onboarding gibt neuen Mitarbeitern eine erste Orientierung über den neuen Job, den Betrieb, wichtige Abläufe und Strukturen. Das erste Onboarding-Meeting findet meist als Einzelbesprechung mit einem Personaler oder dem künftigen Chef statt. Häufig folgen weitere Meetings zum gegenseitigen Kennenlernen und um Rückfragen zu stellen.

• Teilnehmer: 2-3 Personen
• Dauer: 30-60 Minuten
• Frequenz: 1-3 Mal

2. Jour Fixe

Der Jour Fixe ist ein regelmäßiges Meeting für einen festgelegten Personenkreis zu festen Zeiten, um alle Mitarbeitende auf den aktuellen Stand zu bringen, die Kommunikation zu fördern sowie wichtige Punkte anzusprechen oder Fragen zu einem laufenden Projekt zu beantworten.

• Teilnehmer: Alle Teammitglieder
• Dauer: 30-60 Minuten
• Frequenz: Täglich, wöchentlich oder monatlich

3. Kickoff-Meeting

Das Kick-Off-Meeting startet ein neues Projekt. In der Regel lädt der Projektleiter dazu alle Beteiligten ein und informiert diese über Ziel und Zweck, Aufgaben und Rollen sowie Regeln und Deadlines zum Projekt. Ziel des Kickoff-Meeting ist, den gemeinsamen Rahmen für das Team zu definieren und die Grundlagen für wichtige Meilensteine zu schaffen – also das Projekt grob zu skizzieren und die Mitglieder darauf einzuschwören.

• Teilnehmer: Gesamtes Team
• Dauer: 60-120 Minuten
• Frequenz: Einmalig, danach folgen andere Meeting-Arten

4. Townhall-Meeting

Ein Townhall-Meeting (auch: Bürger- oder Betriebsversammlung) ist eine offene Versammlung, bei der Führungskräfte eines Unternehmens oder einer Organisation neue und wichtige Informationen bekannt geben und mit den Teilnehmern in einen Dialog gehen. Es ist eine Form der internen Kommunikation, die Transparenz oder ein Gefühl der Zusammengehörigkeit fördern soll.

• Teilnehmer: Bürger, Belegschaft
• Dauer: 60-90 Minuten
• Frequenz: Anlassbezogen

5. Strategie-Meeting

Ein Strategie-Meeting ist ein gezieltes Treffen von Führungskräften, Teamleitern oder wichtigen Stakeholdern, bei dem die künftige Ausrichtung eines Unternehmens oder Projekts geplant und diskutiert wird. Im Gegensatz zu operativen Meetings steht hier nicht das Tagesgeschäft im Mittelpunkt, sondern die übergeordneten Ziele, Visionen und langfristigen Strategien, die für den Unternehmenserfolg entscheidend sind. Im Rahmen des Meetings werden Prioritäten (neu) gesetzt, Ressourcen zugewiesen und ein konkreter Maßnahmenplan beschlossen. Ein Strategie-Meeting erfordert unbedingt eine sorgfältige Vorbereitung, eine klare Agenda sowie eine offene und strukturierte Diskussion.

• Teilnehmer: 4-12 Personen
• Dauer: 60-120 Minuten
• Frequenz: Nach Bedarf

6. Zoom-Meeting (Telemeeting)

Stellvertretend für Zoom gehen auch andere Anwendungen wie Microsoft Teams, Webex oder Google Meet. Der Oberbegriff ist Telemeeting steht für virtuelle Meetings – am Telefon oder heute eher als Videokonferenz. Diese Meeting-Art spart vor allem Zeit und Kosten; die Teilnahme ist auch vom Homeoffice möglich. Allerdings kommt es bei diesem Meeting vor allem auf eine stabile Internetverbindung (WLAN) sowie gute Kamera und Mikrofon (oder Headset) an. Achten sollten die Teilnehmer unbedingt auf einen neutralen Hintergrund und das Ausschalten von Störquellen (laute Kinder, Handy).

• Teilnehmer: Optimal 5-8
• Dauer: 30-60 Minuten
• Frequenz: Nach Bedarf

7. Teamsitzung

Sinn und Zweck einer Teamsitzung ist eine produktive und lösungsorientierte Zusammenkunft. Die Teilnehmer tauschen sich über mögliche Probleme aus, diskutieren Lösungen, besprechen offene Fragen und treffen unter Umständen Entscheidungen. Um die Effizienz von Teammeetings zu steigern, sollte es eine Agenda zur Vorbereitung sowie gemeinsam akzeptierte Gesprächsregeln geben.

• Teilnehmer: Das Team
• Dauer: 30-60 Minuten
• Frequenz: Nach Bedarf

8. Chefmeeting

Diese Art des Meetings ist in der Regel ein 4-Augen-Gespräch mit dem Chef, seltener eine Gruppensitzung. Die Anlässe für das Chefmeeting können positiv sein (Feedback, Beförderung, Gehaltserhöhung) oder negativ (Kritikgespräch, Abmahnung, Kündigung). Viele Mitarbeitergespräche finden heute regelmäßig statt. Das Feedbackgespräch kann jedoch auch aufgrund eines konkreten Anlasses einberufen werden. Wichtig: Mitarbeiter müssen der Aufforderung dazu nachkommen und dürfen das Meeting nicht schwänzen!

• Teilnehmer: 2-4 Personen
• Dauer: 30-60 Minuten
• Frequenz: Monatlich, anlassbezogen

9. Come to Jesus Meeting

Das Come-to-Jesus-Meeting ist ebenfalls ein Chefmeeting, aber stets unangenehm: Hierbei liest der Chef seinen Leuten die Leviten, tadelt wiederholtes Fehlverhalten und droht mit Konsequenzen – eine echte Bußpredigt! Dasselbe gilt für Krisenmeetings, bei denen die Führungskraft unmissverständlich klarmacht: „Jetzt geht es um alles oder nichts!“

• Teilnehmer: 1-5 Personen
• Dauer: 20-30 Minuten
• Frequenz: Anlassbezogen

10. Brainstorming Meeting

Bei dieser Meeting-Art werden Ideen und Lösungen für aktuelle Herausforderungen gesammelt. Die optimale Teamgröße bei einem Brainstorming liegt laut Studien bei maximal acht Personen. Diese bringen zunächst alle denkbaren Ideen ein – ohne diese zu bewerten. Anschließend werden die Vorschläge diskutiert und die besten Lösungen ausgewählt und umgesetzt.

• Teilnehmer: 5-8 Personen
• Dauer: 30-60 Minuten
• Frequenz: Nach Bedarf

11. Stehkonferenz

Die Stehkonferenz ist ein Hybrid auch den schon genannten Meeting Arten – jedoch mit dem einzigen Unterschied, dass das Meeting ausschließlich im Stehen stattfindet. Das soll die Sitzungsdauer verkürzen und dafür sorgen, dass die Teilnehmer schon aus eigener Motivation zum Punkt kommen und nicht lange labern. Überdies macht das Stehen alle Teilnehmer sichtbarer – niemand kann sich verstecken.

• Teilnehmer: 3-10 Personen
• Dauer: 10-30 Minuten
• Frequenz: Nach Bedarf

12. Mystery Meetings

Mystery Meetings sollen Mitarbeiter motivieren und deren Kreativität fördern. Zu den Treffen wird häufig an einen ungewöhnlichen Ort eingeladen. Niemand weiß, wer kommt oder was dort passiert. Meist folgt aber nach einer ersten Kennenlernphase ein gemeinsames Brainstorming oder Teamspiele zum Teambuilding.

• Teilnehmer: 5-10 Personen
• Dauer: 1 Stunde bis 1 Tag
• Frequenz: Anlass- und projektbezogen

10 Meeting Tipps: Wie Konferenzen besser werden

Weil Meetings oft unproduktiv sind, haben einige Unternehmen die Besprechungen pro Woche bereits reduziert. Ein Anfang. Ganz ohne geht es aber nicht. Umso wichtiger ist es, Meetings von den typischen Schwafelrunden zu befreien und besser vorzubereiten bzw. umzusetzen. Das sind die zehn besten Tipps und bewährte Empfehlungen, die wir hierfür recherchiert haben:

1. Agenda vorbereiten

Jedes Meeting braucht eine Agenda. Sie dient als Leitfaden und signalisiert nach außen, dass die Besprechung organisiert ist. Die Tagesordnung sollte einen Moderator und Themen der Besprechung benennen sowie Teilnehmer und Zeiträume. Lassen Sie die Agenda im Vorfeld allen Teilnehmern zukommen, damit diese sich entsprechend vorbereiten können.

2. Teilnehmer auswählen

Der Erfolg des Meetings steht und fällt mit der Auswahl der richtigen Teilnehmer. Überlegen Sie bei der Besetzung genau, wer dabei sein muss und wer nicht. Laden Sie nur ein, wer zum Thema etwas Wichtiges beitragen kann (und soll), für Entscheidungen (qua Amt) unentbehrlich ist oder durch kreative und konstruktive Vorschläge immer wieder positiv auffällt.

3. Teilnehmerzahl begrenzen

Neben den konkreten Teilnehmern ist ebenso die Gruppengröße entscheidend. Für viele Meetings gilt: Weniger ist mehr! Große Diskussionsrunden von 15-20 Teilnehmern ufern meist aus. Effektiver werden die Treffen, wenn Sie die Teilnehmerzahl auf eine Handvoll Leute begrenzen, die dafür umso besser diskutieren können. Optimal sind fünf bis acht Teilnehmer (siehe: Ringelmann-Effekt):

4. Pünktlich beginnen

Viele Meetings ziehen sich in die Länge, weil Teilnehmer nicht pünktlich erscheinen. Bestrafen Sie nicht jene, die den Termin ernst nehmen, sondern die Nachzügler und sorgen Sie für mehr Pünktlichkeit und Verbindlichkeit! Wer 5 Minuten zu spät kommt, zahlt entweder in eine Strafkasse oder darf nicht mehr in den Raum. Das ist hart, diszipliniert aber langfristig.

TIPP: Nutzen Sie die 10-bis-12 Regel von Jeff Bezos. Wichtige Meetings finden bei ihm nur zwischen 10 und 12 Uhr statt, weil das die produktivste Zeit sei.

5. Regeln festlegen

In den meisten Meetings wird auf Etikette-Regeln verzichtet – alle setzen auf ein positives Miteinander. Kann klappen, muss aber nicht. Es hat sich bewährt, anfangs ein paar generelle Regeln zu formulieren, die allen bekannt sind und an die sich alle halten. Dazu gehören Standards, wie: andere ausreden lassen oder bei Kritik respektvoll bleiben. Empfehlenswert sind aber genauso: maximale Redezeit von 2 Minuten am Stück oder grundsätzliches Handy-Verbot, damit keiner abgelenkt ist.

Schreiben Sie diese Teamregeln auf ein Flipchart und hängen Sie diese gut sichtbar für alle in den Raum.

6. Fragen stellen

Viele Meetings laden dazu ein, abzuschweifen. Lange Monologe wirken einschläfernd, Motto: „Es ist zwar schon alles gesagt, aber nicht von allen.“ Stellen Sie stattdessen zu Beginn systemische Fragen. Diese zwingen die Teilnehmer aus dem Denktrott und regen zum Mitmachen an. Überdies schaffen Fragen ein offenes Gesprächsklima – solange alle die Antworten der Kollegen respektieren und erst einmal zuhören.

7. Schweiger ansprechen

In jedem Meeting gibt es Kollegen, die aktiv daran teilnehmen und solche, die eher passiv bleiben. Das kann unterschiedliche Gründe haben – zum Beispiel, dass sich jemand nur zu Wort meldet, wenn er oder sich wirklich etwas zu sagen hat. Trotzdem sollten Schweiger und Schüchterne vom Moderator immer angesprochen und aktiviert werden. Zum Beispiel: „Frau Müller, was ist Ihre Meinung dazu?“ Das zeigt: Jede Meinung und jeder Teilnehmer ist wichtig. Und: Verstecken gilt nicht!

8. Entscheidungen dokumentieren

Werden im Meeting Entscheidungen getroffen, müssen Sie diese unbedingt schriftlich dokumentieren – zum Beispiel in einem Besprechungsprotokoll. Nur so sind diese später noch nachvollziehbar und bekommen einen verbindlichen Charakter. Überdies hilft das Protokoll bei einem Folgemeeting zu kontrollieren, was schon umgesetzt und erreicht wurde.

9. Sitzungszeit einhalten

Wenn Sie wollen, dass Teilnehmer pünktlich erscheinen, müssen Sie genauso konsequent am Schluss sein und das Meeting innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens beenden. Setzen Sie unbedingt eine Deadline und halten Sie diese ein! Schon aus zwei Gründen: Sie respektieren die Zeitplanung der Teilnehmer (die haben danach noch andere Termine) – und Sie erhöhen durch Limits die Effizienz (siehe: Parkinsonsches Gesetz).

Bonus-Tipp: Kalkulieren Sie bei längeren Meetings stets etwas Pufferzeit und Pausen ein.

10. Feedback einholen

Aus Fehlern lernen wir am meisten. Das gilt ebenso für Meetings. Wenn ein Meeting so gar nicht den Erwartungen entsprochen hat, bitten Sie die Teilnehmer um Feedback. Auf diese Weise können Sie Ihre Meetingkultur stetig verbessern und diese Liste noch weiter durch Ihre ganz individuellen Tipps ergänzen.

Ansonsten gilt: Seien Sie sparsam mit Meetings – sie gehören zu den größten Zeitfressern im Job. Manches lässt sich vielleicht effizienter per E-Mail, Memo oder Telefon klären. Meetings sind immer dann sinnvoll, wenn Sie anregende Diskussionen führen, offenen Fragen klären oder schneller einen Konsens finden wollen.

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Wie kann ich die Beteiligung im Meeting steigern?

Manches Meeting kommt einfach nicht in Fahrt – die Beteiligung ist weniger rege als erhofft. Das kann verschiedene Gründe haben: Die Teilnehmer…

• sind unvorbereitet.
• haben Angst, etwas Falsches zu sagen.
• wissen nicht, was von ihnen erwartet wird.
• sind bereits gelangweilt.
• haben das Gefühl, dass ihre Meinung nicht zählt.

So lässt sich die Beteiligung steigern

Egal, welcher Grund dahintersteckt (meist ist es ein Mix): Arbeiten Sie aktiv dagegen an, und bringen Sie wieder Pep in die Besprechung. Die Beteiligung im Meeting steigern, können Sie zum Beispiel mit diesen Tipps:

• Atmosphäre schaffen

  Bauen Sie bewusst Ängste ab. Sagen und zeigen Sie, dass jeder Wortbeitrag willkommen ist und dass es keine Nachteile hat, seine Meinung zu äußern. Schaffen Sie ein Gesprächsklima, das positiv und ermutigend ist (siehe: Eisbrecher).

• Redezeit moderieren

  In jedem Meeting gibt es einige Kollegen, die das Ruder an sich reißen und den Großteil der Redezeit beanspruchen. Die müssen Sie reglementieren und zur Not unterbrechen. Sorgen Sie aktiv dafür, dass ALLE zu Wort kommen – dazu wurden sie eingeladen!

• Schüchterne unterstützen

  Besonders schwierig kann ein Meeting für Introvertierte und Schüchterne sein. Bühnen für Selbstdarsteller schrecken sie eher ab. Umso wichtiger ist, dass Sie (als Moderator) diese gezielt ansprechen, unterstützen und deutlich machen, warum ihr Beitrag für alle genauso wichtig ist.

• Langeweile verhindern

  Sobald Langeweile aufkommt und sich das Meeting zieht, lässt die Beteiligung nach. Halten Sie das Treffen daher von vornherein kurz und gliedern Sie es stärker durch Pausen oder interessante Zwischenfragen (siehe: Moderationstechniken).

Ideen für interessantere Meetings

Das Meeting muss nicht immer demselben Muster folgen (siehe Arten von Meetings oben). Variieren Sie Abläufe und Inhalte, um die Beteiligung und Kreativität anzuregen. Zum Beispiel: Stühle weglassen. Stehkonferenzen verlaufen automatisch knackiger und kürzer, weil niemand so lange stehen will. Oder: spontan die Agenda-Reihenfolge umdrehen. Sofort sind alle viel aufmerksamer! Zudem können Sie sich clevere Meeting-Ideen von prominenten Managern abschauen:

• Marissa Mayer

  Die ehemalige Yahoo-Chefin gilt als besonders streng. Ihren Mitarbeitern legte sie schon zu Google-Zeiten feste Meeting-Regeln auf: Gemeetet wird nur mit klarer Agenda vorab – damit sich die Kollegen a) vorbereiten können und das Treffen b) fokussiert bleibt.

• Warren Buffett

  Er macht Termine nur kurzfristig – am besten von heute auf morgen: Wer sich mit dem New Yorker Finanzgenie treffen will, kann den Termin angeblich frühestens einen Tag davor vereinbaren. Vorteil: Der Verknappungsfilter überträgt die Organisationspflicht auf den Treffwilligen.

• Götz Klink

  Damit Meetings nicht in ein Rechtfertigungstribunal abdriften, haben die A.T. Kearney-Berater sogenannte Blue-Team-Sitzungen eingeführt: Darin stellt ein Teilnehmer sein Projekt vor, darf sich aber nicht verteidigen, wenn kritische Anmerkungen kommen. Neue Gedanken bekommen so immer eine Chance.

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