Selbstmanagement: Definition + 18 Methoden und Tipps

Definition: Was ist Selbstmanagement?

Selbstmanagement ist die Fähigkeit, seine berufliche Entwicklung sowie das persönliche Wachstum eigenständig und unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten. Dazu gehört: Aufgaben effizient zu erledigen und durch geeignete Methoden die optimale Lösung von Problemen und Herausforderungen zu finden.

Selbstmanagement lernen: Das sind die Vorteile

• Sie können sich selbst besser organisieren.
• Sie haben einen klaren Überblick über die ToDos.
• Sie planen Aufgaben gründlich und vorausschauend.
• Sie priorisieren wichtige und unwichtige Dinge.
• Sie bleiben den Tag über motiviert.

Die Liste zeigt, dass Selbstmanagement aus vielen unterschiedlichen Kompetenzen besteht. Es erfordert Motivation, Organisationstalent und Zielsetzung.

Selbstmanagement Methoden: Übersicht der 18 besten Techniken

Inzwischen haben sich zahlreiche Selbstmanagement Methoden, Tools und Techniken etabliert – mit unterschiedlichen Schwerpunkten, um der Arbeit und dem Tag eine Struktur zu geben oder Aufgaben zu priorisieren. Wir stellen Ihnen die 18 besten Selbstmanagement-Methoden vor:

1. ABC-Methode

Bei der ABC-Methode (auch: ABC-Analyse) geht es um drei Prioritäten. Sie richtet sich an Menschen, die schnell und intuitiv entscheiden. Durch die einfache Aufteilung erhalten sie einen einfachen Plan und klare Handlungsanweisungen für unterschiedliche Aufgaben. Diese werden dazu in drei Stufen eingeteilt und entsprechend bearbeitet:

• A-Aufgaben: sehr wichtig (sofort erledigen)
• B-Aufgaben: weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)
• C-Aufgaben: kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen).

Die Methode aus der Betriebswirtschaft eignet sich ebenso dazu das Unternehmen optimaler auszurichten und zum Beispiel zu prüfen, welche Kunden den höchsten Umsatz bringen oder welche Produkte und Dienstleistungen sind für den meisten Gewinns verantwortlich sind.

2. ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode dient vor allem dazu, den Tag besser zu strukturieren. Im Idealfall benötigen Sie dazu nicht mehr als 15 Minuten am Tag. Die Abkürzung „ALPEN“ ist ein Akronym und setzt sich zusammen aus den Anfangsbuchstaben der fünf Bausteine der Methode:

1. Aufgaben aufschreiben
2. Länge einschätzen
3. Pufferzeit einplanen
4. Entscheidungen treffen
5. Nachkontrollieren

3. AMORE-Methode

Klingt nach Liebe und Romantik, ist jedoch ein Akronym und eine Methode, um Ziele so formulieren, dass wir diese einfacher erreichen können. AMORE steht für:

• Ambitioniert
• Motivierend
• Organisiert
• Realistisch
• Echt

Eine Verwandte der AMORE-Methode ist die MAGIE-Methode – nur das hier die Ziele machbar, (allgemein) akzeptabel, gewissenhaft, inspirierend und ehrgeizig sein sollten.

4. Aschenputtel-Methode

Selbstmanagement wie beim Aschenbrödel im Märchen: „Die Guten ins Töpfchen, die Schlechten ins Kröpfchen.“ Gemeint sind bei dieser Methode die Gewohnheiten im Arbeitsalltag: Analysieren Sie, was Ihnen im Job hilft und welche Routinen sich positiv auswirken – und welche schlechten Gewohnheiten eher Störfaktoren sind. Die guten Gewohnheiten sollten Sie weiter pflegen und fördern, die schlechten ablegen oder buchstäblich ausschalten – zum Beispiel das Smartphone während der Arbeit.

5. Batching

Beim Batching werden thematisch gleiche Aufgaben zusammengefasst und in einem Block erledigt. Der Begriff leitet sich vom Englischen „to batch“ ab und bedeutet, die Dinge „stapelweise“ zu erledigen.

Die Batching Methode ist das Gegenteil von Multitasking: Statt zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln, was langsamer macht, nutzt die Technik für gleichartige Aufgaben eine Art Routine-Effekt. Weil sich die Arbeitsabläufe wiederholen, geht alles schneller und die Produktivität steigt.

Effektiv kann aber auch das Gegenteil zum Batching sein: Bei der sog. Salamitaktik zerlegen Sie große Aufgaben in kleinere und schneller erreichbare Teilschritte, was die Motivation fördert.

6. Eat The Frog

Die Methode „Eat the Frog“ (deutsch: „Iss den Frosch!“) geht auf den amerikanischen Erfolgscoach Brian Tracy zurück und bedeutet, die unangenehmste Aufgabe des Tages zuerst zu erledigen – so schwierig oder „unappetitlich“ sie auch ist. Laut Tracy bringt das eine enorme Erleichterung für den Rest des Tages. Effekt: Sie schaffen mehr und verhindern die klassische Prokrastination. Die deutsche Redewendung hierfür wäre: „die Kröte schlucken.“

7. Eisenhower Methode

Die Eisenhower Methode (auch: Eisenhower Prinzip) ist DER Klassiker unter den Zeitmanagement-Methoden und geht tatsächlich auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhoher zurück. Hierbei werden in einer Matrix alle anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt:

Aus der Einteilung ergeben sich vier Handlungsempfehlungen für die einzelnen Aufgaben:

• A-Aufgaben: Erledigen!
  Sie sind wichtig und dringend.
• B-Aufgaben: Terminieren!
  Wichtige, aber weniger eilige Aufgaben können Sie auch noch später erledigen.
• C-Aufgaben: Delegieren!
  Sie sind dringende, aber unwichtig und können von anderen erledigt werden.
• D-Aufgaben: Ignorieren!
  Was weder wichtig noch dringend ist, können Sie getrost vergessen.

8. Getting Things Done

Getting Things Done (auch: GTD-Prinzip) geht auf den Bestsellerautor David Allen zurück. Seine Grundidee: Erst sammeln Sie alle Aufgaben, die erledigt werden müssen und notieren diese in einem logischen System (etwa einem Tagesplaner). Dadurch bekommen Sie den Kopf für Wichtigeres frei. Anschließend müssen Sie für jede Aufgabe diszipliniert entscheiden, ob diese sinnvoll ist und in den Plan integriert wird. Kurz: Reduzieren Sie Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturieren Sie diese Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort.

9. Kanban

Kanban ist die japanische und horizontale Adaption der klassischen To-Do-Liste. Hierbei werden anfallende Aufgaben visualisiert und nach verfügbaren Arbeitskräften, Ressourcen und Kapazitäten verteilt. Wichtigstes Mittel dazu ist das Kanban-Board und Aufgaben sowie Fortschritte in drei Spalten für alle sichtbar gemacht: zu erledigen, in Arbeit, erledigt.

Das Konzept ist eine zentrale Idee im agilen Projektmanagement. Ursprünglich wurde es in den 1940er Jahren vom Automobilkonzern Toyota entwickelt, um Lagerbestände zu reduzieren und die Produktivität zu erhöhen.

10. Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip (auch: 80-20-Regel) ist genau genommen keine Zeitmanagement-Methode, sondern eine wichtige Erkenntnis – aus der sich aber Methoden zur Priorisierung von Aufgaben ableiten. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse oft schon mit 20 Prozent des Aufwands erreicht werden. Dafür benötigen die verbleibenden 20 Prozent der Aufgaben rund 80 Prozent der Ressourcen und Arbeitszeit.

Für das Zeitmanagement bedeutet das: Fokussieren Sie sich zuerst am Tag voll und ganz auf die maßgeblichen 20 Prozent der Aufgaben. Der Rest ist nachrangig.

11. Pomodoro-Technik

Mithilfe der Pomodoro-Technik teilen Sie Ihre Arbeitszeit in Intervalle: Zuerst arbeiten Sie für 25 Minuten hochkonzentriert (sog. Pomodoro), widmen sich voll und ganz einer Aufgabe. Danach machen Sie 5 Minuten Pause. Diesen Rhythmus wiederholen Sie viermal. Nach vier Pomodori folgt eine längere Pause von 30 Minuten.

Die Technik ist eine gute Ergänzung zu anderen Zeitmanagement-Methoden und Priorisierungs-Strategien und hilft durch die Kombination aus Fokussierung und Entspannung, sich besser zu konzentrieren und mehr zu schaffen.

12. SMART-Methode

Diese Zeitmanagement-Methode hilft, Ziele besser zu formulieren und zu setzen. Dabei helfen fünf Kriterien, deren Anfangsbuchstaben das Akronym SMART ergeben:

• Spezifisch
  Ziele sollen so spezifisch wie möglich beschrieben werden.
• Messbar
  Orientieren Sie sich dabei an messbaren Fakten.
• Attraktiv
  Planen Sie so, dass Sie auch Lust haben, das umzusetzen.
• Realistisch
  Was Sie sich vornehmen muss zugleich machbar sein.
• Terminiert
  Setzen Sie für jede Aufgabe eine Deadline. Das erhöht die Verbindlichkeit.

Wer seine Zielsetzung so organisiert und fomiliert, steigert die Erfolgschancen deutlich.

13. Tagesplan

Allen genannten Zeitmanagement-Methoden gemein ist, dass Sie sich zunächst einen Überblick aller Aufgaben verschaffen, diese strukturieren und nach Rangfolge sortieren. Genau das tun Sie in der Regel in einem Tagesplan bzw. Wochen- oder gar Monatsplan: Was muss bis wann erledigt werden? Ähnlich wie eine To-Do-Liste schafft der Tagesplan die wichtigste Grundlage für bessere Selbstorganisation.

14. Timeboxing

Das sogenannte Timeboxing (auch: Timeblocking) funktioniert ähnlich wie ein Tagesplan und soll helfen, Aufgaben besser zu strukturieren. Das Konzept ist wieder einfach: Statt einfach loszuarbeiten, legen Sie für jede Aufgabe ein Zeitfenster, die sogenannte Timebox, fest. An diese halten Sie sich möglichst genau, um Zeitverschwendung zu vermeiden.

Timeboxing basiert auf Edwards Gesetz, wonach wir uns mehr anstrengen, wenn die verfügbare Zeit genau festgelegt ist. Indem Sie sich zwingen, die Aufgaben wirklich im vorgegebenen Zeitblock zu erledigen, erzeugen Sie einen positiven Druck. Natürlich müssen die Timeboxes realistisch definiert werden.

15. Die 2-Minuten-Regel

Durch unzählige kleine Aufgaben verzetteln sich viele uns. Abhilfe schafft die 2-Minuten-Regel. Sie sagt: „Alles, was in weniger als 2 Minuten zu schaffen ist, sollte sofort erledigt werden!“ So häufen sich Kleinigkeiten gar nicht erst an – was langfristig das Zeitmanagement erleichtert und die Produktivität steigert. Ähnlich funktioniert übrigens auch das sog. Heiße-Kartoffel-Prinzip.

16. Die 40-30-20-10-Regel

Die 40-30-20-10-Regel ist eine einfache Technik für eine effizientere Arbeitsorganisation. Dabei widmen Sie 40 Prozent Ihrer Zeit der Aufgabe mit höchster Priorität; 30 Prozent bekommt die zweitwichtigste Aufgabe; 20 Prozent der Zeit die Aufgabe mit Priorität 3. Die restlichen 10 Prozent entfallen auf alle übrigen Aufgaben. Die Prozentzahlen allerdings als Richtwert zu verstehen. Das radikale Prinzip dahinter ist entscheidend: Konzentrieren Sie sich auf die drei wichtigsten ToDos des Tages!

17. Die 60-60-30-Methode

Ähnlich wie die Pomodoro-Technik wechselt diese Methode zwischen Anspannung und Entspannung. Die 60-60-30-Methode nimmt dabei Rücksicht auf den natürlichen Biorhythmus und soll die regelmäßige Regeneration sicherstellen. Die Zahlen erklären sich so:

• 60-60 Minuten
  Je zweimal 60 Minuten arbeiten Sie konzentriert an Ihrer Aufgabe, davon 55 Minuten mit hohem Fokus, danach folgen 5 Minuten Pause.
• 30 Minuten
  Nach den beiden Arbeitsabschnitten folgt eine längere Erholungspause von 30 Minuten.

Wenn Sie diese 60-60-30-Blöcke in Ihren Arbeitstag integrieren, sollten Sie allerdings darauf achten, während der längeren Pause wirklich den Arbeitsplatz zu verlassen, sich zu entspannen und den Kopf frei zu bekommen.

18. Die 18-Minuten-Regel

Die 18-Minuten-Regel von dem US-Autor Peter Bregman sagt: Nehmen Sie sich am Anfang des Tages 5 Minuten Zeit, um den Tag zu planen und am Ende des Tages 5 Minuten, um zu prüfen, was Sie erreicht haben. Dazwischen reflektieren Sie jede Stunde für jeweils eine Minute, ob Sie den Tag – wie geplant – sinnvoll und produktiv nutzen. In Summe sind das 18 Minuten, um im Leben klare Prioritäten zu setzen und diese konsequent zu verfolgen.

Selbstmanagement Beispiele: Wie im Alltag integrieren?

Soweit die Theorie – nun ein paar Tipps zur Praxis. Diese helfen, die Methoden in den Arbeitsalltag zu integrieren:

1. Notieren Sie alles

   Notieren Sie jede Idee und jede Aufgabe, die Sie nicht sofort angehen können. So können Sie den Gedanken beiseitelegen und sich auf Ihre aktuelle Aufgabe konzentrieren. Damit diese Strategie funktioniert, müssen Sie diese jedoch mit der zweiten kombinieren.

2. Wählen Sie Ihre Tools

   Um Ihre Notizen, Aufgaben und Termine einfach und effizient zu verwalten, brauchen Sie die passenden Tools. Entscheidend ist, dass Sie nicht ständig neue Programme und Gadgets ausprobieren, sondern sich auf erprobte und funktionierende Tools beschränken. Auch das beste System kann ohne eine stabile Basis nicht funktionieren. Hier müssen Sie Ihren vielleicht vorhandenen Spieltrieb im Zaum halten.

3. Trennen Sie Aufgaben und Termine

   Manche nutzen ihren Kalender für alles: Termine, Aufgaben, Besprechungen… Bei digitalen Tools ist Platz zwar kein Problem. Wenn Sie aber alles an einem Ort sammeln, wird es schnell unübersichtlich. Tipp: Trennen Sie Termine und Aufgaben und verwalten Sie diese mit verschiedenen Tools.

4. Kombinieren Sie digital und analog

   Inhalte lassen sich heute auf verschiedenen Geräten synchronisieren. Die Flexibilität von Papier erreicht aber kein Tool. Außerdem fördert das Schreiben von Hand die Kreativität und das Memorieren.

5. Nutzen Sie die Not-To-Do-Liste

   To-Do-Listen nutzen Sie schon. Erweitern Sie Ihr Selbstmanagement um eine Not-To-Do-Liste: Darauf landen alle Dinge, mit denen Sie sich nicht mehr befassen sollten. Störfaktoren, Zeitdiebe, Unwichtiges. Indem Sie diese Faktoren auf eine Liste schreiben, machen Sie sich unproduktive Gewohnheiten bewusster.

6. Prüfen Sie, bevor Sie aktiv werden

   Gehören Sie zu den Menschen, die sofort loslegen und neue Aufgaben direkt anpacken? Überprüfen Sie besser, ob sich die Aufgabe mit anderen bündeln lässt und ob Sie der oder die Beste dafür sind. Andernfalls: Batching! Oder Aufgaben delegieren…

7. Arbeiten Sie intuitiv

   Aufgabenlisten und Planungstools sind nützlich. Wenn es um Prioritäten geht, ist die Intuition trotzdem ein guter Ratgeber. Sie basiert auf Ihren Erfahrungen und der fachlichen Kompetenz und liegt daher oft intuitiv richtig.

8. Täuschen Sie sich nicht selbst

   Bei unangenehmen Aufgaben neigen viele dazu, diese aufzuschieben und zu vermeiden. Das Aufschieben führt aber langfristig nur zu mehr Arbeit (siehe: Depletion-Effekt). Fragen Sie sich besser, warum Sie die Aufgabe aufschieben wollen – und was sich daran ändern lässt.

9. Planen Sie Pausen

   Die Bedeutung von Pausen und Erholungsphasen ist den meisten zwar bewusst, doch wird das regelmäßig ignoriert. Auf Kosten der Gesundheit und Leistungskraft. Selbstmanagement bedeutet nicht, dass Sie 12 Stunden effizient, aber pausenlos durcharbeiten! Sie brauchen Pausen zur Regeneration. Planen und priorisieren Sie diese unbedingt mit.

Selbstmanagement Psychologie: Wie motiviert bleiben?

Selbstmanagement funktioniert nur mit entsprechender Motivation. Wenn Sie sich nicht für die Arbeit und Aufgaben begeistern können, nutzen auch die besten Methoden nichts. Auch hierfür noch ein paar Tipps, die Sie dabei unterstützen, langfristig motiviert zu bleiben:

• Routinen aufbrechen

  Der Spaß am Selbstmanagement kann durch Routinen verloren gehen. Tipp: Brechen Sie diese Standardprozesse immer wieder auf, ändern Sie Reihenfolge der Aufgaben, nutzen Sie andere Methoden und Strategien! Große Veränderungen sind oft nicht nötig. Meist reichen schon kleine Abweichungen, um den Spaß zu erhalten.

• Sinn geben

  Geben Sie dem, was Sie machen einen tieferen Sinn, eine höhere Bedeutung. Nicht Sinn suchen – Sinn geben! (siehe: Paradoxon der Sinnsuche). Wer ein größeres Ziel verfolgt, bleibt automatisch motivierter.

• Gemeinsame Ziele entdecken

  Auch gemeinsame Ziele – mit dem Partner oder mit Kollegen – können enorm motivierend wirken. So ziehen alle an einem Strang, unterstützen sich gegenseitig, und es entsteht ein echtes Wir-Gefühl, was alle anspornt.

• Erfolge erinnern

  Können Sie spontan Ihre größten zehn Erfolge nennen? Den meisten Menschen fällt das schwer. Eher fallen uns zehn Fehlschläge ein. Führen Sie deshalb ein Erfolgstagebuch und schreiben Sie jeden Tag auf, was Sie schon alles erreicht haben. Damit erinnern Sie sich an die positiven Ereignisse des Selbstmanagements – und motivieren sich für kommende Herausforderungen.

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